Группа компаний «МЕДСИ» автоматизировала казначейство на базе решения «1С:Управление холдингом редакции 1.3.». В результате удалось сократить расходы компании на владение информационной системой на 50%, снизить производственные издержки — на 25%, а также снизить трудозатраты на 70%. Обеспечена автоматизация формирования платежей по постоплатным договорам (заявка формируется автоматически исходя из факта отражения ПТУ в «1С» и условий договора). Разработан робот по заполнению текста назначения платежа. Реализовано автоматизированное построение платежного календаря на основе фактов поставки
АО Группа компаний «МЕДСИ» — крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений, предоставляющая полный комплекс услуг по профилактике, диагностике и лечению заболеваний, а также реабилитации для детей и взрослых. В состав входит 25 клиник в Москве и области.
Цель автоматизации финансового учета — заложить возможности управления финансами компании в условиях активного разивития, чтобы при росте бизнеса не возникла необходимость кратно увеличивать численность финансово-экономической службы.
Создание системы централизованного казначейства в АО «ГК «МЕДСИ» преследовало решение следующих задач:
- обеспечить автоматизацию «фабрики платежей» в соответствии со сроками оплаты по договорам;
- осуществить внедрение современных способов управления ликвидностью;
- оптимизировать процесс согласования расходных платежей.
Для успешного решения поставленных задач было выбрано решение «1С:Управление холдингом редакция 1.3».
На момент начала проекта учетная информационная система компании была выстроена на базе типового решения «1С:Управление холдингом» редакция 1.1. Блок «Казначейство» был отдельно разработан на базе системы «1С:Документооборот» («1С:ДО»). В «1С:Документооборот» велись процессы согласования заявок на расходование ДС (были сложные многоступенчатые маршруты согласования заявок), велись казначейские операции, а также операции финансового планирования.
Данная система была интегрирована с «1С:Управление холдингом» в части передачи договоров и платежных операций (банковские выписки). Дополнительная интеграция отнимала ресурсы на ее поддержку, сложные схемы согласования платежных заявок отнимали много времени работы сотрудников, участвующих в маршрутах согласования. Также существовали проблемы с платежной дисциплиной — было тяжело контролировать все платежи. Большая часть оплат уходила на одну-две недели раньше конечного срока.
В связи с тем, что требовалось исключить двойной ввод информации, и в целом — снизить трудоемкость работы в системе, сделать программу максимально понятной для любого пользователя и увеличить продуктивность работы бэк-офиса в два раза, было принято решение использовать функциональный блок «Казначейство», входящий в конфигурацию «1С:Управление холдингом редакции 1.3.». Данное решение обусловлено более широкими функциональными возможностями новой редакции, позволяющей обеспечить получение следующих результатов:
- обеспечить автоматическое формирование и согласование платежей на основании ввода первичных документов, подтверждающих факт выполнения поставщиками работ/услуг;
- стандартизировать процесс согласования платежей в соответствии с финансовой структурой;
- обеспечить сквозной процесс от формирования поступления товаров, работ и услуг до размещения платежа на банковском счете и его исполнения;
- автоматизировать разнесение банковской выписки по эквайрингу и инкассации (более 100 подразделений по РФ);
- автоматический контроль бюджетных лимитов.
В компании осуществляется более 4 000 платежей в месяц, из них более 80% генерируется автоматически.
По ходу проекта были автоматизированы следующие функции:
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Управленческий учет.
- Финансовый анализ.
- Взаимоотношения с контрагентами.
- Учет в обособленных подразделениях.
Схема интеграции
Руководство группы компаний «Медси» поставило достаточно конкретную цель — снизить трудозатраты при осуществлении платежей всех компаний группы за счет оптимизации казначейских операций и маршрутов их согласования. Повысить контроль дебиторской задолженности.
Можно выделить основные функциональные особенности системы, обеспечивающей автоматизацию казначейских функций, определяющие ее уникальность.
- Реализовано автоматическое формирование заявок на платеж, обладающее характеристиками:
- сохранение связи с документом поставки;
- в разрезе проектов и статей ДДС;
- несколько подразделений в документе (ЦФО);
- различные ставки НДС;
- с учетом валютных договоров с рублевой оплатой.
- Платежный календарь обеспечивает выполнение следующих функций:
- краткосрочное и среднесрочное планирование;
- балансировка: переводы между счетами, депозиты, конвертация валюты;
- автоматическое размещение по банковским счетам в зависимости от банка-получателя;
- формирование реестра платежей.
- Обеспечено разнесение банковской выписки, в том числе:
- автоматическое:
- по запланированным платежам;
- по эквайрингу;
- по инкассации;
- автоматизированное:
- поступления по счетам на оплату;
- безакцептные списания (по кредитам, заработная плата по реестру и др.).
Функциональная схема
Сокращение расходов на материальные ресурсы
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Снижение производственных издержек
В процессе реализации проекта внедрения системы казначейства были решены поставленные задачи, в том числе:
- обеспечена автоматизация формирования платежей по постоплатным договорам (заявка формируется автоматически исходя из факта отражения ПТУ в «1С» и условий договора);
- разработан робот по заполнению текста назначения платежа;
- реализовано автоматизированное построение платежного календаря на основе фактов поставки.
Эффект от внедрения системы централизованного казначейства в АО «Группа компаний «МЕДСИ»:
- снижение трудоемкости формирования заявок на платеж;
- оптимизация использования человеческого капитала;
- оптимизация использования финансовых ресурсов;
- снижение человеческого фактора при планировании и осуществлении платежей;
- точное календарное планирование в соответствии с условиями расчетов;
- реализация сквозного бизнес-процесса казначейской функции.
В результате автоматизации блока «Казначейство» по всем договорам с отсрочкой платежа после ввода в программу накладной в системе отсчитывается дата оплаты. Таким образом, был исключен ручной ввод даты оплаты. В результате платежи стали осуществляться четко по условиям контракта, что привело к улучшению рабочего капитала.
Улучшилась платежная дисциплина. Платежи проходят четко по условиям договора, отсутствует необходимость согласовывать платежи. Процесс полностью автоматизирован — платежные документы привязаны к накладной, таким образом, платежный документ формируется автоматически на базе транзакции в бухгалтерии. Система подтягивает из справочника всю необходимую информацию: к конкретной накладной применяется конкретная дата, затем автоматически формируется платежное поручение в реестре.
Внедрение информационной системы для управления денежными средствами компании позволило значительно повысить продуктивность работы сотрудников.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение расходов на материальные ресурсы — 50%.
- Снижение производственных издержек — 25%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 35%.
- Рост оборачиваемости складских запасов — 40%.
- Сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 70%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — 25%.
