Компания «Газпром автоматизация» построила систему управления бизнес-процессами. Система построена на базе «1С:Документооборот». При этом система «1С:Документооборот» использована как система управления бизнес-процессами (BPM) и в такой роли она является мозгом существующих систем управления. Главный принцип выполнения проекта — фокус на людях и на их взаимодействии. Большой масштаб проекта — в системе работают 1200 сотрудников. При этом система позволила «мягко и ненавязчиво внедряться в рабочие интерфейсы пользователей». Среднее время исполнения поручений сократилось с двух недель до двух дней. Среднее время согласования платежей сократилось до двух дней. Проект выполнялся силами специалистов компании без привлечения подрядчика.
«Газпром автоматизация» — системный интегратор по объектам автоматизации, метрологического обеспечения и связи «Газпром» — одна из крупнейших ИТ-компаний России. Компания обеспечивает полный цикл работ от аудита, разработки и НИОКР до внедрения, пуско-наладочных работ, сервисного обслуживания и капитального ремонта автоматизированных систем управления. «Газпром автоматизация» имеет два филиала и 14 дочерних предприятий. В компании работает 5 тыс. сотрудников.
Цель проекта — повысить эффективность деятельности компании за счёт построения системы управления бизнес-процессами на базе «1С:Документооборот».
Задачи:
- обеспечить исполнение регламентов и повысить скорость взаимодействия сотрудников;
- сократить время исполнения поручений;
- сократить время согласования документов.
Бизнес-процессы компании делятся на три группы:
- Управляющие процессы: управление поручениями; управление финансами.
- Производственные процессы: управление конкурентными закупками; управление проектами; материально-техническое обеспечение; управление производством.
- Поддерживающие процессы: управление договорной работой; документооборот; регламентированный учёт; прочее (претензионная работа, логистика).
Специфика проекта заключается в том, что информационно-управляющая система компании «Газпром автоматизация» многокомпонентная. До старта проекта существовала проблема — в ключевой информационной системе было три разных подсистемы управления бизнес-процессами. Все они разрабатывались в разное время разными специалистами, у каждого из них — индивидуальный функционал (к слову, всегда недостаточный). Кроме того, компания имела незаменимых разработчиков, каждый из которых был специалистом в своей узкой области, что вызывало большие трудности в доработке и настройке.
Система управления бизнес-процессами (BPM) представляет собой мозг существующих систем управления. Преимущества использования BPM-систем:
- деятельность предприятия процессная и проектная;
- идеология BPM близка нам ментально по образу мыслей;
- BPM держит в фокусе взаимодействие сотрудников.
Основная идея проекта заключается в том, что система «1С:Документооборот» должна стать «мозговым центром» ИТ-систем компании. И проект по внедрению системы «1С:Документооборот» рассматривался именно как переход на основную BPM-систему. «Корпоративная информационная управляющая система» была тесно интегрирована с системой «1С:Документооборот». Теперь все бизнес-процессы методологи настраивают в системе «1С:Документооборот».
Информационно-управляющая система компании состоит из тесно интегрированных информационных систем, ключевыми элементами которой являются «Корпоративная информационная управляющая система» и «1С:Документооборот» (рис. 1). Система «1С:Документооборот» — это «мозговой центр» ИТ-систем компании. Она помогает использовать компонентный подход и служит ключевой компонентой ИТ-системы компании.
Рис. 1. Архитектура информационно-управляющей системы компании «Газпром автоматизация».
Каждая из информационных систем тесно интегрирована с «1С:Документооборот»: настроены как потоки данных, так и потоки управления, то есть передача задач. Основываясь на контексте, полученном из корпоративной информационной системы, и руководствуясь бизнес-процессами, которые настраиваются в «1С:Документооборот», «мозг» ИТ-системы генерирует задачи. Эти задачи попадают в систему, в которой работают пользователи. Пользователи выполняют задачи, после чего отметка о выполнении возвращается в «1С:Документооборот», и бизнес-процесс движется дальше.
В многокомпонентной информационной системе пользователи зачастую работают с одной информационной базой, но при этом многие бизнес-процессы на предприятии являются сквозными. Система «1С:Документооборот» позволяет их автоматизировать. Например, в одной из систем запущен бизнес-процесс — согласование договора. Событие — старт этого процесса — получено «мозговым центром» системы «1С:Документооборот» (рис. 2). Создана задача на согласование договора юристу, работающему в той же информационной системе, где произошел запуск бизнес-процесса. Юрист согласовывает договор — отметка об исполнении задачи передаётся в «1С:Документооборот», и, соответственно, генерируется новая задача на согласование бухгалтеру, который, в свою очередь, работает в другой информационной системе «1С:Бухгалтерия». Таким образом, система «1С:Документооборот» позволяет поддерживать сквозные бизнес-процессы.
Рис. 2. Сквозной бизнес-процесс «Согласование договора».
При построении системы управления бизнес-процессами команда проекта придерживалась перечисленных ниже принципов.
- Комплексный и компонентный подход. Информационная система — это совокупность интегрированных специализированных компонент.
- Фокус на людях, концентрация усилий на бизнес-процессах:
- взаимодействие между сотрудниками;
- эффективность работы сотрудников;
- взаимодействие команды проекта внутри себя и с пользователями.
- Учёт среды и контекста. Работающая система — это капитал, в том числе человеческий (навыки, привычки). Необходимо бережно относиться к работающим системам и аккуратно переходить на новые.
- Выбор адекватных решений и систем:
- где возможно, использовать типовой функционал;
- когда нужно, «бесстрашно» создавать свои решения.
Решения «1С» помогают «Газпром автоматизация» следовать этим основным принципам.
«1С:Документооборот» помогает сфокусироваться на людях и их эффективности
Применение данного принципа имеет ряд преимуществ:
- пользователи работают в «родных» прикладных системах, выполняют задачи в привычных им интерфейсах;
- работа по регламентам теперь автоматизирована в системе «1С:Документооборот», в привычных формах появляются элементы управления.
«Мы мягко и ненавязчиво внедряемся в рабочие интерфейсы пользователей», — отмечает Евгений Гафаров. В чём же заключается это «мягко и ненавязчиво для пользователей»? Допустим, пользователь работает в привычном ему контексте, например, в списке документов. Он видит в первую очередь именно те документы, по которым у него есть задачи. То есть в привычных формах внимание пользователей фокусируется именно на тех документах, с которыми они должны работать. При этом сотрудники всегда могут переключиться и посмотреть полный список документов.
В каждой информационной системе или для каждой группы пользователей можно предложить свои собственные формы, списки задач. Действующий регламент — это мощное средство повышения эффективности людей и предприятия в целом, система «1С:Документооборот» поддерживает регламенты предприятия. Поток управления обеспечивает выполнение регламента, причём делает это:
- мягко, то есть внедряется в привычные пользователям интерфейсы;
- неотвратимо, то есть задачи нельзя проигнорировать, пользователям необходимо их выполнять.
Бережное отношение к существующим системам и аккуратный переход на новые
Зачастую на предприятиях подолгу задерживаются старые системы — люди работают в них давно, уже сложились привычки, методы и навыки. Резко переводить их на работу в новой незнакомой системе — задача непростая. Система «1С:Документооборот» позволяет включить старую систему в многокомпонентную ИТ-систему, сделав её одной из компонент и интегрировав потоки данных и управления. В результате:
- потоки данных и управления охватывают и новую, и старую системы;
- появляется свобода в выборе момента отказа от старой системы.
Таким образом, «1С:Документооборот» упрощает переход на новые системы.
Преимущества компонентного подхода и «мозгового центра»:
- масштабируемость и тиражируемость: легко подключить новые компоненты к единому «мозговому центру»;
- централизация логики управления: все бизнес-процессы настраиваются в одном месте;
- простая кастомизация, высокая адаптивность: каждая группа пользователей, работающая в системе, может получить индивидуальный интерфейс, а внесение изменений в логику процесса возможно без остановки корпоративной информационной системы;
- лёгкость внедрения и поддержки: ИТ-специалисты выполняют несложную работу — настраивают эти бизнес-процессы в «1С:Документооборот»;
- оптимальный состав работ: больше настройки, меньше программирования, а значит, легко найти и обучить специалистов по работе с системами.
До старта данного проекта в информационной системе существовало три разных механизма управления бизнес-процессами. Теперь при переходе на единую BPM-систему все эти проблемы отпали. Таким образом, использование «1С:Документооборот» как ключевой компоненты позволяет избежать технических проблем.
Важно было заставить регламенты работать и повысить скорость взаимодействия. Для этого нужно концентрироваться не на автоматизации конкретных операций и отдельных рабочих мест, автоматизировать не отдельных игроков, а команду и взаимодействие людей.
Основные результаты по функциональным областям приведены ниже.
- Управление поручениями: бизнес-процесс автоматизирован за 2 месяца, среднее время исполнения поручений сократилось с двух недель до двух дней.
- Управление финансами: казначейство, согласование платежей; особенность — от трёх до восьми согласующих. Бизнес-процесс автоматизирован за 3 месяца. Эффект: исключены хождения по кабинетам, среднее время согласования платежей сократилось до двух дней.
- Организационный документооборот, бизнес-процессы: согласование служебных записок, согласование исходящих писем и ознакомление с приказом. Бизнес-процесс автоматизирован за 4 месяца. Эффект: исключены хождения по кабинетам, среднее время согласования сократилось до одного дня.
- Достигнута независимость от уникальных программистов, поддерживающих три самописные подсистемы управления бизнес-процессами.
Таблица. Уровень автоматизации бизнес-процессов, включённых в рамки проекта, до старта и после завершения проекта.
| Бизнес-процессы | Уровень автоматизации | |
|---|---|---|
| Управляющие процессы | Январь 2014 | Декабрь 2016 |
| управление поручениями | 10% | 100% |
| Управление финансами | 0% | 50% |
| Производственные процессы | ||
| управление конкурентными закупками | 0% | 80% |
| управление проектами | 0% | 60% |
| материально-техническое обеспечение | 70% | 80% |
| управление производством | 0% | 50% |
| Поддерживающие процессы | ||
| управление договорной работой | 10% | 100% |
| документооборот | 0% | 100% |
| регламентированный учёт | 100% | 100% |
| прочее: претензионная работа, логистика | 0% | 0% |
«Возможно, в будущем нам предстоит переход на новую систему, например, когда подойдёт время внедрять систему «1С:ERP Управление предприятием 2», — отмечает Евгений Гафаров. — Прежде всего, мы сделаем её частью нашей многокомпонентной системы, подключим её к нашему «мозгу», настроим потоки данных и потоки управления, внедримся в интерфейсы, для того чтобы было удобно пользователям. И постепенно, согласно плану, начнём переводить пользователей со старых механизмов на новые».
