Компания «Экспоцентр» построила систему управления документами и бизнес-процессам на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта внедрения сисьтемы «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы процессы организации мероприятий зарубежных внутренних и внешних выставок, собственных мероприятий, автоматизированы процессы делопроизводства, работы с организационно-распорядительной документацией, договорами, поддержка бумажного документооборота, произведена загрузка исторических данных, настроена интеграция с другими информационными системами. Проект внедрения решения «1С:Документооборот КОРП» завершил перевод всех информационных систем компании различных вендоров, которых ранее насчитывалось более 50, на единую технологическую платформу — «1С:Предприятие».
«Экспоцентр» — всемирно известная российская выставочная компания, неизменно сохраняющая статус ведущего организатора крупнейших в России, СНГ и Восточной Европе международных отраслевых выставок, а также национальных экспозиций нашей страны на выставках EXPO.
В настоящее время «Экспоцентр» располагает девятью выставочными павильонами с самым современным инженерно-техническим оснащением.
Руководством компании были поставлены следующие цели:
- повышение эффективности корпоративных методов работы с документами и перевод последних в систему электронного документооборота;
- обеспечение эффективного контроля исполнения приказов, распоряжений, поручений по документам на каждом уровне исполнения;
- повышение сохранности документов за счёт создания единого электронного архива документов.
Ранее документооборот в организации был организован на бумажных носителях, с использованием возможностей электронной почты и копировально-множительной техники, что не способствовало быстрому решению оперативных вопросов, приводило к высокой трудоёмкости обработки и контроля исполнения документов. «Экспоцентр» занимает большую территорию, многие подразделения находятся в большой удалённости друг от друга, согласование документов в бумажном виде требует значительного времени на их перемещение по территории организации. Продолжительность согласования и подписания документов занимало до 2 недель, что в целом негативно влияет на результаты бизнес-деятельности организации.
Архив документов вёлся традиционным способом на бумажных носителя, что сильно ограничивало возможности поиска и доступа сотрудников к документам.
Система электронного документооборота в «Экспоцентр» разработана на основе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» и включает автоматизацию блоков учёта:
- корреспонденция;
- организационно-распорядительные документы;
- служебные записки;
- управление договорами;
- организация выставочных мероприятий (российских и зарубежных);
- организация вневыставочных мероприятий (российских и зарубежных).
Для организации единого информационного пространства с другими информационными системами была настроена интеграция с автоматизированными системами управления бухгалтерского и кадрового учёта, а также организовано ведение единой базы нормативно-справочной информации «Контрагенты», «Контактные лица», «Банковские реквизиты», «Сотрудники», «Подразделения» для всех информационных баз компании. Подготовлены детальные инструкции для пользователей по работе с СЭД в соответствии с выполненными настройками процессов обработки документов.
Наряду с классическими задачами делопроизводства, автоматизированы процессы организации выставочных и вневыставочных мероприятий, таких как конгрессы, презентации и другие.
В электронный вид переведён бумажный архив компании за 11 лет работы.
Настроена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с другими учётными подсистемами «Экспоцентр»:
- подсистемой расчёта зарплаты и управления персоналом — в части информации о подразделениях и сотрудниках,
- подсистемой управления договорами — в части обмена контрагентами.
Внедрение осуществлялось при активном участии профессиональных специалистов отдела телекоммуникаций, за плечами которых успешный опыт автоматизации других бизнес-процессов «Экспоцентр».
Были созданы и модифицированы документы различных типов (в том числе по шаблонам). Создана единая система для обработки, контроля и хранения документации компании.
Компания «Эспоцентр» занимает большую территорию: многие подразделения находятся в большой удалённости друг от друга, при согласовании документов в бумажном виде много времени тратилось на передвижение по территории организации. После внедрения системы документооборота время и трудозатраты сотрудников на работу с документами сократились в 3 раза. Были оптимизированы внутренние бизнес-процессы всех 30 подразделений компании, влияющие на оперативность работы и качество взаимодействия между подразделениями «Экспоцентра».
В результате внедрения СЭД были получены следующие результаты:
- значительно сократилось время на подготовку и поиск необходимых документов;
- ускорился поиск документов;
- сократился бумажный документооборот;
- стандартизирована маршрутизация документов;
- повысилась исполнительская дисциплина;
- постановка задач осуществляется через СЭД;
- для руководителей появилась дополнительная функция контроля исполнительской дисциплины.
