В строительной компании «Велесстрой» оптимизировали процесс управления документами с помощью «1С:Документооборот КОРП». Реализация проекта помогла ускорить процессы согласования и поиска документов. Важным результатом автоматизации документооборота стал тот факт, что в компании уменьшилось количество потерянных документов. Кроме того, после внедрения операционные и административные расходы компании снизились на 24%, а трудозатраты в подразделениях сократились на 32%.
«Велесстрой» — российская строительная компания, являющаяся лидером по реализации работ нефтегазового и энергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства. Объекты «Велесстрой» расположены по всей территории РФ. В компании работает более 25 000 сотрудников.
Цели проекта:
- Рационализировать процессы и процедуры работы с документами, в т.ч. усовершенствовать контроль их исполнения, передачу и хранение электронных документов.
- Усовершенствовать процесс получения и обработки документов разных видов, исключить потерю документов при их передаче между участниками документооборота.
- Пересмотреть распределение ответственности структурных подразделений, участвующих в процессах документооборота.
Задача проекта: оптимизировать процесс управления документами с помощью внедрения «1С:Документооборот КОРП».
Оценивая ситуацию до внедрения, можно сделать вывод, что работа с документами в компании не была организована должным образом:
- актуальной инструкции по делопроизводству не было;
- работа с отдельными видами документов и документопотоками были регламентированы в самостоятельных локальных нормативных актах, составленных управлением процессов и методик компании;
- контроль исполнения документов организован не был;
- номенклатура дел велась в центральном офисе и на местах;
- в компании было организовано два архива: для управленческой и научно-технической документации.
Работа с документами велась с использованием электронной почты. Сотрудник создавал проект документа, распечатывал его, подписывал, сканировал и отправлял адресату по электронной почте. При этом бумажный экземпляр документа уничтожался. Адресат, получив скан-копию документа, также распечатывал его, ставил личную подпись в ходе подписания или согласования, сканировал и перенаправлял дальше по электронной почте. Бумажный экземпляр снова уничтожался. Такая организация работы была обусловлена тем, что работа большинства сотрудников компании связана с разъездами и передать документ на согласование или подписание в краткие сроки было довольно сложно.
Таким образом, состояние автоматизации процессов документооборота до начала проекта можно охарактеризовать следующим образом:
- Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов.
- Неполный охват этой системой всех категорий документов.
- Высокая информационная фрагментарность бизнес-процессов появления / создания и использования документов.
Корпоративная система документооборота построена на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Были выполнены следующие работы:
- Описаны действующие процессы документооборота.
- Даны рекомендации по улучшению процедур работы с документами для подготовки компании к автоматизации.
- Сформирована целевая модель документооборота в разрезе:
- работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
- распорядительной деятельности Компании;
- протокольных мероприятий (заседаний и совещаний);
- работы с информационно-справочными документами;
- контроля исполнительской дисциплины;
- хранения бумажных документов.
Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Автоматизация бизнес-процессов.
Масштаб проекта определялся разветвленной организационной структура ООО «Велесстрой», в которую входит 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям. Помимо центрального офиса в Москве, компания на момент обследования имела 40 строительных площадок.
Количество пользователей СЭД — 2500.
- Для решения поставленной задачи — реализации сквозного и прозрачного документооборота между подразделениями компании — была проведена детальная предварительная проработка документных процессов до начала настроек информационной системы.
- Особенностью методических работ стал значительный объем первичных данных, полученных в ходе обследования документооборота компании. Методологи провели интервьюирование 38 структурных единиц организации и составили 43 протокола интервью (400 страниц протоколов). Все интервью проводились по заранее подготовленным сценариям. Каждый протокол был формализован и согласован с интервьюируемыми.
- В ходе проекта было сокращено количество маршрутов обработки документов — их унификации, а также составление оптимального перечня видов документов. Для автоматизации работы с входящими документами было предложено выделить большее количество видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа. Маршрутизация входящей корреспонденции была автоматизирована с учетом выявленных в ходе обследования маршрутов обработки, привязанных к виду документа. Такая автоматизация маршрутов не нарушила существующий порядок, но снизила риски ошибочной маршрутизации, а также ускорила процедуру обработки входящей корреспонденции.
- Было предложено отказаться от практики использования в оперативной работе оригиналов документов. Оперативную работу следует вести с электронным образом документа в СЭД. Оригинал должен быть сразу помещен на хранение на этапе регистрации и не передаваться между подразделениями в ходе принятия решения по этому документу (согласование, утверждение, ознакомление, исполнение). В этом случае сокращаются риски утери оригиналов документов.
- Для автоматизации работы с исходящими документами также потребовалось выделение большего количества видов документов, так как они определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа. Исходящие документы были классифицированы по направлениям деятельности и тематикам. К каждому виду исходящего документа был разработан шаблон, который на этапе автоматизации был привязан к маршруту обработки документа. Процедуры согласования, подписания, регистрации и отправки исходящих документов проходили вне СЭД. Теперь все процедуры автоматизированы.
- Работа с договорной документацией уже была автоматизирована в сторонней системе, которая не поддерживала разграничения прав. Однако часть договоров не должна была быть доступна всем, поэтому такие договоры было решено перенести в «1С:Документооборот». На базе программного решения был сформирован единый электронный ресурс для хранения электронных образов договоров и обеспечено необходимое ограничение прав доступа к электронным образам договоров.
- В ходе внедрения были автоматизированы все рабочие процедуры совместной работы, а также было исключено из процессов многократное сканирование и передача документов по электронной почте.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Сокращение операционных и административных расходов
Компания «Аксиома-Софт» выполнила настройку «1С:Документооборот 8 КОРП» в соответствии с проектным решением. Автоматизированы следующие процессы:
- ведение номенклатуры дел;
- учет и хранение документов;
- обработка входящей/исходящей документации;
- обработка распорядительной документации;
- автоматизация бизнес-процессов по направлениям деятельности.
В результате рационализации документооборота были достигнуты следующие результаты:
- унифицирован видовой состав используемых документов (количество видов документов сократилось с 88 до 50);
- предложена классификация видов документов для удобства стандартизации документооборота;
- часть документов переведена в электронный вид;
- выстроена система контроля исполнительской дисциплины;
- рационализированы маршруты обработки документов (исключены избыточные действия, сокращено количество маршрутов обработки с 370 до 100).
Важным результатом автоматизации документооборота стал тот факт, что в компании уменьшилось количество потерянных документов, ускорились процессы согласования документов, увеличилась скорость поиска необходимой документации.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 32%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 24%.
