Компания АО «Мэлон Фэшн Груп» успешно перешла на новую систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 3.0. В результате улучшился процесс согласования документов, обеспечена прозрачность и полная информированность всех участников процесса. Интеграция с другими системами «1С» и системами другого разработчика упростила рабочий процесс, исключив необходимость переключения между программами. Улучшения интерфейса сделали переход на новую систему более легким для пользователей.
Цели проекта:
- Обеспечить комфортный переход пользователей на «1С:Документооборот 3.0» из привычной СЭД в части договорной документации:
- ускорить процесс заведения документа инициатором;
- оптимизировать трудозатраты на согласование документов;
- исключить потери документов.
- Возможность дальнейшего самостоятельного развития системы.
Задачи проекта:
- Система должна быть адаптирована таким образом, чтобы она была интуитивно понятной и простой в использовании для пользователей.
- Организовать процесс миграции данных из старой системы в новую, чтобы обеспечить сохранение всех документов и информации о них.
- Настроить интеграцию с необходимыми системами.
Компания, выпускавшая предыдущую СЭД, перестала поддерживать устаревшие версии системы. А переход на новую версию СЭД стал бы дорогостоящим и трудоемким для фирмы.
В компании «Мэлон Фэшн Груп» сильный центр компетенций по 1С и уже используются решения на платформе «1C:Предприятие». Чтобы использовать уже знакомые и проверенные инструменты, а также получить преимущества от интеграции с другими системами 1C, руководство компании АО «Мэлон Фэшн Груп» приняло решение о переходе на новую программу — «1С: Документооборот КОРП», ред.3.0.
Система электронного документооборота внедрена на базе программного продукта «1С: Документооборот КОРП», ред.3.0 и интегрирована со следующими информационными системами:
- 1C:Бух — корпоративная система собственной разработки на платформе «1С:Предприятие».
- Система юридически значимого электронного документооборота другого разработчика.
- Веб-сервис быстрой проверки контрагентов другого разработчика.
- Загрузка архивных документов из прежней СЭД через внешнюю обработку в «1С:Документооборот КОРП».
Работы по проекту проходили поэтапно:
1 Этап:
- Настроена интеграция с системой другого разработчика по быстрой проверке контрагентов в «1С:Документооборот».
- Реализованы интерфейсные доработки.
- Разработан механизм переноса исторического архива из прежней СЭД.
- Доработан стандартный функционал «1С:Документооборот».
2 Этап:
- Настроены бизнес-процессы по 10 видам документов: договоры, ДС и заявки.
- Настроена интеграция с системой другого разработчика по обмену электронными документами между организациями в «1С:Документооборот».
3 Этап: настроены бизнес-процессы по 14 видам документов в «1С:Документооборот»: договоры и ДС аренды; акты; банковская гарантия.
Схема архитектуры
Особенности и уникальность проекта внедрения «1С:Документооборот» заключаются в следующем:
- Интеграция с другими системами «1С» и сторонними системами другого разработчика позволила расширить возможности системы и удобства пользователей.
- Для удобства и адаптации пользователей в новой СЭД, в интерфейс «1С:Документооборот 8 КОРП» были внесены изменения:
- механизм нумерации с учетом нового справочника БЕ (бизнес-единица);
- настройка действий в процессах, функционал по настройке цвета, видимости и названия кнопок задач в пользовательском режиме;
- добавление новых реквизитов в карточку документа с возможностью автозаполнения при изменении значения другого реквизита;
- отображение текущего состояния обработки документа, без предыдущих этапов обработки;
- создание новых табличных частей, их автоматическое заполнение, в соответствии с логикой заказчика.
- Благодаря доработкам, переход на новую СЭД стал комфортным для пользователей.
- Доработка функционала мобильной версии, позволила работать с документами и задачами на ходу.
- Создан альтернативный функционал «Согласование в режиме замечаний», при котором, для задач согласующих будут создаваться копии файлов из документа, а при окончании согласования копии файлов будут объединятся средствами MS Word в единый файл.
- Разработан функционал:
- управления переноса значений реквизитов при использовании механизма копирования или создании на основании;
- автоматического выполнения задачи приема в архив с помощью сканера штрихкодов;
- автоматического создания связей при создании документа на основании, а также установка
- определенных фильтров в настройках связей;
- выбора подписанта в карточке документа на основании доверенности.
- Доработан стандартный функционал «1С:Документооборот»:
- изменен механизм отправки на повторное согласование, и разработка механизма предупреждения о завершении маршрута;
- доработка формирования листа согласования с добавлением уникального штрихкода;
- организация мобильного рабочего места топ-менеджмента — добавлены реквизиты необходимые для принятия решения: бизнес-единица, торговый центр, город, предмет договора, комментарий. Настроен шаблон наименования задачи;
- объект адресации в ролях исполнителей с учетом нового справочника БЕ (бизнес-единица).
- Система запущена в промышленную эксплуатацию 15.11.2023 г.
- Автоматизировано более 400 рабочих мест; 20 подразделений.
- В рамках внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» настроено 24 вида документов, 24 шаблона процессов, 132 роли исполнителей, более 400 условий маршрутизации.
- Реализованы интерфейсные доработки по настройке цвета, видимости и названия кнопок задач в пользовательском режиме, а также самой карточки документа.
- Разработан функционал переноса исторического архива из прежней СЭД, автоматического выполнения задачи приема в архив с помощью сканера штрихкодов, по автоматическому созданию связей, а также установка определенных фильтров в настройках связей, и другие.
- Доработан стандартный функционал «1С:Документооборот» в части формирования листа согласования, мобильного рабочего места топ-менеджмента и другие.
- Создан альтернативный функционал «Согласование в режиме замечаний», при котором, для задач согласующих будут создаваться копии файлов из документа, а при окончании согласования копии файлов будут объединятся средствами MS Word в единый файл.
- Настроены интеграции сервисов с системой другого разработчика по обмену электронными документами между организациями и с веб-сервисом быстрой проверки контрагентов в «1С:Документооборот 8 КОРП».
