«Тульский винокуренный завод 1911» автоматизировал ключевой бизнес-процесс по расчету и установке цен с помощью «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». Специалисты компании «Первый Бит» спроектировали и разработали функционал, который упростил заполнение документа «Коммерческие условия». Проект позволил избавиться от громоздких таблиц и части ручных операций.
ООО «Тульский винокуренный завод 1911» – завод по производству алкогольной продукции в Тульской области. Является лидером рынка по производству водки, настоек и других алкогольных продуктов. Производственные мощности – 6 миллионов дал в год.
Цель проекта: сократить трудозатраты на согласование «Коммерческих условий» с помощью автоматизации формирования документов.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процесс работы с «Коммерческими условиями» в системе «1С:ERP Управление предприятием»
- Интегрировать системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» для постановки задач и контроля их выполнения.
- Автоматизировать согласование и разграничить права доступа к частям документов.
На заводе используется 2 системы: «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». В финансовом отделе компании существует бизнес-процесс расчета управленческих цен и цен для реализации продукции. В рамках процесса осуществляется расчет цен в бухгалтерском и управленческом учетах, учитываются скидки и задолженности контрагентов. Данный процесс получил название «Коммерческие условия». Работа с «Коммерческими условиями» и заполнением новых документов велась на базе настроенного шаблона с расчетами в Excel и устной коммуникации между подразделениями компании.
Хотя использовалась система «1С:Документооборот», согласование коммерческих условий осуществлялось в почте или устно — так было привычнее и оперативнее, не все пользовались программой регулярно. Отследить реальную стадию согласования было физически невозможно. Управленческие и бухгалтерские цены устанавливались двумя отдельными сотрудниками вручную в системе «1С:ERP Управление предприятием».
Необходимо было сократить трудозатраты, упростить согласование между подразделениями, а также автоматизировать процесс формирования документов и контроля исполнения задач по ним. Было решено разработать аналог документа «Коммерческие условия» в системе «1С:ERP Управление предприятием» и настроить процесс согласования документа в «1С:Документооборот».
Несмотря на то, что перед специалистами «Первого Бита» стояла задача автоматизировать только один бизнес-процесс, для разработки нового функционала было необходимо учесть привычные процессы для пользователей и нюансы, связанные с ними. В используемых заказчиком «Коммерческих условиях» были описаны константы и переменные для расчета управленческой цены и цены реализации готовой продукции. На результат расчета влияло множество условий и корректность введенных вручную данных. За счет этого процесс был довольно сложным, а итоговые цифры приходилось так же вручную заносить в систему.
В «1С:ERP Управление предприятием» создан отдельный документ для хранения начальных значений цен. Далее расчет производится в документе «Коммерческие условия», устанавливаются цены на указанный период с учетом скидок, условий доставки продукции, минимальных розничных цен и множества других условий. Можно устанавливать цены для конкретного контрагента или для всех контрагентов одного партнера, учитывать привязку цен к пунктам разгрузки алкогольной продукции, а также договорам и соглашениям.
После создания документ направляется на согласование в системе «1С:Документооборот». Когда документу присваивается статус «Согласовано», он автоматически блокируется для изменений. Это критически важный момент, так как по итогу согласования система автоматически устанавливает цены бухгалтерского и управленческого учета. Доработка снизила трудозатраты финансового отдела и бухгалтерии, а также исключила вероятность ошибок при установке цен.
Дополнительно были созданы печатные формы:
- «Коммерческие условия», которая позволяет ознакомиться с коммерческими условиями.
- «Логистика», используемая для согласования блока логистики.
- «Финансовые показатели КУ», отображает требуемые значения для финансового отдела.
Печатные формы не только упростили процесс согласования, но и позволили разграничить права доступа в рамках одного документа. Ответственному за согласование «Коммерческих условий» приходит форма, содержащая необходимую для него информацию, при этом посторонняя информация для других отделов не выводится. Аналогично печатным формам, разграничение прав касается и столбцов самого документа, а ограничения распространяются на просмотр и на изменение данных.
Произведена интеграция новых расчетов в существующие отчеты финансового департамента. Это позволяет оперативно отслеживать актуальную информацию, сокращает трудозатраты сотрудников финансового отдела и бухгалтерии, разграничивает права доступа в рамках одного документа, а также ускоряет процесс согласования между отделами и формирование отчетности.
При работе над проектом упразднены некоторые документы, которые до этого формировались вручную.
Для автоматизации ключевого бизнес-процесса компании по расчету и установке цен специалисты «Первого Бита» спроектировали и разработали функционал, который упростил заполнение документа «Коммерческие условия». Цены рассчитываются в зависимости от условий выбранных ключевых параметров, включая такие параметры как: доставка, отсрочка платежа, экономическая эффективность продаж конкретному контрагенту. Это позволяет сразу планировать и оценивать объем продаж и их рентабельность, а также рассчитывать процент скидки на период проведения промоакции.Цены устанавливаются автоматически после согласования «Коммерческих условий», высвободив время у сотрудников финансового отдела и бухгалтерии.
Проект позволил избавиться от громоздких таблиц и части ручных операций, а также ускорить процесс формирования и утверждения цен на выпускаемую продукцию.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение регламентированной отчетности
Ускорилось получение управленческой отчетности
- Разработан документ «Коммерческие условия» для расчета, согласования и установки цен на готовую продукцию, а также справочники для расчета цен.
- Сформированы печатные формы с информацией, необходимой для анализа и согласования.
- Настроены и присвоены роли с особыми правами доступа, позволяющие гибко разграничивать права просмотра и изменения документов, печатных форм и частей таблиц внутри документа.
- Интегрированы системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» для согласования цен и условий отгрузки и продаж.
- Достигнуто сокращениетрудозатрат в подразделениях на 20%.
- Ускорены процессы получения управленческой и регламентированной отчетности на 15% и 5% соответственно.
