В компании построена система электронного документооборота, в которой работают 700 пользователей. Главный акцент в проекте специалисты УГМК-ОЦМ сделали не на проектную методологию, а на «вирусную» технологию вытеснения бумажного документооборота. Проект позволил поднять исполнительскую дисциплину на всех уровнях. Существенно повышена эффективность работы менеджмента компании.
УГМК-ОЦМ – дивизион УГМК, объединяющий под своим началом ведущие предприятия в области обработки цветных металлов. Дивизион основан в мае 2007 года и сегодня производит более 80 тыс. различных изделий из 95 марок сплавов.
Цель: повысить исполнительскую дисциплину, заменив бумажный документооборот электронным.
Задачи:
- сделать электронный документооборот неотъемлемым рабочим приложением руководителей и специалистов всех предприятий;
- уменьшить претензии сотрудников и контрагентов к долгому и неясному механизму принятия решений;
- повысить производительность при выдаче поручений и усилить контроль их исполнения.
«В январе 2011 года, когда стартовал проект, мы поставили себе задачу создать инструмент управления, с помощью которого можно контролировать работу организации, – начал рассказ Михаил Игитов, заместитель директора по организационному развитию УГМК-ОЦМ. – Одним из первых вопросов, который планировали решить путем перехода на электронный документооборот, стало повышение исполнительской дисциплины». Заводы компании находятся в разных городах, а клиенты – по всей стране и за рубежом, что повышает требования к скорости и надежности обмена документами. «Важно отметить, что мы – дивизион холдинга УГМК, в который входит более 65 крупных предприятий с соответствующей корпоративной культурой и правилами, – продолжает Михаил Игитов. – Некоторые наши заводы существуют более 100 лет. И традиционный в такой ситуации подход «написать email, собрать встречу и решить вопрос» у нас не работает. Нужны юридически значимые документы: приказы, служебные записки, а также задачи по их исполнению и контролю». Основная проблема, с которой столкнулась компания, – отсутствие на предприятиях единой системы, регламентов и экспертизы в области бумажного документооборота.
«Проанализировав корпоративные системы документооборота мировых вендоров, – продолжает Михаил Игитов, – мы выбрали систему «1С:Документооборот 8». Это был осознанный выбор системы на вырост: мы учитывали ту динамику, которую фирма «1С» способна давать своим решениям, и трезво оценивали собственные требования и возможности».
«Первое и самое главное направление, с которого началось развертывание системы, – создание удобных интерфейсов для директората и генерального директора, – рассказал Михаил Игитов. – Причем разработали решения как для настольного ПК, так и для веб-клиента, а впоследствии и для iPad».
В должностные инструкции, положения о службах и отделах, положениях о премировании и т. п. были включены некоторые пункты, связанные с электронными документами. Отметим, что кадровые документы остались за рамками проекта по объективным причинам.
Юридическое обеспечение электронных документов потребовало решения некоторых вопросов, которые вызывали затруднения у специалистов по документообороту на заводах.
Развертывание системы «1С:Документооборот 8» началось с внутренних документов управляющей компании. Работа с внутренними документами включала:
- наложение факсимиле и резолюций;
- автоматическую конвертация документов в формат pdf;
- ограничения возможностей по отправке документов согласно правилам субординации.
- Для этого пришлось выполнить ряд доработок системы «1С:Документооборот 8». «Иногда мы шли впереди развития продукта, – отмечает Михаил Игитов, – но сейчас большинство доработок, которые мы выполняли, уже включены в типовой функционал».
Затем система электронного документооборота охватила другие процессы и функции:
- процесс согласования договоров;
- процесс обработки рекламаций;
- отслеживание выполнения пунктов протоколов совещаний директоров;
- обработка исходящих писем.
Постепенно система охватила еще более 80 комплексных процессов, около 80 видов документов. «Теперь многие пользователи, приходя на работу, запускают систему и отслеживают свои поручения, – отметил Михаил Игитов, – так как, если задача не выполнена в срок, возникнут вопросы со стороны руководства».
Проект выполнен собственными силами без привлечения компании-подрядчика.
Специалисты УГМК-ОЦМ применили особую «вирусную» технологию: постепенное, последовательное, но неотвратимое вытеснение бумажного документооборота. Процесс «вирусного» распространения системы происходил сверху вниз:
- генеральный директор не принимает документы от директоров по направлениям в бумажном виде;
- заместители директоров по направлениям, которые готовят эти документы, также прекращают принимать документы в бумажном виде;
- менеджеры заводов и сотрудники управляющей компании должны подготавливать и предоставлять информацию заместителям директоров по направлениям. Таким образом, требование работы с электронными документами распространяется на всех.
В ходе проекта была повышена исполнительская дисциплина на всех уровнях. Также снизились претензии сотрудников и контрагентов к долгому и неясному механизму принятия решений. Но главную оценку проекту дал генеральный директор УГМК-ОЦМ Александр Геннадьевич Банников: «Если раньше я обрабатывал входящую документацию по несколько часов, то теперь на это у меня уходит 30 минут». Подобная оценка говорит сама за себя.
