Компания «Мега-Ком» реализовала внедрение автоматизированной системы управления объектами недвижимости и договорами аренды, основанной на продуктах «1С:Аренда и управление недвижимостью» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0». Эти меры позволили консолидировать реестр муниципального имущества и договоры аренды в единой информационной среде, значительно улучшив производительность и оптимизировав использование объектов имущества. Программа была доработана с учетом особенностей бухгалтерского учета государственных организаций. Помимо прочего, компания разработала отдельные функциональные модули для оперативного учёта акций и ценных бумаг.
Комитет по управлению муниципальным имуществом города Курска является структурным подразделением администрации, осуществляющим управление муниципальной собственностью. В реестре муниципального имущества значатся 16,4 тыс. объектов недвижимости. Общая площадь муниципального фонда — 50,7 млн. кв. м.
Цель проекта — создание единой информационной системы ведения реестра недвижимости и учета аренды, в которой будет предусмотрено:
- Централизованное ведение реестра недвижимости:
- формирование полного перечня объектов недвижимости с указанием характеристик каждого объекта (адрес, площадь, состояние);
- хранение истории изменений статуса объектов и связанных договоров.
- Автоматизированный учет операций аренды:
- управление всеми этапами заключения и исполнения договоров аренды (формирование договоров, расчет арендной платы);
- мониторинг платежей по договорам аренды.
- Оперативный доступ к необходимой информации:
- возможность быстрого поиска нужной информации о каждом объекте недвижимости и заключенном договоре;
- удобство предоставления отчетов руководству и заинтересованным сторонам.
- Оптимизация управленческих решений:
- анализ доходности объектов, выявление проблемных участков и неэффективных площадей;
- поддержка принятия обоснованных решений относительно оптимизации структуры активов.
- Снижение административных издержек: упрощение рутинных процедур, снижение нагрузки на персонал, исключение дублирующих действий.
Чтобы достичь намеченной цели, необходимо было решить ряд важных задач:
- Внедрить ПП «1С:Аренда и управление недвижимостью».
- Настроить интеграцию системы с внешними источниками данных.
- Разработать подсистемы для учета долей акций и облигаций.
- Автоматизировать процессы управления договорами аренды.
- Доработать инструменты аналитики и отчетности.
- Адаптировать модуль под особенности учета аренды и реестра недвижимости с учетом бизнес-процессов организации.
Ранее управление имуществом и расчет арендной платы осуществлялись посредством двух внешних программных продуктов, предоставленных другим разработчиком. Эти компоненты оказались недостаточно функциональными для удовлетворения всех требований заказчика. Возникли трудности в работе и обновлении данных модулей. По указанным причинам было принято решение перейти на программное обеспечение на платформе «1С:Предприятие 8».
Первым этапом работ стала установка модуля «1С:Аренда и управление недвижимостью», предназначенного для учета арендных операций и ведения реестра имущества. До начала проекта комитет работал, используя прежнюю информационную базу, поэтому в рамках проекта были реализованы необходимые интеграционные решения между новой системой и предыдущими источниками данных.
Схема архитектуры
Команде разработчика и заказчику предоставили общую цифровую платформу, обеспечивающую совместный доступ к структуре бизнес-процессов, перечню функциональных требований и набору руководящих документов. Проект реализовывался согласно методологии каскадного типа («водопад»), включающей последовательные этапы разработки. Все необходимые функции были классифицированы по нескольким категориям, каждая из которых охватывала разные виды учёта. Работа велась параллельно по каждому направлению.
Этапы проекта:
- Общие требования ведения учета.
- Параллельный учет.
- Разграничение полномочий/прав доступа.
- Управление объектами реестра.
- Управление объектами аренды и договорами аренды.
- Реализация согласованных функциональных требований.
- Загрузка необходимых исторических данных.
- Настройка интеграции с внешними системами, обеспечивающими процессы ведения учета и подготовки всех видов отчетности в соответствии с функциональными требованиями.
- Разработка инструкций по работе с информационной системой.
- Проведение приемочного тестирования.
- Ввод системы в эксплуатацию.
Функциональные разделы внедренной подсистемы:
- Учет и ведение реестров объектов недвижимого имущества.
- Учет и ведение субъектов права.
- Учет прав, состояний и договоров.
- Учет акций, облигаций, долей.
- Работа с документами.
- Конструктор отчетов, предназначенный для поиска, фильтрации и вывода данных с возможностью сохранения результатов поиска и выгрузки в структурированный файл.
- Формирование отчетов и печатных форм.
Внедренные разделы «1С:Аренда и управление недвижимостью»
Внедрение «1С:Аренда и управление недвижимостью» позволило ликвидировать информационную разрозненность и создать централизованную, эффективную систему управления имущественным комплексом, работающую для пользователей в режиме «единого окна».
Система объединяет всю информацию об имуществе организации, договорах аренды и бухгалтерского учета в единую базу данных. Это упрощает процесс контроля и мониторинга объектов недвижимости, снижает вероятность ошибок и повышает эффективность принятия управленческих решений.
В ходе реализации проекта система прошла адаптацию с учетом специфики, характерной для государственных учреждений. Расширен функционал для управления финансовыми активами. Разработаны и внедрены уникальные модули учета долей акций и облигаций.
На начальном этапе был проведен всесторонний аудит существующих процедур управления имуществом учреждения, на основе которого были предложены и внедрены меры по их оптимизации.
Сократилось время на поиск информации
Повысилась точность данных в реестре имущества
Автоматизированы рутинные операции
- В результате проекта все поставленные цели достигнуты: актуальная информационная система внедрена в необходимом объеме и соответствует требованиям российского законодательства.
- Создано единое информационное пространство для учета всех необходимых характеристик объектов имущества.
- Разработан надежный управленческий инструмент поддержки принятия решений в отношении объектов имущества.
- Улучшен контроль по оформлению договоров аренды, назначения стоимости и своевременности получения доходов от аренды.
- Значительно ускорились сроки согласования сделок с имуществом и последующего контроля над ними, осуществляемые комитетом для подконтрольных организаций. Улучшения достигнуты благодаря повышению скорости и эффективности внутренних рабочих процессов.
Показатели эконмической эффективности:
- Сократилось время на поиск информации об объекте/договоре на 90%.
- Повысилась точность данных в реестре имущества на 98%.
- Автоматизированы рутинные операции на 85%.
