Компания «Атлант» развивает единое информационное пространство на базе продуктов системы «1С:Предприятие 8». Для оптимизации кадрового взаимодействия с сотрудниками, экономии трудовых и материальных ресурсов, повышения эффективности кадрового документооборота компания внедрила комплексное решение «1С:Кабинет сотрудника». Использование данного сервиса позволило не только унифицировать и упорядочить кадровую документацию, но и в короткие сроки перейти с бумажного на электронный кадровый документооборот, а также значительно сократить трудоемкость рутинных операций для сотрудников кадровой службы.
Общество с ограниченной ответственностью «Атлант» — крупный российский оператор железнодорожного подвижного состава с универсальным парком (полувагоны, крытые вагоны, платформы, нефтебензиновые цистерны) оказывает услуги ремонта и аренды вагонов, оперирование подвижным составом более чем 300 клиентам, среди которых лидеры всех основных отраслей российской экономики.
Основные цели проекта:
- Обеспечить переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с сотрудниками компании.
- Обеспечить быстрое создание, передачу и согласование кадровых документов сотрудников.
- Обеспечить переход с бумажных кадровых документов на электронные и использование сотрудниками электронной подписи для верификации этих документов.
Задачи проекта:
- Выполнить анализ требований для организации системы кадрового документооборота компании.
- Сформировать каждому сотруднику личный кабинет (ЛК) и обеспечить авторизованный доступ к ЛК.
- Реализовать оперативное управление электронными заявками от сотрудников и отслеживание их статусов.
- Провести тестовые испытания и опытную эксплуатацию сервиса на пилотной группе сотрудников.
- Провести ознакомительную демонстрацию для сотрудников по использованию ЛК.
До внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» формирование и учет кадровых документов компании проводился в корпоративной информационной системе на базе программных продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Но при этом сохранялась практика использования бумажных копий заявлений от сотрудников. Запросы и заявки сотрудников на получение кадровых и зарплатных документов не были формализованы в достаточной степени. Следствием этого был большой объем рутинных и ручных операций у работников кадровой службы и бухгалтерии. Электронный документооборот с сотрудниками не был реализован. Процессы и статусы исполнения заявок и запросов отслеживались в «ручном режиме».
Авторизованный доступ сотрудника к ЛК обеспечивается на смартфоне, планшете через интернет с использованием мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника». Также возможно использовать веб-клиент через браузер. Доступ к сервису интегрирован в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Активация ЛК сотрудника производится при первом подключении с использованием личного ключа активации. Со стороны сотрудников в сервисе применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи. Со стороны работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). При маршрутизации документов они согласовываются ответственными лицами и руководителем по настроенному сценарию.
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- Общее число документов, переведенных в КЭДО — 22.
- Общее число ЛК и подключенных пользователей — 300.
Особенностью данного проекта явилось то, что заказчик в течение нескольких лет уже пользовался доработанной типовой конфигурацией продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и имел достаточно устоявшиеся процессы кадрового документооборота. В процессе внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» были выполнены консультации о возможностях сервиса и этапах перехода на КЭДО. В результате обследования был составлен перечень и шаблоны документов компании, перевод которых планируется в КЭДО. Заказчику были предоставлены образцы приказов и другие нормативные документы, которые необходимо принять для перехода на КЭДО.
Перечень электронных документов, в отношении которых ведется кадровый электронный документооборот:
- Заявления работников по кадровым вопроса:
- заявление о предоставлении оплачиваемого отпуска (его части);
- заявление на отпуск без сохранения заработной платы;
- заявление о переносе отпуска;
- заявление на предоставление персонального дня;
- заявление о дне отдыха за работу в выходной день;
- заявление о согласии на работу в выходной день;
- заявление о согласии на командировку в выходной (нерабочий, праздничный) день;
- заявление об отказе ведения трудовой книжки (переход на сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
- заявление о смене реквизитов карты;
- заявление об отмене отпуска в связи с больничным;
- заявление о предоставлении трудовой книжки, справки с места работы;
- заявление о переносе режима работы.
- Согласия работников:
- согласие на обработку персональных данных;
- согласие на передачу персональных данных третьим лицам.
- Ознакомление с документами:
- ознакомление с графиком отпусков.
- Приказы по кадровым вопросам:
- приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
- приказ о направлении в командировку;
- приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий, праздничный) день;
- приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий, праздничный) день в период командировки.
- Служебные записки по кадровым вопросам:
- служебная записка о работе в выходной (нерабочий, праздничный) день с согласия работника;
- служебная записка о работе в выходной день в период командировки (дне в пути).
Уникальность решаемой задачи состояла в реализации и адаптации в типовой конфигурации продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и сервисе «1С:Кабинет сотрудника» сложившихся процессов кадрового документооборота компании.
Сократилось количество бумажных кадровых документов
Ускорились создание и отправка кадровых документов
Сократилось время согласования кадровых заявлений
Персонал компании получил удобное, надежное и формально авторизованное средство коммуникации с кадровой службой и бухгалтерией для формирования, отслеживания и получения кадровых документов. Сотрудники могут создавать, запрашивать и получать различные кадровые и зарплатные документы, такие как заявления, приказы, запросы, расчетные листки, с использованием своих мобильных устройств, буквально в несколько кликов. Сервис позволяет сотрудникам и кадровым специалистам подписывать документы в электронном виде, что делает их действительными и безопасными.
Количественные результаты:
- Количество бумажных кадровых документов сократилось на 70%.
- Создание и отправка кадровых документов ускорилось на 80%.
- Время согласования кадровых заявлений сократилось в 3 раза.
