В рамках выполнения поручения Президента и постановлений правительства Тульской области реализован проект по созданию единой ведомственной информационной базы данных бухгалтерского учета для 33 учреждений министерства труда и соцзащиты. Задача решена с помощью продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» и «1С:Документооборот государственного учреждения». Ключевой особенностью проекта является масштабируемость и комплексный подход: он охватил все 33 подведомственных учреждений, унифицировав их финансовые и кадровые процессы, а также внедрив электронный документооборот. В результате была достигнута полная автоматизация учета, повышена прозрачность и эффективность управления финансами ведомства.
Государственное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия министерства труда и социальной защиты Тульской области» отвечает за ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, составление бюджетной и иной финансовой отчетности, ведение кадрового учета и подготовку кадровой отчетности в отношении обслуживаемых учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты области.
Цель проекта — создать единую ведомственную информационную базу данных бухгалтерского и кадрового учета учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты Тульской области, на базе платформы «1С:Предприятие».
Задачи проекта:
- Унифицировать и автоматизировать бюджетный (бухгалтерский) учет финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
- Унифицировать и автоматизировать кадровый учет обслуживаемых учреждений.
- Внедрить и настроить электронный документооборот для оперативного обмена информацией.
- Обеспечить оперативное получение информации для принятия управленческих решений.
- Повысить качество учета и отчетности на основе единой методологии, позволяющей стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности.
- Создать условия для оперативного контроля за деятельностью подведомственных учреждений.
Ранее подведомственные учреждения (33 учреждения) осуществляли бухгалтерский и кадровый учет самостоятельно.
Отсутствовали единые информационные базы и справочники, процессы были автоматизированы не полностью, в частности для взаимодействия между подведомственными учреждениями использовался бумажный документооборот. Не были сформированы единые подходы к ведению бухгалтерского учета, оформлению локальных актов и документов в сфере кадрового учета в обслуживаемых учреждениях. Кадровый учет велся учреждениями самостоятельно, в основном без использования автоматизированных систем (на бумаге или в виде разрозненных файлов).
Это осложняло составление и представление бухгалтерской отчетности, отчетности в органы статистики, внебюджетные фонды, налоговые и иные органы. Руководство не имело инструментов для оперативного контроля за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений, подведомственных министерству.
Комплексная автоматизация бухгалтерского, кадрового, налогового и управленческого учета выполнена с использованием ПП «1С» и решений сторонних разработчиков. В основе архитектурного решения:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП»;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП»;
- «1С:Документооборот государственного учреждения».
Настроено расширение для инвентаризации (с загрузкой данных в 1С).
Проект по созданию ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО охватил головной офис организации (15 учреждений) и 4 структурных подразделения (5 учреждения в Алексине, 4 учреждения в Одоеве, 6 учреждений в Новомосковске и 3 учреждения в Ефремове).
Реализованы интеграции системы с программами Web-исполнение, «Адресная социальная помощь», Социальный фонд России (СФР) и ГИС (государственными информационными системами). А также с программными продуктами сторонних разработчиков (для руководителей, кадровых служб и др.).
Обозначения на схеме:
- Область данных БГУ_ЦБ — область данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» для учреждений, подведомственных Министерству труда и социальной защиты Тульской области, полномочия по ведению учета которых переданы в ЦБ (многофирменная);
- Область данных БГУ_УСЗН — область данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» Управления социальной защиты Тульской области;
- Область данных БГУ_ЦЗН — область данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» Центра занятости населения Тульской области.
Ключевые особенности реализации проекта заключаются в комплексном характере работ в связи с созданием нового учреждения для централизованного управления и контроля, а также в территориальной распределенности подразделений и их количестве (всего 33 организации).
Чтобы выполнить внедрение без остановки основных процессов деятельности и минимизировать риски, связанные с комплексным характером проекта, было решено реализовать его поэтапно.
- 1 этап (унификация бухучета) — создание единой ведомственной информационной базы данных бухгалтерского учета и внедрение электронных документов, загрузка данных об оказанных услугах получателям социальных услуг;
- 2 этап (пилотный проект) — технологическая централизация кадрового учета для снижения нагрузки на персонал кадровой службы за счет автоматизации рутинных задач, обеспечения достоверности данных и своевременного получения информации для принятия управленческих решений;
- 3 этап (автоматизация отдельных сфер финансово-хозяйственной деятельности) — автоматизация учета автомобильного топлива от оформления и регистрации путевого листа до расчета расходов и списания, автоматизация процесса инвентаризации имущества;
- 4 этап (автоматизация учета продуктов питания) — создание условий для контроля в сфере питания, начиная от выбора меню на конкретную дату до списания продуктов питания, израсходованных на приготовление блюд, и обеспечение возможности формирования отчетов (о стоимости питания в день на одного получателя услуг, о необходимых объемах продуктов питания для планирования закупок). Предумотрена возможность выбора варианта меню в зависимости от категории довольствующихся, вида диеты, сезона и дня недели. Спецификация блюд ведется по калорийности, в составе блюда указаны белки, жиры, углеводы и калорийность как для каждого продукта отдельно, так и блюда целиком. Для всех учреждений номенклатура и меню единые;
- 5 этап — технологическое развитие. В 2024 году в целях контроля и оперативного анализа ситуации по подведомственным учреждениям, а также оптимизации технологической работы с базами данных было принято решение о переходе к инфраструктуре 1С:Фреш и реализации на ее базе сводной отчетности.
Ускорился сбор информации для принятия управленческих решений
В ходе поэтапной реализации проекта были выполнены следующие блоки работ.
Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений:
- Автоматизированы процессы ведения бухгалтерского учета с помощью «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», настроены интеграции с программами Web-исполнение, «Адресная социальная помощь» и Социальном фондом России (СФР).
- Выполнены доработки типовых операций с учетом специфики финансово-хозяйственной деятельности учреждения для унификации подходов к отражению фактов хозяйственной жизни учреждений в бухгалтерском учет.
- Автоматизирован процесс инвентаризации имущества в обслуживаемых учреждениях.
- Создана единая ведомственная информационная база бухгалтерского учета и сформированы единые справочники: должностей, выплат работникам учреждений, транспортных средств, норм расхода автомобильного топлива, видов ГСМ, видов меню, приемов пищи, готовых блюд.
Централизация кадрового учета:
- Автоматизирован кадровый учет на базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» для формирования штатного расписания, индексации окладов, ведения табеля учета использования рабочего времени, формирования графика отпусков, учета дней неиспользуемого отпуска, получения информации об обучении и повышении квалификации сотрудников, формирования плана обучения и повышения квалификации сотрудников учреждений.
- Унифицированы и автоматизированы процессы формирования трудовых договоров, приказов по кадровой деятельности (23 типовых приказа).
Внедрение электронного документооборота для обмена между ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО и обслуживаемыми учреждениям:
- Осуществлен единовременный и единообразный переход всех обслуживаемых учреждений на использование электронных документов на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» (148 сотрудников).
- Настроены интеграции с ГИС и программными продуктами сторонних разработчиков, в т.ч. для руководителей и заместителей начальников отделов и работников кадровой службы.
- Для осуществления электронного документооборота между учреждениями использованы различные программные продукты, в том числе «1С:Документооборот государственного учреждения».
Контроль за деятельностью подведомственных учреждений:
- Автоматизирована работа сотрудников отдела контроля за деятельностью учреждений по проведению комплексных проверок финансово-хозяйственной деятельности подведомственных министерству учреждений, а также тематических проверок и проверок по обращениям граждан.
- Унифицированные требования и настройки программных продуктов сначала тестируются в пилотных учреждениях, а после внедряются в остальных.
Работа по проекту на момент публикации продолжается, в 2025 году в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» реализованы механизмы учета предоставления технических средств реабилитации, а также проката товаров для новорожденных детей.
Достигнутые результаты:
- Повышение качества бухгалтерского учета и составления отчетности.
- Оперативное получение информации для принятия управленческих решений.
- Единообразие применения трудового законодательства в обслуживаемых учреждениях.
- Унификация подходов к оформлению локальных актов и документов в сфере кадрового учета в обслуживаемых учреждениях.
Показатели экономической эффективности внедрения:
- Ускорение сбора информации для принятия управленческих решений — в 8 раз.
- Достоверность информации — 100%
