Компания Ruseed продолжает масштабное развитие и внедряет современные цифровые решения для повышения эффективности бизнес-процессов. В рамках стратегической модернизации был усовершенствован процесс документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП 8», интегрированного с «1С:ERP Управление предприятием». В результате компания ускорила процессы согласования и повысила прозрачность управления документами.
Ruseed — российская производственная селекционно-семеноводческая компания, которая предоставляет комплекс для эффективного выращивания: семена масличных культур и агросопровождение. Является лидером среди поставщиков отечественного посевного материала подсолнечника на территории РФ.
В ходе проекта перед командой стояла цель усовершенствовать систему управления рабочими процессами, повысить контроль над исполнением документов и автоматизировать ключевые этапы документооборота.
Задачи проекта:
- Усовершенствовать процесс обработки входящих и исходящих документов — от регистрации до архивации.
- Оптимизировать управление договорной деятельностью, включая создание, согласование и контроль исполнения документов.
- Внедрить улучшенную систему ведения проектной документации, охватывающую все этапы работы.
- Обеспечить эффективное управление организационно-распорядительной документацией.
RUSEED начинала 6 лет назад, как стартап с небольшим количеством сотрудников. Сейчас это крупнейший отечественный производитель семян подсолнечника с собственным производством, который присутствует в 33 регионах страны. Только за последний год численность персонала выросла на 70%.
С расширением деятельности компании увеличился объем документации, поэтому для дальнейшего роста требовалось усовершенствовать механизмы контроля и согласования документов, обеспечивая их доступность и прозрачность на всех уровнях управления.
В рамках проекта была внедрена система «1С:Документооборот КОРП 8» с полной интеграцией в ERP-экосистему компании.
В рамках архитектуры решения, можно выделить следующие ключевые модули:
- Маршруты согласования: для ускорения процесса согласования документов, были разработаны специальные маршруты, которые включают только тех пользователей, которые имеют непосредственное отношение к документу или нужны для выполнения поставленной задачи. Маршруты учитывают особенности корпоративной структуры компании и взаимодействие отделов друг с другом. Это позволило сократить количество звеньев в цепочке согласования и устранить ненужные.
- Разделение договоров по направлениям: для оптимизации работы с договорами, была реализована система разделения договоров по направлениям деятельности — каждый отдел обрабатывает конкретные договора, в зависимости от своего функционала и компетенций.
- Настройка ролевой политики: теперь каждый пользователь имеет определенный перечень возможностей по регулированию конкретных документов, в зависимости от отдела, занимаемой должности и функций сотрудника.
- Разработка шаблонов документов: в рамках проекта были разработаны шаблоны документов, которые предназначенные для ведения бухгалтерской, договорной, селекционной и прочих видов деятельности компании.
Также было проведено обучение сотрудников, которое включило проведение тренингов, подготовку пользовательских инструкций и внедрение новых цифровых стандартов работы с документацией.
Схема архитектуры
Одной из главных особенностей внедрения стала бесшовная интеграция «1С:Документооборот КОРП 8» с «1С:ERP Управление предприятием». Это позволило сотрудникам работать в привычной среде — сотрудники создают документы в системе «1С:ERP Управление предприятием» и они автоматически переносятся в новую систему документооборота, вместе с поставленными задачи, ответственными и сроками исполнения.
Также была реализована сложная система маршрутов согласования и разработаны специальные скрипты, для их адаптации и регулирования. Пользователи могут регулировать статус документа, текущие задачи и сроки их исполнения, в зависимости от своего уровня доступа.
Вместе с этим были настроены специальные почтовые уведомления для сотрудников — система автоматически уведомляет пользователей о выполнении конкретных задач, что позволило упростить отслеживание статуса каждого отдельного документа.
Все это позволило повысить гибкость управления документами и ускорить взаимодействие между подразделениями и обеспечило прозрачность всех процессов.
Ускорился процесс согласования документов
Снизилось время на поиск документов
Благодаря внедрению решения, компания получила следующие результаты:
- Процесс согласования документов ускорился на 55%.
- Бумажный документооборот сократился на 60%.
- Время на поиск документов снизилось на 80%.
- Повысились прозрачность бизнес-процессов и оперативность работы подразделений.
Бизнес-процессы стали прозрачнее — руководители могут отслеживать ключевые моменты в работе подразделений, а сотрудники — актуальные задачи и сроки их выполнения. Ускорились согласование документов и работа каждого подразделения. Уменьшилось количество ручного труда и ошибок в работе.
Интеграция решения позволила создать единую централизованную систему управления всем документооборотом компании, что положительно влияет как на эффективность работы компании, так и на ее качество.
