||
Краткое описание

В энгельсском опытно-конструкторском бюро «Сигнал» им. А.И. Глухарева построили автоматизированную систему документооборота. Все бизнес-процессы адаптированы с учетом типовой функциональности программного продукта. Автоматизированы обработка входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручения. Работа над проектом проходила в гибридном формате: разработка и внедрение дистанционно, обучение — офлайн.

АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева
Заказчик

АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева специализируется на разработке и производстве датчиков, сигнализаторов, манометров, систем измерения давления и датчиков температуры для работы в сложных условиях эксплуатации на объектах авиационной, ракетно-космической и морской техники. В активе бюро — 115 авторских свидетельств и 15 патентов. 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Автоматизировать бизнес-процессы:
  • согласования договоров,
  • входящей и исходящей корреспонденции,
  • служебных записок и приказов.
  1. Обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам.

Задача проекта: построить автоматизированную систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».

2
Ситуация до старта проекта
  1. До внедрения «1С:Документооборот 8. КОРП» в АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева использовались бумажные носители, что не позволяло эффективно осуществлять операционную и управленческую деятельность.
  2. Документооборот находился вне информационной системы.
  3. Для согласования документов использовалась корпоративная почта, история согласования отсутствовала.
  4. Задачи сотрудникам ставились в устной форме или по электронной почте.
  5. Нормативная документация хранилась в почте или на бумажном носителе.

    3
    Архитектура решения и масштаб проекта

    Автоматизированная система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 3.0.

    Проект разбит на этапы/фазы внедрения:

    Обследование с результирующим документом «Отчет об экспресс обследовании».

    1. Подготовка системы и обучение пользователей:
    2. проектирование с результирующими документами «Карта функционального покрытия», «Матрица ролей пользователей», «ЧТЗ на интеграции»;
    3. Реализация с протоколами демонстраций и приемо-сдаточных работ;
    4. обучение пользователей.
    5. Опытно-промышленная эксплуатация с реестром обращений пользователей и Протоколом перехода в промышленную эксплуатацию.

    Смоделированные бизнес-процессы в тестовой базе «1С:ДО», ред. 3.0 позволили:

    1. Подготовить проектную документацию «Карта функционального покрытия», «Матрица ролей пользователей».
    2. Провести обучение пользователей.
    3. Подготовить инструкции пользователей системы с разбивкой по процессам.
    4. Реализация задач по проекту посредством прикладных решений «1С» позволила в короткие сроки и без ошибок внедрить ИС.

    Автоматизированы функциональные блоки:

    • обработка входящей корреспонденции;
    • обработка исходящей корреспонденции;
    • обработка договорных документов;
    • обработка служебных записок;
    • обработка организационно-распорядительных документов;
    • контроль исполнения поручения.

    Экспертный подход и анализ архитектуры систем заказчика позволил спроектировать изменение потока данных между системами заказчика.

    1. Расширен контур проекта работами по реализации обменов между системами заказчика.
    2. Реализованы интеграции между системами:
    • в части передачи контрагентов: «1С:ДО» с «1С:ERP»;
    • в части передачи данных по сотрудникам, физ.лицам, структура предприятия: «1С:ЗУП» с «1С:ДО».
    1. Изменены механизмы интеграции между системами:
    • «1С:УПП» с «1С:ERP»;
    • «1С:ERP» с «1С:ЗУП».

    EOKB_Signal_Shema.jpg

    4
    Особенности и уникальность проекта

    Были адаптированы бизнес-процессы заказчика с учетом типовой функциональности программного продукта 1С:ДО 3.0:

    • поддержка совместителей;
    • назначение замещающих и помощников;
    • группировка документов по тематикам с учетом различных критериев;
    • реестры документов и мероприятий, позволяющие выделять виды документов и мероприятий в группы;
    • закладка «Обработка» в карточке документа. Видно, кто, что и когда сделал или не сделал с документом, кто является исполнителем на данный момент, какие сроки, куда документ направится далее и прочее;
    • гибкие настройки обработки документа, технические детали которых скрыты от пользователя. Добавление участников обработки;
    • согласование в режиме замечаний;
    • прикрепление к документу нескольких файлов с возможностью деления по ролям;
    • приложение файла к отчету об исполнении задачи, который помогает избежать передачи информации по каналам вне системы электронного документооборота

    Работа над проектом проходила в гибридном формате: разработка и внедрение в дистанционно, обучение — офлайн.

    В ходе работ был увеличен контур проекта — изменены потоки данных между системами заказчика и механизмы интеграции между ними в части контрагентов, структуры предприятия и данных по сотрудникам. В проекте реализованы интеграции между системами: «1С: ДО», «1С: ЗУП», «1С: ERP», «1С: УПП».

    5
    Результаты проекта

    Сокращение трудозатрат в подразделениях

    25%

    Снижение расходов на материальные ресурсы

    20%
    1. В компании построена система электронного документооборота, развивается единое информационное пространство по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений.
    2. Автоматизировано 20 бизнес-процессов.
    3. Оптимизирована скорость документооборота — повысилась эффективность информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений.
    4. Ускорился процесс согласования документов, исключена возможность потери документов и уменьшилась скорость поиска зарегистрированных документов в системе.
    5. Обеспечена сохранность документов за счет:
    • хранения документов в едином электронном архиве;
    • минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками.
    • Накапливаются корпоративные знания, ускоряется обучение новых сотрудников, организован удобный овместный доступ к документам.
    1. Спроектирована новая архитектура существующих систем, реализовано изменение потока данных с учетом внедренной системы на базе «1С:Документооборот».
    2. Реализован механизм интеграции между автоматизированными системами в части справочников:
    • структура предприятия;
    • должности;
    • сотрудники, в том числе информация об увольнении;
    • физические лица;
    • контрагенты.

    Экономический эффект от внедрения:

    • сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
    • ускорение получения управленческой отчетности: 20%;
    • сокращение расходов на материальные ресурсы: 20%.
    Версия для печати
    Вход для
    партнеров
    РАБОЧИХ МЕСТ
    200
    Центр "ФОРВАРД"
    Платформа
    1С:Предприятие 8 КОРП
    Апрель 2023 —
    Приволжский федеральный округ РФ
    Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
    Задать вопрос по кейсу

    БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

    Отзывы заказчиков
    Начальник юридического отдела АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева
    Валерий Казанцев
    Специалисты центра «ФОРВАРД» решали по проекту задачи по автоматизации процессов работы с входящей, исходящей, внутренней документацией, обеспечения учета документов, договорной деятельности, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. В результате построена атоматизированная система документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
    Публикации,
    связанные
    с проектом
    Новости
    18 октября 2024
    «1С:Молокопереработка MES» – выпуск нового решения

    Решение позволяет получать данные о выпускаемых полуфабрикатах и продукции с автоматизированных линий, планировать и контролировать ход выполнения технологического процесса с учетом загрузки оборудования, обеспечивать прослеживаемость использования сырья и материалов в производстве, а также эффективно управлять всем циклом выпуска молочной продукции – от закупок сырья и контроля качества при его поступлении до маркировки готовой продукции и ее передачи на склад для отгрузки.

    26 сентября 2024
    Вышла новая редакция 3.1 «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой»

    Пользователи новой редакции получат расширенные функциональные возможности, в частности, смогут работать с многомерными проектами, табличными ресурсными планами и проектными бюджетами.