В золотодобывающей компании «Полюс» построена масштабная система документооборота на 3000 рабочих мест. В качестве платформы была выбрана система «1С:Документооборот». Она объединила предприятия группы в единое информационное пространство. Создана система с распределённой базой данных с консолидацией в корпоративном центре. Система позволила автоматизировать документооборот, минимизировать ручной труд, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины, а также обеспечить универсальное защищённое хранение электронной информации.
«Полюс» — крупнейшая в России и одна из десяти ведущих мировых золотодобывающих компаний по объёму добычи, занимает четвёртое место по объёму минерально-сырьевой базы. Ключевые предприятия и проекты группы расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия).
Цель: повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.
Задачи проекта:
- создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
- снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю;
- сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и казначейства;
- сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
- контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
- сокращение доли ручного труда, снижение влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).
В 2014 году в компанию пришли новые топ-менеджеры, и первая задача, которую они поставили, — решить проблему коммуникации между всеми бизнес-единицами путём создания единой системы электронного документооборота, работающей по единым правилам и позволяющей контролировать всю деятельность компании в этой области. Основная цель проекта — повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.
«На тот момент, — вспоминает Василий Долгов, — у нас не было единой системы документооборота и какого-либо инструментария для контроля исполнительской дисциплины, как не было и централизованного хранения электронных документов». В компании было много локальных хранилищ файлов, договоры и приказы лишь частично хранились в системах документооборота. Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву. Это делалось через традиционную корпоративную почту. Отследить такой процесс очень тяжело, да и занимал он много времени.
По результатам пилотного проекта в качестве корпоративного стандарта приняли систему «1С:Документооборот» и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. Такой подход позволил:
- обеспечить единый контур управления документами;
- минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
- сократить затраты на поддержку;
- сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.
- Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.
Система охватила все функции документооборота:
- автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
- централизованное хранение документов;
- маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
- контроль исполнения документов;
- автоматизированный поиск документов;
- обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
- формирование статистических и аналитических отчётов.
Архитектура системы электронного документооборота показана на рис. 1. Единая система объединяет 3000 рабочих мест.
Рис. 1. Архитектура системы электронного документооборота.
Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. «Сейчас одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, — отмечает Василий Долгов, — нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут „нанизаны” эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах — интеграция с МТО».
Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь.
Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот».
- Подсистема защиты информации. Необходимо было защитить те документы, которые служба безопасности считает конфиденциальными и на которые наносится гриф «Конфиденциально». С точки зрения службы безопасности, система должна быть максимально защищена и удовлетворять как всем требованиям законодательства, так и внутренним нормативным документам компании. «Если не учитывать методологический этап проекта, то приблизительно 40% от трудозатрат по проекту заняла разработка систем, связанных с безопасностью», — акцентирует внимание Василий Долгов.
- Подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами. Она расширяет возможности типовой системы «1С:Документооборот» по обмену документами с распределёнными базами и позволяет выстроить сквозные бизнес-процессы и проследить маршруты движения документов по процессу в территориально-распределённой среде. «Ключевой момент — у нас во всех других системах и бизнес-единицах используется единая ссылка на документ, — отмечает Василий Долгов. — Таким образом, любой сотрудник, работающий в «1С:Бухгалтерия», которому потребовалось, например, посмотреть текст соответствующего договора, может сразу, одним „кликом”, посмотреть его, если у него есть на это права».
- Совместное редактирование документов при параллельном согласовании. В стандартном механизме системы «1С:Документооборот» учет изменений ведется с помощью версий документа, но в нём могут быть отражены изменения только одного редактора. Это хорошо работает в случае последовательного согласования, но в «Полюсе» применяется и параллельное согласование договоров различными департаментами. Для этого возможности системы «1С:Документооборот» расширили функциями совместного редактирования документов.
«Мы создали несколько подсистем, которые не входят в типовой релиз системы «1С:Документооборот», но, возможно, будут интересны крупным холдингам с сильной службой безопасности и со сложными бизнес-процессами», — отмечает Василий Долгов.
Проведена полная автоматизация организационно-распорядительного документооборота, а также работы с договорами. «Важно не просто внедрить систему электронного документооборота, а привить культуру её использования, и этот процесс постепенно идёт, — делится опытом Василий Долгов. — Многие подразделения начинают редактировать в системе свои документы, вести протоколы совещаний. Здесь нам помогают ключевые пользователи, которые стали ведущими инициаторами использования системы на местах».
Основных направлений получения эффекта от инвестиций в СЭД три:
- сокращение сроков согласования договоров. Василий Долгов отмечает существенный выигрыш во времени в процессе составления и согласования договоров, особенно типовых;
- контроль исполнительской дисциплины, прозрачность и контроль всех бизнес-процессов. Когда в системе электронного документооборота запускается какой-либо процесс, обязательно указывается время, на которое документ может задержаться в каждой точке согласования. Таким образом, осуществляется контроль. Более того, в подразделениях компании есть ответственные лица, которые следят за тем, как сотрудники „отрабатывают” договоры и сдают ли точно в срок. Раньше, до внедрения системы электронного документооборота, такой возможности не было;
- минимизация ручного труда, что привело к росту эффективности работы сотрудников.
Например, согласование ИТ-политики с помощью системы электронного документооборота заняло 3 недели, тогда как без использования системы этот процесс занимал около трёх месяцев.
