Проект унификации, стандартизации и автоматизации всех бизнес-процессов компании «БЭСК» стал одним из ключевых этапов программы совершенствования системы управления предприятием. Единая ERP-система охватывает всю деятельность компании, планируемое количество функциональных модулей ERP-cистемы — 19. Из них на сегодня в промышленной эксплуатации находятся 16 модулей. Комплексная ERP-система «БЭСК» построена на платформе «1С:Предприятие 8» из 14 отдельных систем и максимально использует возможности типовых продуктов фирмы «1С». При этом обеспечена глубокая интеграция всех модулей. В ERP-системе работает более 3500 пользователей. Один пользователь может использовать один и более функциональных модулей системы, общее количество таких использований (автоматизированное рабочее место, АРМ) — более 10 000 штук.
Группа «БЭСК» — крупная региональная электросетевая компания России. Сфера деятельности компании — надёжное электроснабжение и своевременное технологическое присоединение к электрическим сетям. В группу входят
4 компании: «БЭСК» — управляющая компания, «Башкирэнерго» — распределительные сети, «Башкирская сетевая компания» — магистральные сети и новая компания «БЭСК инжиниринг». Группа компаний «БЭСК» занимает доминирующее положение на рынке передачи электроэнергии.
Цель: реализация программы совершенствования системы управления компании «БЭСК» путём внедрения ERP-cистемы.
Задачи:
- унификация и стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях компании;
- автоматизация сбора и расчёта показателей „здоровья” бизнес-процессов компании;
- автоматизация сбора и расчёта показателей эффективности деятельности сотрудников, участвующих в бизнес-процессах;
- повышение эффективности выполнения бизнес-процессов за счёт максимальной автоматизации и интеграции всех участков учёта.
Группа компаний «БЭСК» активно развивается, и вместе с ростом компании в области ИТ встают новые задачи: поддержка новых процессов и функций, повышение эффективности деятельности и производительности труда сотрудников, предоставление руководству всё более глубокой и всеобъемлющей информации о работе компании. На момент старта проекта основные бизнес-процессы компании не были автоматизированы или были частично автоматизированы локальными программами. Это приводило к тому, что:
- бизнес-процессы разных структурных подразделений компании выполнялись в разных программах или вообще вручную, что существенно затрудняло их контроль;
- подготовка отчётности, особенно консолидированной, по данным разных функциональных блоков требовала длительного времени;
- отсутствовала интеграция данных между разными бизнес-процессами, что приводило к многократному вводу одной и той же информации в разных программах и как следствие — к ошибкам и искажению информации в отчётности.
Особенно остро стояли вопросы унификации учёта. Как в управлении, так и в филиалах функционировала отдельная, не связанная с другими система, как правило, «1С:Бухгалтерия 7.7». Обмен данными между ними отсутствовал, были различия в методологии учёта. В управлении и филиалах имелись собственные НСИ, модели учёта затрат, отличались уровни аналитики и порядок отнесения затрат в себестоимость. Даже зарплата иногда считалась по-разному. Необходимо было обеспечить методологическое и информационное единство регламентированного учёта в организации.
Проблемы управления отражались и на клиентах. Бывали случаи, когда сроки утверждения договоров затягивались, возникала путаница с суммами и даже терялись договоры! Всё это имело отрицательные последствия для компании.
В 2012 году в компанию пришли новые руководители, которые инициировали программу совершенствования системы управления предприятием. Они определили основные векторы развития системы управления:
- централизация ключевых функций;
- развитие проектного управления;
- развитие процессного управления;
- создание инструментов объединённых коммуникаций.
Первый шаг — это организация проектного офиса и управляющего комитета проектов, куда вошли топ-менеджеры компании. «Именно организация проектного офиса и создание единой методологии управления проектами позволили проводить масштабные изменения в компании, — отметил Юрий Горбачёв. «Управляющий комитет решал и решает все важнейшие вопросы проектов изменения системы управления, — добавляет Галина Заводчикова, начальник департамента бизнес-систем. — Развитие культуры проектного управления позволило выполнить проект создания ERP-системы без существенных отклонений от плановых сроков и бюджетов».
Затем стартовала программа совершенствования системы управления предприятием, которая включала три главных направления изменений:
- создание проектного офиса;
- организационные изменения, моделирование и оптимизация бизнес-процессов;
- автоматизация бизнес-процессов и создание единой ERP-системы компании.
«Заказчиком программы совершенствования системы управления предприятием выступило первое лицо компании, — рассказывает Юрий Горбачев, член правления и директор по организационному развитию и информационным технологиям компании «БЭСК». — Проект создания ERP-системы, обеспечивающей автоматизацию всех бизнес-процессов холдинга в едином пространстве, стал одним из ключевых этапов программы совершенствования системы управления».
Функциональная архитектура ERP-системы компании «БЭСК» показана на рисунке 1. Планируемое количество функциональных модулей ERP-cистемы — 20. Из них на сегодня в промышленной эксплуатации находится 16 модулей. Ещё 2 модуля планируется включить в контур ERP-системы в 2016 году.
Ядром ERP-системы являются сервисные функции, которые обеспечивают управление общей для всех модулей информацией:
- централизованное ведение нормативно-справочной информации;
- управление доступом — централизованное ведение справочников пользователей системы и централизованное назначение прав доступа по одинаковым регламентам для всех конфигураций и для всех функциональных модулей системы;
- файловое хранилище — централизованное хранилище сканированных копий и других образов документов, которое позволяет исключить дублирование, — если один документ находится в нескольких конфигурациях, то его сканированная копия находится в хранилище в одном экземпляре.
Рис. 1. Функциональная архитектура ERP-системы компании «БЭСК».
Примечание: голубым цветом отмечены модули, которые уже находятся в промышленной эксплуатации, белым цветом — модули, которые находятся в процессе внедрения.
«У нас два основных вида деятельности — транспорт электроэнергии и технологические присоединения, это модули, которые отвечают за бизнес, и вспомогательные модули, которые обеспечивают эту деятельность, — отмечает Юрий Горбачёв. — К вспомогательным модулям относятся бухгалтерский и налоговый учёт, отчётность по МФСО, модуль закупки, модуль документооборота и согласования договоров, модуль автотранспорта, модуль недвижимого имущества и модуль управления доступом».
ERP-система «БЭСК» целиком построена на платформе «1С:Предприятие 8» и состоит из 14 отдельных подсистем (рис. 2). Архитектура максимально использует возможности типовых продуктов фирмы «1С»: часть подсистем построена на базе тиражных продуктов. Однако, подсистема, поддерживающая специфическую деятельность компании — «БЭСК: Управление технологическими присоединениями» — разработана с нуля на платформе «1С:Предприятие 8».
Состав подсистем ERP-системы «БЭСК»:
- «1С:Управление производственным предприятием» (охватывает области: бухгалтерский и налоговый учёт, расчёт заработной платы и управление кадрами, казначейство, реестр недвижимого имущества, управление движимым имуществом, управление движением ТМЦ на складах РЭС);
- «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией»;
- «1С:МТО Материально-техническое обеспечение»;
- «1С:ТОиР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»;
- «1С:Управление автотранспортом ПРОФ»;
- «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- «1С:Консолидация» (отчётность в формате МСФО);
- «БЭСК: Управление технологическими присоединениями» (управление технологическими присоединениями);
- «БЭСК: Управление технологическими присоединениями» (учёт передачи электроэнергии и формирование балансов);
- Текора : Капстрой (Управление инвестиционными проектами);
- модуль «Управление доступом» (собственная разработка, охватывающая управление доступом и показатели эффективности деятельности);
- модуль «Файловое хранилище» (собственная разработка).
Решение разрабатывать свою собственную подсистему для процессов технологического присоединения пришло не сразу. «Сначала мы проанализировали готовые системы, в том числе функционал системы «1С:Предприятие 8. Энергетика. Управление распределительной сетевой компанией», — вспоминает Юрий Горбачёв. — Однако ни одно из них нам не подошло, наши процессы не ложились, требовались серьёзные доработки. Только после этого мы пошли на разработку собственного решения и считаем, что оно получилось достаточно лёгким и гибким».
Рис. 2. Подсистемы, входящие в комплексную ERP-систему «БЭСК».
Однако построенная ERP-система не похожа на знакомое всем „лоскутное одеяло”. Обеспечена глубокая интеграция всех модулей системы, и для этого активно используются механизмы интеграции платформы «1С:Предприятие 8». Например, система «1С:Документооборот» интегрирована с системами «1С:МТО Материально-техническое обеспечение» и «1С:Управление производственным предприятием» в части бухгалтерского учёта. Компания «БЭСК» работает в строгом соответствии с 223 ФЗ, все закупки строго регламентированы, поэтому модуль «1С:МТО Материально-техническое обеспечение» тесно интегрирован с модулем «1С:Документооборот». Все закупки со всей закупочной документацией из системы «1С:МТО Материально-техническое обеспечение» переходят в «1С:Документооборот», там происходит процесс согласования. Всё это учитывается в бухгалтерском учёте.
Масштаб ERP-системы
Общее количество работающих пользователей — более 3500. Их распределение по модулям ERP-системы показано на рисунке 3. «Наша система «1С:Документооброт» охватывает 3000 рабочих мест в единой информационной базе, — отмечает Юрий Горбачёв. Это одно из самых масштабных внедрений документооборота на платформе 1С».
Рис. 3. Распределение по модулям ERP-системы.
Первая особенность — рамки проекта. Единая ERP-система охватывает всю деятельность компании: два основных вида деятельности — транспорт электроэнергии и технологические присоединения, а также бухгалтерский и налоговый учёт, казначейство, зарплату и управление персоналом, отчётность по МФСО, МТО, документооборот, управление автотранспортом и недвижимым имуществом и др.
Вторая особенность — масштаб: система обеспечивает возможности работы более 3500 пользователей, выполнено ~10 000 инсталляций функциональных модулей, в системе документооборота работают 3000 пользователей. Это одна из самых крупных систем документооборота, созданных на платформе «1С:Предприятие 8».
Третья особенность — подход: «Мы автоматизируем не функционал, а бизнес-процессы». Прежде чем приступить к автоматизации, в «БЭСК» описывают бизнес-процессы, при необходимости проводят реинжиниринг и только после этого приступают к автоматизации.
Последняя особенность — географическая распределённость системы: она охватывает всю Республику Башкортостан.
Создание ERP-системы обеспечило автоматизацию бизнес-процессов компании в едином информационном пространстве и их сквозную интеграцию. Была создана единая информационная база по каждому бизнес-процессу верхнего уровня, что позволило устранить различия в выполнении бизнес-процессов компаниями холдинга. Организован мониторинг состояния бизнес-процессов и научились определять показатели их „здоровья”. Автоматизированы процессы деятельности в 16-ти функциональных областях. Реализован и мониторинг эффективности сотрудников.
Наиболее важные эффекты:
- снижена трудоёмкость процесса технологических присоединений; в результате рост объёмов техприсоединений до 15 кВт составил 109%, а свыше 15 кВт — 592% за 2011 — 2014 гг.;
- время создания годовой комплексной программы закупок сократилось до 33% и теперь составляет 2 месяца вместо 6;
- сокращено время подготовки заявок в казначействе, время согласования заявок уменьшено с 2 — 3 дней до нескольких часов;
- повышена исполнительская дисциплина;
- увеличился доход от аренды недвижимого имущества.
Основные направления дальнейшего развития ERP-cистемы ОАО «БЭСК».
- Автоматизация ещё не автоматизированных бизнес-процессов: бюджетирование, учёт транспорта электроэнергии и формирование балансов, охрана труда.
- Перевод уже внедрённых модулей на платформу «1С:Предприятие 8.3» для использования преимуществ этой платформы: повышенной производительности и сервера лицензирования.
- Улучшение основных показателей качества ERP-cистемы: работоспособности, надёжности и производительности.
Но самое важное направление развития — разработка и внедрение механизма управления сквозными бизнес-процессами. В компании есть взаимосвязанные бизнес-процессы, которые относятся к нескольким функциональным областям и автоматизированы в разных функциональных модулях и разных информационных базах системы. Например, выполнение ремонтов (подсистема ТОиР) связано с приобретением материалов и услуг для выполнения ремонта (подсистема МТО), с согласованием и подписанием договоров на приобретение материалов и услуг для ремонта (подсистема документооборота), контролем исполнения договоров и отражением операций по выполнению ремонта в регламентированном учёте (подсистема бухгалтерского и налогового учёта). Для того чтобы выполнить ремонт в срок, необходимо обеспечить своевременное выполнение и контроль всех взаимосвязанных бизнес-процессов.
«Мы стремимся объединить бизнес-процессы всех модулей ERP-системы, в единый Центр управления бизнес-процессами для централизации их настройки, управления и контроля», — комментирует Галина Заводчикова. Это должно дать следующие преимущества:
- снижение стоимости реализации интеграционных решений;
- повышение прозрачности и контролируемости бизнес-процессов, контроль взаимосвязанных процессов;
- обеспечение возможности для бизнес-пользователей централизованно работать со своими задачами из всех модулей при работе в любом отдельном модуле ERP-системы.
