Компания «Краснодаргазстрой» преодолела территориальную разобщённость предприятия, построив единую информационную систему ERP-класса на базе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8». В результате компания смогла взять под контроль расход материально-технических ресурсов, ускорить и сделать более точным расчёт себестоимости работ. Повысилась оперативность расчёта показателей рентабельности строительных объектов, оптимизировано управление автотранспортом и тяжёлой строительной техникой. Производственные издержки компании сокращены на 6%, расход ГСМ уменьшился на 5%.
«Краснодаргазстрой» — крупное предприятие трубопроводного строительства. В общей сложности специалистами предприятия введено в эксплуатацию свыше 10 тыс. км трубопроводов. Компания участвовала в строительстве транснациональных магистральных газопроводов «Ямал – Европа» и «Голубой поток». В компании работает более 4000 сотрудников.
Цели проекта:
- обеспечить эффективное управление финансовыми, материально-техническими и трудовыми ресурсами предприятия;
- оперативно получать информацию для начисления заработной платы, учитывать северные надбавки;
- точнее и детальнее формировать управленческую отчётность;
- сократить срок подготовки квартальной финансовой отчётности и расчёт показателей рентабельности строительных объектов;
- прогнозировать будущие потребности предприятия в тех или иных ресурсах и поставлять материалы на объекты более ритмично и своевременно;
- точнее расчитывать себестоимость, оперативнее выявлять возможности для снижения издержек и добиться снижения производственных затрат.
Задачи проекта:
- автоматизировать сбор и анализ затрат по каждому объекту строительства;
- автоматизировать работу службы снабжения;
- автоматизировать департаменты управления автотранспортом и тяжёлой строительной техникой;
- автоматизировать планирование технического обслуживания и ремонта техники, в результате чего увеличить её загрузку и сократить простои.
Сжатые сроки строительства требуют эффективного управления финансовыми, материально-техническими и трудовыми ресурсами предприятия. При этом до недавнего времени на предприятии «Краснодаргазстрой» себестоимость работ приходилось рассчитывать вручную. Сбор данных для анализа затрат и прибыли также не был автоматизирован. Не всегда была возможность оперативно получить информацию о наличии необходимых материалов на объектах и складах, многие из которых находятся в отдаленных северных районах и на приравненных к ним территориях. Также с территориально удалённых объектов было сложно собирать сведения, необходимые для расчёта зарплаты. Руководство компании приняло решение внедрить информационную систему ERP-класса, которая позволила бы в комплексе решить эти и другие актуальные для предприятия задачи управления и учёта.
По результатам анализа предлагаемого на рынке программного обеспечения в качестве основы новой системы выбрано решение «1С:Управление производственным предприятием 8», которое было доработано в соответствии с особенностями ведения бизнеса компанией «Краснодаргазстрой». Архитектура созданной информационной системы представлена на рисунке.
Адаптация системы «1С:Управление производственным предприятием 8» и разработка методик учёта и управления затронули 9 функциональных областей:
- управление финансами;
- бухгалтерский и налоговый учёт;
- управление персоналом, расчёт зарплаты;
- управление продажами;
- управление взаимоотношениями с клиентами;
- управление логистикой и складом;
- управление производством;
- управление транспортом;
- управление ремонтами.
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100
Проект был выполнен за 10 месяцев без превышения запланированного бюджета.
В рамках консалтинговой части проекта выполнены следующие работы:
- Проведён детальный анализ существующих систем бухгалтерского и налогового учёта, кадрового учёта и расчёта заработной платы, а также бизнес-процессов, подлежащих автоматизации.
- Выделены бизнес-процессы, необходимые для автоматизации управленческого учёта, проведена их формализация с последующей адаптацией под требования бизнеса в части повышения достоверности и оперативности получения информации.
- Разработан новый план счетов для перехода со «старой» информационной системы на новую с внесением необходимых дополнений за счёт применения субконто как аналитических разрезов.
- Разработана методика перехода с текущего плана счетов на новый план счетов, в которой прописаны правила соответствия счетов текущего плана со счетами и аналитическими разрезами нового плана счетов, а также правила конвертации текущих остатков по счетам и аналитическим разрезам справочной информации.
- Для эффективной работы с новыми аналитическими разрезами и получения необходимой регламентированной и управленческой отчётности разработаны рекомендации по организации справочно-нормативной информации: формирование и структурирование подразделений организации, номенклатурных групп, статей затрат, статей движения денежных средств, проектов, статей сметных затрат и номенклатуры.
- Разработаны рекомендации по адаптации методологии ведения бухгалтерского и налогового учёта для ведения учёта в «1С:Управление производственным предприятием 8» в части:
- учёта неотфактурованных поставок материалов, в том числе разработана методология учёта таких поставок в соответствии с требованиями ПБУ 18/02;
- отражения расчётной выручки по договорам строительного подряда в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 и ПБУ 2/08;
- отражения оценки незавершённого производства в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 для целей бухгалтерского учёта и в рамках 25 главы НК РФ и ПБУ 18/02 для целей налогового учёта.
- Разработаны схемы отражения и распределения затрат по вспомогательному производству согласно заказам внутренних подразделений и внешних заказчиков.
- Разработана и реализована дополнительная отчётность по учёту НДС и договоров строительного подряда в соответствии с ПБУ 2/08.
- В области кадрового учёта и расчёта заработной платы:
- разработана методология ведения кадрового учёта с дополнительными правилами учёта удалённой работы вахтовым способом, отвечающих действующему законодательству и нормативным актам;
- разработана методология отражения затрат по повременно-премиальной системе заработной платы и страховым взносам на счетах бухгалтерского и налогового учета, исходя из фактического места работы сотрудников в структурных подразделениях без кадровых перемещений;
- адаптирована методология расчёта начисления и закрытия резервов по заработной плате в «1С:Управление производственным предприятием 8», в том числе, в соответствии с главой 25 НК РФ и ПБУ 18/02;
- разработана методология начисления заработной платы и отражения затрат на оплату труда при удалённой работе сотрудников вахтовым способом;
- разработана дополнительная кадровая отчётность и отчётность по отражению затрат по заработной плате в нескольких аналитических разрезах, в том числе и управленческом разрезе — по статьям сметных затрат, для получения необходимой информации планово–экономической структурой предприятия.
- Автоматизирован сбор и анализ затрат по каждому объекту строительства. Это позволило ускорить и сделать более точным расчёт себестоимости, а также выявлять возможности для снижения издержек. В результате удалось добиться снижения производственных затрат на 6%.
- Автоматизированы службы снабжения. Это помогло прогнозировать будущие потребности предприятия в тех или иных ресурсах и сделать поставку материалов на объекты более ритмичной и своевременной.
- Табели учёта рабочего времени теперь формируются непосредственно в системе, что позволяет оперативно получать данные для начисления заработной платы, учитывать северные надбавки. В результате практически исключены ошибки при расчёте зарплаты и составлении персонифицированной отчётности.
- Использование сдельного алгоритма расчёта заработной платы сотрудников позволило точнее видеть долю труда в себестоимости продукции и услуг.
- Автоматизированы департаменты управления автотранспортом и тяжёлой строительной техникой. Учёт автотранспорта, повысил эффективность логистики и позволил делать запас необходимых материалов на объектах и складах в отдалённых северных районах. Система позволяет планировать техническое обслуживание и ремонт техники, в результате чего увеличилась её загрузка, сократились простои. Затраты на ГСМ удалось снизить на 5%.
- Оперативный учёт по складам на удалённых объектах строительства помог нивелировать территориальную разобщённость предприятия.
- Перевод обработки договоров в электронный вид позволил ускорить процесс продаж и ведение взаиморасчётов.
Управленческая отчётность стала формироваться точнее и детальнее. Срок подготовки квартальной финансовой отчётности и расчёт показателей рентабельности строительных объектов сократился в 2 раза, это позволило более эффективно использовать время сотрудников административного звена.
Информационая система позволила компании «Краснодаргазстрой» преодолеть территориальную разобщённость. «Мы получили возможность работать удалённо, что очень важно для нашей компании, — говорит главный бухгалтер «Краснодаргазстрой» Елена Гайдукова. — Так, например, появилась возможность вести оперативный учет по складам на удаленных объектах строительства, это позволяет видеть остатки и движение ресурсов, грамотно планировать их заказ и распределение. Значительно сократилось время на обработку первичных документов и формирование отчётности. Многие операции мы теперь можем проводить автоматически, например, рассчитывать стоимость неотфактурованных поставок, стоимость незавершённого производства по каждому виду деятельности, себестоимость продукции, выработанной сторонними поставщиками».
