||
Краткое описание

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского построил систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Переход на подписание документов электронной цифровой подписью обеспечил конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе документооборота, нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных. 

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского»
Заказчик

Омский государственный университет имени Ф. М. Достоевского — высшее учебное заведение в г. Омске; первое учебное заведение города, имеющее статус университета с момента основания. В состав ОмГУ входят 8 факультетов и 1 институт. А также центр делового образования  (обособленное подразделение).

1
Цели и задачи

Основные бизнес-цели проекта:

  1. Улучшить взаимодействие между подразделениями (скорость обмена документами между факультетами, кафедрами, администрацией).
  2. Обеспечить соответствие требованиям регуляторов (ФЗ «Об электронной подписи», приказы Минобрнауки).
  3. Уменьшить бумажный документооборот и связанные с ним затраты (печать, хранение, доставка).
  4. Автоматизировать рутинные процессы (согласование, подписание, регистрация).
  5. Минимизировать потери и ошибки в документах (версионность, журналирование изменений.
  6. Контролировать сроки исполнения документов и дисциплину сотрудников.
  7. Упростить аудит и отчетность (все действия фиксируются в системе).

Задачи проекта:

  1. Провести обследование процессов делопроизводства университета.
  2. Осуществить загрузку нормативно-справочной информациию.
  3. Настроить документы и обработки по маршрутам согласования в соответствии с потребностями функциональных заказчиков.
  4. Обеспечить интеграцию с целью актуализации структуры предприятия и сотрудников из внедряемой системы кадрового учета.
2
Ситуация до старта проекта

До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «Парус-Бюджет 8» (модуль «Управление деловыми процессами»).

Эксплуатирующийся модуль «Управление деловыми процессами» обеспечивал только регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции, а также осуществлял хранение сканов присоединённых файлов (приказы, распоряжения и прочее).

3
Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках реализации проекта были автоматизированы бизнес-процессы:

  1. Обработка входящих документов.
  2. Обработка обращений от граждан.
  3. Формирование и обработка исходящих документов на угловом бланке университета.
  4. Формирование и обработка исходящих документов на иностранном языке.
  5. Формирование и обработка гарантийных писем.
  6. Формирование и обработка служебных записок.
  7. Формирование и обработка служебных записок на командировочные расходы преподавателям и студентам.
  8. Формирование и обработка приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.
  9. Формирование и обработка распоряжений.
  10. Формирования и обработка положений.
  11. Формирование и обработка проектов договоров с контрагентами.
  12. Формирование и обработка соглашений.

Примеры маршрутов обработки документов 

Настроены специализированные формы отчетов:

  • «О расходовании ЗПО»;
  • «Отчет по возврату корреспонденции»;
  • «Отчет по услугам почтовой связи»;

 

Обеспечена интеграция НСИ из ИС «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»

Схема интеграции

Реализован механизм контроля в рамках изменений загружаемых объектов из 1С:ЗКГУ:

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках реализации проекта можно отметить:

  1. Построение архитектуры ИС ДГУ преимущественно на основе типового функционала, прибегая только к минимальным доработкам системы (для дальнейшего снижения трудозатрат на обновление системы).
  2. Миграцию исторических данных из модуля «Управление деловыми процессами». (с учетом особенностей исторической системы на базе СУБД Oracle, сложности с получением данных).
  3. Смену ключевого руководителя проекта по внедрению на стороне заказчика уже на стадии реализации проекта, оперативное решение вопроса.
  4. Работу с возражениями со стороны сотрудников университета на пути перехода на электронный документооборот. Принятие волевых решений руководством вуза для массового старта работы с электронным документооборотом.
5
Результаты проекта

Внедрение «1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 3.0» в ОмГУ им. Ф.М. Достоевского позволило решить широкий спектр задач:

  1. Переход на подписание документов электронной цифровой подписью позволил обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
  2. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
  3. Появилась возможность для руководства осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников.

Экономический эффект от внедрения:

  1. Уменьшение затрат на бумажный документооборот на 50%. Ранее электронный документооборот в организации не использовался.
  2. Сокращение времени обработки документов на 40%, за счет оптимизации маршрутов согласования.
  3. Снижение количества операционных ошибок на 15% за счет стандартизации форм документов.
  4. Повышение исполнительской дисциплины за счет формирования соответствующей отчетности руководителями структурных подразделений университета.
Версия для печати
РАБОЧИХ МЕСТ
150
Бизнес Системы
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Ноябрь 2023 —
Сибирский федеральный округ РФ

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Ведущий программист отдела информационных систем Омского государственного университета имени Ф. М. Достоевского
Ольга Епанчинцева
Внедрение электронного документооборота в ОмГУ значительно упростило работу университета: процессы стали быстрее, прозрачнее, а расходы на бумагу и архивы сократились — теперь документы можно подавать, согласовывать, а также подписывать ЭП онлайн без лишних задержек.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
22 мая 2025
Новый интернет-курс «1С:Университет ПРОФ - Базовый курс пользователя программного продукта»

Цель курса: дать слушателям практические навыки работы с программным продуктом «1С:Университет ПРОФ», чтобы они могли уверенно использовать их в профессиональной деятельности, и повысить свою квалификацию.

16 мая 2025
С 3 июня стартует обучение на онлайн-курсе «Архитектура и автоматизация бюджетного процесса»

Курс проведут в прямом эфире эксперты «1С ПРО Консалтинг» — практики с опытом внедрения ERP и финансового управления в крупнейших компаниях, включая проекты уровня Big4.