В организациях среднего профессионального образования Тульской области была внедрена система учёта контингента учащихся и управления организациями. Автоматизация 450 рабочих мест специалистов Министерства образования и колледжей была выполнена практически с нуля менее чем за 4 месяца. В результате информация от 35 колледжей автоматически поступает в единую базу Министерства образования.
Министерство образования Тульской области — орган исполнительной власти, проводящий государственную политику и осуществляющий управление в сферах образования и архивного дела. Министерство управляет деятельностью 35 колледжей, рассредоточенных по территории Тульской области.
Цель — создание системы учёта контингента учащихся и управления организациями среднего профессионального образования Тульской области.
Задачи:
- автоматизация учёта контингента обучающихся и выгрузка данных в региональный сегмент межведомственной системы учёта контингента обучающихся;
- получение Министерством образования в оперативном режиме данных от колледжей (то есть быстрее, чем ответ на спущенный сверху в колледжи запрос);
- унификация используемой нормативно-справочной информации для упрощения процедуры их консолидации и анализа;
- автоматизация внутренних процессов колледжей по единому стандарту с использованием выбранного программного продукта: приёмная кампания, учебная часть, воспитательная работа, производственное обучение;
- создание базы для дальнейшего развития системы управления колледжами в части профессионального обучения, управления общежитиями.
На момент старта проекта единая региональная система учёта контингента обучающихся отсутствовала. В одном колледже был установлен специализированный продукт «1С:Колледж», во всех остальных автоматизация ограничивалась различными системами бухгалтерского учёта и расчёта заработной платы. Учёт контингента вёлся, в основном, с использованием разнородных средств MS Office.
В связи с этим не было возможности организовать автоматизированную передачу необходимых сведений по контингенту обучающихся в Министерство образования и региональный сегмент межведомственной системы учёта контингента обучающихся. Консолидация аналитических отчётов по деятельности колледжей производилась вручную. Оперативно собирать данные с колледжей было трудоёмкой задачей, а собранные данные, как правило, быстро теряли актуальность и были недостоверны.
Организовать постоянную передачу актуальных сведений в Министерство образования и региональный сегмент межведомственной системы учёта контингента в сжатые сроки проекта можно было только путём внедрения специализированной автоматизированной системы непосредственно в повседневную деятельность колледжей. Это полностью исключило трудозатраты как специалистов колледжей, так и Министерства образования на сбор и консолидацию необходимых данных.
Исходя из целей и задач проекта, была выбрана следующая архитектура региональной информационной системы учёта контингента обучающихся в организациях среднего профессионального образования:
- на нижнем уровне, в колледжах, автоматизация выполняется на базе программного продукта «1С:Колледж ПРОФ»;
- консолидированные данные и унифицированная отчётность собираются в системе, построенной на базе решения «1С:Управление образования» на уровне Министерства образования;
- взаимодействие с региональным сегментом межведомственной системы учёта контингента обучающихся выполняется каждым колледжем автоматически, непосредственно из системы «1С:Колледж ПРОФ».
Для отработки внедрения системы был выбран пилотный колледж. Дальнейшее тиражирование решения на оставшиеся 34 колледжа осуществлялось силами Заказчика в лице ГАУ ТО «Центр информационных технологий», чьи специалисты были обучены для выполнения этих работ в рамках проекта.
Для консолидации данных от колледжей и получения унифицированной отчётности исполнителю, компании «СофтЭксперт», пришлось написать новый модуль на основе типового решения «1С:Управление образования».
В результате в областном ЦОДе были созданы 35 рабочих баз колледжей и 1 база Министерства образования. Общее количество пользователей системы — 450 человек.
Основной особенностью проекта была реализация всех поставленных задач в сжатые сроки, не превышающие 4 месяцев, поэтому команде проекта приходилось работать с максимальной отдачей. Продуманная при старте проекта политика мотивации колледжей на получение важных для них результатов позволила максимально мобилизовать их возможности и сняла большую часть проблем по взаимодействию. Также для уменьшения сроков выполнения проекта была использована схема внедрения системы, при которой для масштабного тиражирования решения в ограниченные сроки использовались, в основном, ресурсы заказчика. Была организована подготовка специалистов заказчика, которые осуществляли обучение пользователей системы и её внедрение, в то время как команда исполнителя выполняла задачу оперативного консультирования пользователей системы при тиражировании.
Параллельно в Тульской области шёл проект по запуску регионального сегмента межведомственной системы учёта контингента обучающихся. Взаимодействие двух систем отлаживалось уже на финише проекта с жёстким ограничением по времени и высокими требованиями к качеству работ. Все эти задачи были выполнены, сроки реализации проекта соблюдены, передача данных о контингенте обучающихся из колледжей запущена вовремя.
В ходе проекта был получен уникальный опыт организации взаимодействия управляющего контура на базе «1С:Управление образования» с подчинёнными учреждениями, работающими на «1С:Колледж ПРОФ». Была разработана аналитическая отчётность, которая заполняется в системе колледжей и автоматически передаётся на уровень Министерства образования.
Создание системы учёта контингента учащихся и управления организациями среднего профессионального образования Тульской области и внедрение программных продуктов «1С:Колледж ПРОФ» и «1С:Управление образования» во всех колледжах и Министерстве образования Тульской области обеспечило соблюдение условий Распоряжения Правительства РФ №2125-р от 25.10.2014 о создании единой унифицированной системы учёта контингента обучающихся во всех учреждениях СПО региона. А именно:
- используется единая унифицированная система учёта контингента обучающихся во всех учреждениях среднего профессионального образования Тульской области «1С:Колледж ПРОФ»;
- обеспечена интеграция региональной информационной системы учёта контингента обучающихся на базе «1С:Колледж ПРОФ» с региональным сегментом межведомственной системы.
Система позволила вести учёт студентов и оперативно передавать данные по ним в областной сегмент межведомственной системы учёта контингента обучающихся, автоматизировать основные бизнес-процессы колледжей, унифицировать используемую нормативно-справочную информацию, печатные формы документов, а также формирование отчётности и средства мониторинга для Министерства образования.
В результате автоматизации деятельности колледжей и Министерства образования:
- унифицированы основные печатные и отчётные формы, применяемые в повседневной деятельности колледжей;
- снижена трудоёмкость сбора данных по обучающимся сотрудникам, а также составления отчётных форм учреждениями среднего профессионального образования;
- обеспечено оперативное получение данных из колледжей специалистами Министерства образования;
- повышено качество получаемой от колледжей информации;
- снижена трудоёмкость консолидации данных сотрудниками Министерства образования;
- обеспечен мониторинг показателей по учёту обучающихся на региональном уровне в целом, с возможностью детализации до конкретного учреждения и персоны;
- обеспечен задел для автоматизации иных участков учёта колледжей, помимо учёта контингента обучающихся.
Масштабный проект автоматизации всех учреждений среднего профессионального образования в Тульской области компания «СофтЭксперт» впервые представила на XVI международной научно-практической конференции «Новые информационные технологии в образовании» (Применение технологий «1С» в условиях модернизации экономики и образования).
