РОЛЬФ модернизировал электронный документооборот на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Главный результат — создание единого реестра входящих/исходящих документов вместо ведения реестров в разных операционных системах. Документы передаются в электронный документооборот не изолированно, а вместе с дополнительными материалами и связанными вложениями. Получатель видит полный пакет документов, необходимый для проверки гарантийного случая, без ручных уточнений.
Компания «Рольф» — один из крупнейших автодилеров России. Бизнес включает продажу новых автомобилей и авто с пробегом, мототехники, аксессуаров, сервис, кредитование и страхование. Численность персонала — 8000 человек.
Цели проекта:
- Сократить трудозатраты сотрудников, осуществляющих обмен документацией с контрагентами·
- Стандартизировать бизнес-процесс обмена документацией по всей территории присутствия компании.
- Снизить зависимость от ручных операций при обработке входящих и исходящих документов.
Задачи проекта:
- Создать единый реестр входящих/исходящих документов в системе 1С:Документооборот 3.0
- Обеспечить соблюдение требований законодательства — поддержку машиночитаемых доверенностей, первичных формализованных и неформализованных документов в актуальном состоянии.
До начала проекта модернизации электронный документооборот в АО «Рольф» строился на ручных операциях и разрозненных учётных системах. Сотрудники компании вручную загружали и выгружали бумажные документы, внося данные в различные операционные системы, при этом реестр документов вёлся в той системе, где документ создавался. Это порождало высокую нагрузку на персонал, рассогласованность данных между системами и отсутствие единой точки контроля документопотоков. Бизнес-процессы обмена документацией с контрагентами не были стандартизированы, что особенно критично для компании с распределённой структурой. Документы, создаваемые по гарантийным случаям, передавались изолированно, без сопроводительных материалов, что требовало дополнительных уточнений. Входящие документы обрабатывались по устаревшей периодической модели, а номера и даты документов зависели от ручных обходных правил и дополнительных реквизитов.
В качестве платформы автоматизации выбрано типовое решение «1С:Документооборот 8 КОРП» на клиент-серверной архитектуре с сервером базы данных PostgreSQL. Система принята в промышленную эксплуатацию 31 июля 2024 года.
Проект охватывает как доработку базового функционала «1С:Документооборот», так и построение интеграционного слоя со смежными системами.
Основной контур автоматизации — документооборот (ECM):
- учет и хранение документов;
- учет договоров;
- доработка форматов электронных документов;
- маршрутизация ЭД;
- модернизация ролевой модели.
Внешние интеграционные контуры:
- Диадок — оператор электронного документооборота для обмена юридически значимыми документами с контрагентами.
- ROSE — внешний интеграционный контур, участвующий в передаче данных и документов.
- STORM — интеграционный контур и внешний вход для части сценариев обмена.
- FLORA и OMS — внутренние системы компании, интеграция с которыми выполнялась силами разработчиков Рольф.
Характер изменений варьируется от оптимизации существующих интеграций до разработки новых методов взаимодействия со старыми системами, включая исправление ошибок прошлых команд внедрения.
Масштаб проекта:
- Автоматизированных рабочих мест: 1000.
- Одновременно работающих пользователей: 500+ в «тонком» клиенте, 100+ в веб-клиенте.
- Объем данных: база данных — 700 Гб, файловое хранилище — 2,4 Тб.
- Общая численность персонала компании: 8000 человек (включая филиалы).
Схема архитектуры
До модернизации сотрудники вручную загружали/выгружали бумажные документы, реестры велись в разных операционных системах, что создавало высокую нагрузку, рассогласованность данных и отсутствие единого контроля.
Проект включил комплексную перестройку процессов электронного документооборота по ключевым функциональным направлениям:
- Переход на событийную модель обработки — замена периодической загрузки входящих документов на обработку по ленте событий с очередями и фоновыми операциями.
- Адаптация к новому формату УПД — масштабный переход, требующий изменения модели заполнения участников, подписантов, строк товаров, налоговых показателей и прослеживаемости.
- Перевод системных реквизитов (номер и дата документа) на устойчивую модель с учётом переходного периода.
- Реализация асинхронной отправки после внешнего подписания с очередями и повторными попытками.
- Внедрение сценария отказа в подписании с учетом переходных форматов обмена.
- Построение агентской схемы обмена с ROSE с разделением входящей и исходящей частей, очередями и журналами операций.
Особую сложность представляли:
- необходимость поддержки переходных периодов между старыми и новыми форматами обмена;
- актуализация машиночитаемых доверенностей и пользовательских данных для корректного подписания;
- создание офлайн-снимка состояния Диадок на карточке документа для пользовательской диагностики;
- разработка конфигурационной основы для классификации номенклатуры по настраиваемым правилам как архитектурного каркаса для будущей автоматизации.
Сократились расходы на печать, доставку и хранение документов
- Главный результат — создание единого реестра входящих/исходящих документов в системе «1С:Документооборот 3.0» вместо ведения реестров в разных операционных системах.
- Документы передаются в электронный документооборот не изолированно, а вместе с дополнительными материалами и связанными вложениями. Получатель видит полный пакет документов, необходимый для проверки гарантийного случая, без ручных уточнений.
- Переход от ручного управления к управляемым очередям и фоновым операциям: загрузка входящих обрабатывается от последнего события, асинхронная отправка после подписания выполняется фоново без привязки к рабочему месту, поддерживаются многопоточность, ручная и архивная загрузки.
- Актуализированы пользовательские данные и машиночитаемые доверенности, что снизило количество ошибок подписания. Идентификаторы электронного документооборота перенесены ближе к карточке контрагента, упрощена их проверка и актуализация.
- На карточке документа появился обзор состояния электронного документооборота без обращения к служебным журналам — нормализованная информация о состоянии документа, участниках и событиях обмена прямо в рабочей форме.
- Проведена работа над быстродействием системы и оптимизация прав доступа для сотрудников.
Выгоды для компании:
- Экономия времени сотрудников, осуществляющих обмен документацией с контрагентами.
- Стандартизация бизнес-процесса обмена документацией по всей территории присутствия компании.
- Соблюдение требований законодательства — поддержка машиночитаемых доверенностей, первичных формализованных и неформализованных документов в актуальном состоянии.
- Снижение зависимости от ручных операций при обработке входящих и исходящих документов.
- Повышение сопровождаемости за счет событийной модели, очередей и журналов операций.
Сократились финансовые расходы на печать, доставку и хранение документов до 90%. Цикл документооборота сокращается с двух недель и более (при бумажном обмене между географически удалёнными контрагентами) до одних суток в среднем.
Экономия достигается за счет:
- бесплатного и быстрого получения входящих документов, экономии на доставке оригиналов;
- снижения количества технических ошибок за счет автоматического форматного контроля и проверки совпадений VIN-номеров запчастей и автомобилей;
- ускорения поступлений платежей за счет оперативного предоставления клиентам закрывающих документов;
- автоматизации контроля исполнительской дисциплины и снижения рисков потери документов.
