«Россети Северный Кавказ» автоматизировали согласование проектной документации. Разработано веб-приложение личного кабинета подрядчика и подсистема «Управление документацией по проекту» в «1С:Документооборот». С помощью личного кабинета подрядчика, нейронной сети, интеграции систем между собой, создано единой информационной пространство для всех участников процесса согласования.
ПАО «Россети Северный Кавказ» — операционная межрегиональная распределительная сетевая компания, входящая в группу «Россети». Среднесписочная численность персонала с учетом управляемых обществ в 2023 году — 16,6 тыс. чел.
Цель проекта: автоматизировать процесс согласования проектной документации, чтобы уменьшить риски приема неактуальной версии документа путем автоматического сопоставления бумажного и электронного вариантов.
Задачи проекта:
- Обеспечить единое информационное пространство для эффективного распределения управленческой информации между участниками проектов в процессе планирования, исполнения, мониторинга и контроля проектов.
- Обеспечить возможность контролировать идентичность согласованной в электронном виде документации по проекту с ее распечатанной версией, по средствам присвоения уникального QR-кода (штрих-кода) после утвержденного положительного результата проведения согласования.
- Создать выделенное рабочее пространство и организовать внешний доступ для ответственных сотрудников ПАО «Россети Северный Кавказ» и подрядных организаций, в том числе рабочее пространство главного инженера проекта (ГИП) при работе в системе управления проектами строительства (СУПС).
До начала проекта были обозначены следующие проблемы:
- Прием неактуальной версии документации. Сотрудники подрядной организации предоставляют согласованную документацию в распечатанном виде, но к сожалению, версия документов неактуальна. Это влечет за собой дополнительные трудозатраты на проверку и валидацию результатов.
- Разрозненность маршрутов согласования. При согласовании проектной документации для объекта строительства заявки подаются на согласование не тем подразделениям и сотрудникам. Это явление вносит беспорядок в процесс и увеличивает трудозатраты на исправление неточностей.
- Отсутствие контроля исполнения согласования проектной документации. Ручной контроль лишнее время уходит на получение управленческой и аналитической отчетности, и контроль исполнения задач исполнителями.
- Неудобное взаимодействие с подрядными организациями. Сотрудникам подрядных организаций необходимо лично присутствовать при подаче документов.
- Подача документов с неполным комплектом необходимых подписей. Уже подав документы, при входном контроле обнаруживается что не во всем комплекте есть необходимые подписи. Данный факт влечет дополнительные трудозатраты на формирование замечаний.
В рамках проекта разработано веб-приложение личного кабинета подрядчика и подсистема «Управление документацией по проекту» в «1С:Документооборот». Фильтрация документов, прикрепленных подрядчиком в ЛК, происходит с помощью нейронной сети. Система управления проектами строительства (СУПС) интегрирована с существующими системами компании — «1С:Управление холдингом» и системой управления производственными активами (СУПА) в части получения актуальных данных по контрагентам, договорам с контрагентами, инвестиционных проектов. На текущий момент автоматизировано 30 рабочих мест.
Общий принцип работы
Вся работа осуществляется в подсистеме «Управление документацией по проекту». Первым шагом ответственный менеджер создает проект строительства. В проекте строительства указывается контрагент, ответственный за предоставление проектной документации, ответственное подразделение хаказчика и стадия проекта. Далее указывается состав проектной документации с шифрами томов проектов. В системе реализовано сопоставление состава томов, стадий и ответственных сотрудников подразделений, это позволяет при поступлении документации не выбирать согласовано, а лишь проверять.
После создания проекта строительства в «1С:Документооборот», он, путем интеграции с личным кабинетом подрядчика, передается в него. Контрагент в личном кабинете добавляет документы к соответствующим разделам проекта. После загрузки, контрагент нажимает «Отправить» и происходит отправка документации в 1С. На этом моменте нейронная сеть проверяет документацию на соответствие (положение страниц по ГОСТ, наличие подписей, наличие пустых страниц).
При поступлении документации в «1С:Документооборот», создается бизнес-процесс «Входной контроль», куда по умолчанию прикреплены результаты проверки нейронной сетью. Ответственный менеджер либо принимает документацию, либо отклоняет. При принятии создается сеть бизнес-процессов для проверки документов в зависимости от выбранного подразделения. Ответственный менеджер на любом этапе имеет возможность отслеживать ход согласования документации. По итогам согласования система автоматически формирует письмо в адрес контрагента с результатами согласования и замечаниями. Письмо, после акцептования менеджером, отправляется в личный кабинет подрядчика. Согласованным томам присваивается уникальный QR-код, который позволяет контролировать версии документа, для исключения подмены документов.
При поступлении замечаний в личный кабинет контрагент прикладывает только исправленные версии документов и отправляет их по цепочке описанной выше. При этом система контролирует версии документов и не направляет уже согласованные документы.
Архитектура системы
Серверные компоненты (аппаратные и программные) размещены на:
- терминальных серверах (2 шт.),
- серверах приложений (4 шт.),
- файловых серверах (2 шт.),
- серверах СУБД (2 шт.).
Клиентский доступ для сотрудников ПАО «Россети Северный Кавказ» к системе осуществляется через терминальный сервер, на котором установлена технологическая платформа «1С: Предприятие», для внешних контрагентов доступ осуществляется через веб-интерфейс, и серверы приложений находятся в DMZ зоне.
Архитектура для сотрудников
Архитектура для внешних контрагентов
Уникальность проекта заключается в разработке единого информационного пространства для сотрудников подрядной организации и сетевой компании. Входной контроль документов с помощью нейронной сети позволяет существенно снизить риск приема на рассмотрение некорректной документации. В рамках проекта также разработано уникальное решение по маршрутизации состава проектной документации, позволяющее автоматически распределить документацию по ответственным подразделениям и сотрудникам.
Результаты проекта позволили снизить трудозатраты всех задействованных сотрудников подразделений в согласовании проектной документации.
Руководство комании видит весь ход согласования с отклонениями от сроков, что повысило прозрачность процесса.
Все сотрудники работают в едином информационном контуре.
Также, благодаря автоматизации:
- создано единое информационное пространство для эффективного распределения управленческой информации между участниками проектов в процессе планирования, исполнения, мониторинга и контроля проектов;
- обеспечены интеграции со сторонними системами для оптимизации работы исключения ошибок;
- обеспечены возможности контроля идентичности согласованной в электронном виде документации по проекту с ее распечатанной версией, посредством присвоения уникального QR-кода (штрих-кода) после утвержденного положительного результата проведения согласования.
- создано выделенное рабочее пространство и организован внешний доступ для ответственных сотрудников общества и подрядных организаций (ГИП) при работе в СУПС;
- типизированы процедуры взаимодействия с контрагентами в процессах управления проектами капитального строительства.
