Компания «НГ-Энерго» построила единую корпоративную информационную систему. Основа системы — программно-методический комплекс «1С:Машиностороение 8», возможности которого позволили интегрировать блок оперативного учёта на продукте фирмы «1С» и корпоративную PLM-систему. В результате внедрения руководство компании получило эффективный инструмент контроля выполняемых работ по каждому проекту. Появилась возможность планировать объём закупаемых материалов под проекты согласно конструкторской документации и контролировать фактическое исполнение заказов на поставку материалов и комплектущих. Благодаря единому информационному пространству удалось полностью уйти от проблемы множественного ввода данных, сокращены трудозатраты на ведение оперативного и регламентированного учёта. Затаваривание складов снизилось на 30%.
Компания «НГ-Энерго» специализируется на инжиниринге, производстве, строительстве и сервисном обслуживании объектов малой энергетики. Сфера деятельности компании начинается с поставок энергетического оборудования и заканчивается разработкой и выполнением индивидуальных проектов «под ключ», квалифицированным сервисом и эксплуатацией. Компания имеет развитую дилерскую сеть, сервисные центры и склады по всей России. Численность сотрудников компании — более 800 человек.
Целью проекта было создание новой информационной системы, которая позволила бы:
- реализовать механизм единого ввода документов на местах их возникновения;
- автоматизировать в едином информационном пространстве все виды учёта;
- осуществлять оперативный контроль деятельности предприятия на протяжении всего производственного цикла;
- планировать закупки материалов, основываясь на данных, поступающих из конструкторского отдела по ведомостям покупных изделий и отслеживать фактическое исполнение планов.
В течение восьми лет с момента образования компания «НГ-Энерго» непрерывно развивалась в соответствии с постоянно растущими требованиями рынка. За это время у компании многократно увеличился объём портфеля проектов. Возникла потребность в планировании объёмов производства, чтобы исключить простои или потери заказов. Руководству компании потребовались новые инструменты для усиления контроля основных направлений бизнеса.
На момент принятия решения о необходимости внедрения корпоративной информационной системы в компании использовались следующие системы:
- «1С:Бухгалтерия 7.7» — для бухгалтерского учёта;
- «МИС» — разработанная собственными специалистами компании «НГ-Энерго» программа для оперативного учёта процессов передачи ТМЦ в производство на складах (центральном производственном, а также удалённых складах на производственных площадках в Тюмени, Архангельске, Усть-Тегусе);
- семейство программ MS Office, в котором вели налоговый учёт и собирали данные, необходимые для принятия управленческих решений;
- PLM-система, в которой работали конструкторы.
Это приводило к следующим проблемам:
- потери информации в процессе выгрузки-загрузки данных между системами «МИС» и «1С:Бухгалтерия 7.7»;
- дублирование информации вследствие ручного ввода данных в разных системах;
- при дублировании информация искажалась (человеческий фактор).
По остальным процессам оперативного учёта ТМЦ (разработка конструкторской модели, создание ведомости покупных изделий (ВПИ), планирование закупок, отслеживание состояния взаиморасчётов с поставщиками, планирование отгрузок ТМЦ в производство, попередельный учёт производства) информация была не систематизирована, не проверяема и поэтому была не точной. Как следствие, требовалось потратить много дополнительного времени на получение этих данных для построения аналитической отчётности в ручном режиме. Не было возможности получения информации о ходе исполнения проектов заказчика с момента заключения договора до момента отгрузки изделия покупателю. Вся необходимая информация собиралась вручную в MS Excel.
Для формирования ведомости покупных изделий под каждый контракт данные, которые конструкторы выгружали из PLM-системы в формате Excel, обрабатывались закупщиками вручную. Из-за этого закупки осуществлялись без учёта складских остатков, что приводило к затариванию складов и к дефициту оборотных средств компании. Для эффективного управления в условиях быстрого развития компании, стала необходима единая корпоративная информационная система.
Основа системы — программно-методический комплекс «1С:Машиностороение 8», в котором было автоматизировано 100 рабочих мест. В системе работают сотрудники следующих подразделений:
- производственный комплекс;
- департамент материально-технического снабжения;
- отдел технического контроля;
- департамент поставок импортного оборудования;
- складской комплекс, включающий в себя склады в Архангельской и Тюменской областях;
- дирекция по развитию и персоналу;
- департамент по управлению проектами;
- департамент капитального строительства;
- конструкторский отдел;
- департамент качества;
- департамент сервиса;
- бухгалтерия.
Разработка конструкторской документации осуществляется в PLM-системе. Данные по покупным изделиям выгружаются в «1С:PDM Управление инженерными данными». В этой системе производится стыковка конструкторских данных с данными справочника «Номенклатура» из «1С:Машиностроение 8». После этого в «1С:Машиностроение 8» формируются ведомости покупных изделий, в которых в момент формирования учитываются складские остатки, наличие аналогов, формируются заказы поставщикам.
Схема архитектуры единой корпоративной информационной системы «НГ-Энерго»
Для эффективной работы конструкторского отдела программный продукт «1С:Машиностроение 8» был интегрирован с корпоративной PLM-системой. Это позволило в автоматическом режиме передавать в «1С» данные о структуре выпускаемых изделий с детализацией этой структуры до каждой входящей в неё комплектующей. Конструкторские данные используются в оперативном и бухгалтерском учёте.
Отдельным этапом проекта стала разработка корпоративного портала на базе «1С-Битрикс». В рамках данного этапа был настроен обмен данными с подсистемой по управлению персоналом, включённой в функционал «1С:Машиностроение 8». Это позволило «НГ-Энерго» создать единую базу данных о сотрудниках всей разветвлённой филиальной сети. Сегодня любой работник компании, независимо от своего местонахождения, с помощью базы получает необходимую информацию — ФИО коллег, их контактные служебные данные, и может оперативно связаться с коллегами для реализации рабочих задач.
- Оптимизирован процесс мониторинга наличия необходимых для производства материалов. Сегодня с помощью внедрённой системы мониторинг проводится ежедневно и позволяет проверять качество и анализировать количество материалов, переданных и израсходованных в производство на конкретный проект. Всё это позволило увеличить эффективность ведения закупочной деятельности и снизить затарку складов на 30%.
- Оптимизированы закупки материалов под проекты и контроль выполнения работ на производстве. Сегодня сотрудники компании быстрее получают из КИС точные и достоверные данные о себестоимости проектов. Расчёт себестоимости осуществляется ежедневно, каждый день ответственные лица видят данные по фактическим затратам, не дожидаясь закрытия финансового периода.
- Благодаря использованию подсистемы ячеистого хранения перестроена схема учёта товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Повышена эффективность многих бизнес-процессов на складе и в смежных областях, сокращено время на планирование закупок, снижен объём складских запасов. Система позволяет размещать или отбирать ТМЦ по ячейкам и складам, основываясь на истории хранения идентичного ТМЦ. Таким образом, точно соблюдаются условия хранения ТМЦ, исключены ошибки при распределении материалов на складе.
- Руководство компании может получать аналитические отчёты, необходимые для анализа деятельности компании по следующим направлениям бизнеса: производство дизельных электростанций, капитальное строительство, транспортные перевозки. Для этих целей сотрудниками компании регулярно проводится мониторинг данных по проектам, по видам работ, по переделам производства, по сборочным производственным узлам и пр.
- Входящий в единую корпоративную систему комплекс управления инженерными данными «1С:PDM» позволил уйти от ручного труда при создании ведомостей покупных изделий. С его помощью данные конструкторской системы о составе изделий автоматом передаются в отдел закупок, где система формирует ведомость покупных изделий с учётом складских остатков.
- Ввод в систему первичных документов сотрудниками филиалов и подразделений, в которых произведена операция, позволяет сократить трудозатраты бухгалтерской службы и повысить точность вводимой информации. Высвобождается время на качественную подготовку сводной регламентированной отчётности, ускорен процесс её сдачи в фискальные органы.
