В энгельсском опытно-конструкторском бюро «Сигнал» им. А.И. Глухарева построили автоматизированную систему документооборота. Все бизнес-процессы адаптированы с учетом типовой функциональности программного продукта. Автоматизированы обработка входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручения. Работа над проектом проходила в гибридном формате: разработка и внедрение дистанционно, обучение — офлайн.
АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева специализируется на разработке и производстве датчиков, сигнализаторов, манометров, систем измерения давления и датчиков температуры для работы в сложных условиях эксплуатации на объектах авиационной, ракетно-космической и морской техники. В активе бюро — 115 авторских свидетельств и 15 патентов.
Цели проекта:
- Автоматизировать бизнес-процессы:
- согласования договоров,
- входящей и исходящей корреспонденции,
- служебных записок и приказов.
- Обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам.
Задача проекта: построить автоматизированную систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».
- До внедрения «1С:Документооборот 8. КОРП» в АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева использовались бумажные носители, что не позволяло эффективно осуществлять операционную и управленческую деятельность.
- Документооборот находился вне информационной системы.
- Для согласования документов использовалась корпоративная почта, история согласования отсутствовала.
- Задачи сотрудникам ставились в устной форме или по электронной почте.
- Нормативная документация хранилась в почте или на бумажном носителе.
Автоматизированная система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 3.0.
Проект разбит на этапы/фазы внедрения:
Обследование с результирующим документом «Отчет об экспресс обследовании».
- Подготовка системы и обучение пользователей:
- проектирование с результирующими документами «Карта функционального покрытия», «Матрица ролей пользователей», «ЧТЗ на интеграции»;
- Реализация с протоколами демонстраций и приемо-сдаточных работ;
- обучение пользователей.
- Опытно-промышленная эксплуатация с реестром обращений пользователей и Протоколом перехода в промышленную эксплуатацию.
Смоделированные бизнес-процессы в тестовой базе «1С:ДО», ред. 3.0 позволили:
- Подготовить проектную документацию «Карта функционального покрытия», «Матрица ролей пользователей».
- Провести обучение пользователей.
- Подготовить инструкции пользователей системы с разбивкой по процессам.
- Реализация задач по проекту посредством прикладных решений «1С» позволила в короткие сроки и без ошибок внедрить ИС.
Автоматизированы функциональные блоки:
- обработка входящей корреспонденции;
- обработка исходящей корреспонденции;
- обработка договорных документов;
- обработка служебных записок;
- обработка организационно-распорядительных документов;
- контроль исполнения поручения.
Экспертный подход и анализ архитектуры систем заказчика позволил спроектировать изменение потока данных между системами заказчика.
- Расширен контур проекта работами по реализации обменов между системами заказчика.
- Реализованы интеграции между системами:
- в части передачи контрагентов: «1С:ДО» с «1С:ERP»;
- в части передачи данных по сотрудникам, физ.лицам, структура предприятия: «1С:ЗУП» с «1С:ДО».
- Изменены механизмы интеграции между системами:
- «1С:УПП» с «1С:ERP»;
- «1С:ERP» с «1С:ЗУП».
Были адаптированы бизнес-процессы заказчика с учетом типовой функциональности программного продукта 1С:ДО 3.0:
- поддержка совместителей;
- назначение замещающих и помощников;
- группировка документов по тематикам с учетом различных критериев;
- реестры документов и мероприятий, позволяющие выделять виды документов и мероприятий в группы;
- закладка «Обработка» в карточке документа. Видно, кто, что и когда сделал или не сделал с документом, кто является исполнителем на данный момент, какие сроки, куда документ направится далее и прочее;
- гибкие настройки обработки документа, технические детали которых скрыты от пользователя. Добавление участников обработки;
- согласование в режиме замечаний;
- прикрепление к документу нескольких файлов с возможностью деления по ролям;
- приложение файла к отчету об исполнении задачи, который помогает избежать передачи информации по каналам вне системы электронного документооборота
Работа над проектом проходила в гибридном формате: разработка и внедрение в дистанционно, обучение — офлайн.
В ходе работ был увеличен контур проекта — изменены потоки данных между системами заказчика и механизмы интеграции между ними в части контрагентов, структуры предприятия и данных по сотрудникам. В проекте реализованы интеграции между системами: «1С: ДО», «1С: ЗУП», «1С: ERP», «1С: УПП».
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Снижение расходов на материальные ресурсы
- В компании построена система электронного документооборота, развивается единое информационное пространство по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений.
- Автоматизировано 20 бизнес-процессов.
- Оптимизирована скорость документооборота — повысилась эффективность информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений.
- Ускорился процесс согласования документов, исключена возможность потери документов и уменьшилась скорость поиска зарегистрированных документов в системе.
- Обеспечена сохранность документов за счет:
- хранения документов в едином электронном архиве;
- минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками.
- Накапливаются корпоративные знания, ускоряется обучение новых сотрудников, организован удобный овместный доступ к документам.
- Спроектирована новая архитектура существующих систем, реализовано изменение потока данных с учетом внедренной системы на базе «1С:Документооборот».
- Реализован механизм интеграции между автоматизированными системами в части справочников:
- структура предприятия;
- должности;
- сотрудники, в том числе информация об увольнении;
- физические лица;
- контрагенты.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 20%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 20%.
