В рамках автоматизации кадрового документооборота на автомобильном заводе «Хавейл» внедрили сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в единую информационную систему предприятия и допускает доработку силами штатных программистов. В результате снизилась нагрузка на сотрудников отдела кадров. Теперь документы формируются автоматически в программе, не нужно выделять офис-ассистента для каждого цеха, который раньше лично обходил работников. Повысилось удобство для работников. Все обращения можно подать дистанционно, не тратить время на поездку на завод.
ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» — высокотехнологичное производство по выпуску автомобилей под брендом HAVAL, которое располагается на территории индустриального парка «Узловая» Тульской области. Предприятие работает по принципу полного цикла. В составе завода 6 цехов с общей численностью сотрудников более 5000 человек.
Цель проекта — перевод кадрового делопроизводства предприятия с бумажного на электронный с возможностью последующего масштабирования и развития системы.
Задачи проекта:
- сократить трудозатраты на ведение кадрового учета, связанные с ручным вводом;
- ускорить обмен документами между работодателями и сотрудниками по кадровым вопросам;
- создать комфортные условия для дистанционного получения информации работниками;
- сократить затраты на обслуживание бумажного документооборота предприятия.
Завод «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» занимает обширную территорию 216 га. Для решения кадровых вопросов за каждым цехом был закреплен офис-ассистент, который лично обходил цеха или, если работника не удавалось найти, обращался к непосредственному руководителю сотрудника, чтобы тот передал приглашение в отдел кадров. С учетом численности работников бумажный документооборот, включая затраты на закупку бумаги и ведение архива, был колоссальных объемов и сложности.
Для решения задачи автоматизации кадрового документооборота выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в единую информационную систему предприятия, имеет лицензию на 5000 сотрудников и возможность доработки силами штатных программистов.
В рамках автоматизации кадрового документооборота был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника».
Всего для перехода на КЭДО было разработано и переработано 46 печатных форм. Доработаны документы «Материальная помощь», «Больничный лист», «Оплата по среднему заработку», «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», «Отпуск по уходу за ребенком», «Перенос отпуска», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Изменение графика работы списком», «Кадровый перевод», «Отгул», «Отпуск».
Для всех перечисленных выше документов, чтобы практически полностью исключить ручные корректировки печатных форм была добавлена дополнительная область «Дополнительные данные для печати (КЭДО)». В некоторых просто основание, например, в документе «Кадровый перевод», «Отпуск» или «Изменение графика работы списком» или «Отпуск по уходу за ребенком». Для некоторых типов документов, например, «Оплата по среднему заработку» доступно занесение шаблонов оснований для их последующего использования, в других — более крупные для конкретного вида заявления свои.
В тестовом режиме запущена система взаимодействия для возможности сотрудников связаться с кадровой службой и задать вопрос по конкретному документу «в одном окне». В планах в рамках системы взаимодействия создать бота помощника по подаче документов и доступного функционала.
На панель управления КС добавлена возможность включать или отключать типовые заявления, которые по виду подачи кардинально отличаются от наших.
Выполнена доработка, благодаря которой доступ к изменению документов после отправки в КЭДО блокируется только для кадровика, а для расчетчика остается доступным для выполнения расчета «Материальная помощь», «Отгул», «Оплата по среднему заработку», «Больничный лист».
«Отгул»
Добавлены для заполнения поля в которые вводится основания для предоставления отгула, за какой день, согласно какой статье, сколько часов. Все данные тянутся автоматически в приказ.
«Материальная помощь»
Добавлены дополнительные поля для указания ФИО родственника, степени родства и даты события (например, дата свадьбы). Значения этих полей автоматически подставляются в приказ.
«Работа в выходные» и «Сверхурочная работа»
В табличную часть добавлены столбцы «Дата основания», «День отгула», «Время с», «Время до», для тех сотрудников, которые выбрали способ компенсации за отгул. Данные автоматически подставляются в приказ.
- Наличие в штате сотрудников, говорящих на разных языках (русский, английский, китайский). Так как завод является структурным подразделением частного автомобилестроительного холдинга Great Wall Motors (КНР), среди сотрудников, особенно в офисе, большой процент представителей Китая. Для решения проблемы языкового барьера две подсистемы перевели на английский язык, но в текущей версии программы это довольно трудоемкая работа, поэтому сотрудники, которые не говорят на русском, используют веб-версию «Кабинета сотрудника» с автопереводом в браузере.
- Большое число активных пользователей (до 5000). На заводе много цехов и много работников, на момент внедрения КЭДО среднесписочное число сотрудников превысило 4000. В процессе реализации проекта мы столкнулись сразу с двумя проблемами — консервативность офисных сотрудников, которые отказывались от перехода на электронный документооборот, и отсутствие у части цеховых работников смартфонов для использования мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника». Чтобы решить эту проблему, запланировали поэтапный переход, проводили обучение и рассказывали о преимуществах использования КЭДО в рассылках, в соцсетях компании. Для сотрудников без смартфонов планируется установка рабочих станций в цехах, чтобы они могли подать заявление или подписать документы.
- Глубокая интеграция КЭДО в информационную систему предприятия. Так как завод постепенно переводит процессы единую платформу «1С:Предприятие», настроен удобный обмен по API данными с 1С:ЗУП, а само приложение для кадрового электронного документооборота сразу интегрируется и дорабатывается с учетом цеховой специфики (подробнее об этом рассказали в «Архитектура решения и масштаб проекта»).
- Использование мобильного приложения. Из-за удаленности цехов друг от друга, большого числа работников и специфики графиков работы нужен был инструмент, который бы повысил удобство и скорость решения кадровых вопросов. Например, чтобы сотрудник мог оперативно сообщить о больничном, дистанционно решить вопросы по отпуску и прочее. Мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника» позволяет это сделать быстро и в любое время, в том числе в обеденный перерыв или дома после смены.
В результате перехода на кадровый электронный документооборот в ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус»:
- Снизилась нагрузка на сотрудников отдела кадров. Теперь документы формируются автоматически в программе, не нужно выделять офис-ассистента для каждого цеха, который раньше лично обходил работников.
- Повысилось удобство для работников. Все обращения можно подать дистанционно, не тратить время на поездку на завод, например, если приболел, нужно взять отпуск за свой счет или подать заявление на материальную помощь.
- Сократились расходы на бумагу. Бумажный документооборот существенно сократился, больше не нужно печатать и хранить огромное количество документов. Есть электронный архив, большинство документов подписываются простой электронной подписью.
- Сократилось количество ошибок ручного ввода. Бумажный документооборот отнимал не только время сотрудников, но и увеличивал риск ошибок из-за того, что нужно было с письменного заявления перенести правильно информацию в кадровую программу. Теперь же кадровики могут одной кнопкой заполнить большинство полей, так как информация автоматически подтягивается из справочников или выбирается из выпадающего списка.
- Упростилась рассылка расчетных листков. Ранее рассылка выполнялась на электронную почту, но из-за того, что сотрудников более 4000 человек, этот процесс был очень трудоемким. Письма могли не доходить, у программы рассылки случались сбои, работники несвоевременно подавали информацию о смене электронной почты. «1С:Кабинет сотрудника» все эти проблемы решил моментально.
Александр Косьянов, руководитель группы поддержки бизнес-систем
С автоматизацией кадрового документооборота работа стала намного быстрее и проще. Раньше офис-ассистенту приходилось обходить цеха, собирать заявления, подписывать приказы, много бумажной работы. Сейчас приказы напрямую отправляются каждому сотруднику, отдел кадров разгрузили и расходы на бумагу и бумажный архив сократили. И нет никаких проблем с расчетными листами: одну кнопку нажал, и точно знаешь, что всем отправилось.
