В одном из крупнейших вузов России — Южном федеральном университете — построена автоматизированная система управления основными административными процессами. Система посроена на базе программного продукта «1С:Университет ПРОФ». Обеспечена интеграция внедряемых программных решений на платформе «1С:Предприятие 8» с используемыми в вузе информационными системами и сервисами (бухгалтерскими и кадровыми информационными системами, а также с веб-порталом вуза). В результате проекта, затронувшего все подразделения ЮФУ, операционные и административные расходы сократились на 20%, а сроки выполнения услуг — на 30%.
Южный федеральный университет — крупнейший научно-образовательный центр юга России, равноправный участник сети ведущих мировых университетов. Структура Южного федерального университета: 5 учебных институтов, 6 академий, 6 факультетов, 1 колледж, 7 филиалов, 286 кафедр. Более 45000 студентов. 9000 сотрудников, из них более 4000 — это профессорско-преподавательский состав.
Основную цель проекта поставило руководство ЮФУ — повышение качества предоставляемых образовательных услуг. Цели проекта:
- построение единого информационного пространства вуза для повышения эффективности принятия управленческих решений;
- автоматизация деятельности приёмной комиссии;
- автоматизация деятельности структурных подразделений;
- автоматизация отдела планирования учебного процесса.
Для достижения этих целей были поставлены следующие задачи:
- автоматизировать планирование и управление учебным процессом;
- свести к минимуму ручной труд при прёме абитуриентов;
- автоматизировать учёт студенческого состава и аспирантов;
- автоматизировать планирование и учёт НИОКТР.
Южный федеральный университет был образован в 2006 году в результате слияния Ростовского государственного университета, Ростовского государственного педагогического университета, Таганрогского государственного радиотехнического университета и Ростовской государственной академии архитектуры и искусств. РПГУ и РГАиИ для веденя учёта хватало электронных таблиц. А РГУ и ТРТУ использовали свои системы информатизации, но не совместимые друг с другом.
На момент начала проекта автоматизация бизнес-процессов в вузе осуществлялась в гетерогенной информационной среде с использованием следующих средств:
- автоматизированная система управления «Деканат», АСУ «Абитуриент»;
- пакет ММИС «Учебные планы»;
- автоматизированная система «Расчет нагрузки преподавателей»;
- сервисы портала вуза: «Расписание», «Учебно-методические ресурсы», «Сбор учебных планов» и др.
Информация об учебном процессе публиковалась на официальном сайте ЮФУ. При этом использовались следующие инструменты, технологии и платформы: Oracle, PostgreSQL, Microsoft Access, Microsoft Excel, «1C:Предприятие», RAD системы.
Наличие разрозненных информационных баз и реализация с использованием разного программного обеспечения привели к возникновению ряда проблем при реализации бизнес-процессов в вузе:
- используемые технологии требовали квалифицированных технических специалистов;
- необходимость обеспечения многопользовательского режима;
- необходимость обеспечения удалённой работы подразделений;
- проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ЮФУ.
Система управления основными административными процессами ЮФУ построена на базе типового программного продукта «1С:Университет ПРОФ». Система охватила следующие функции вуза:
- работу приёмной комиссии;
- мониторинг трудоустройства выпускников;
- управление научно-исследовательской работой и инновационной деятельностью;
- планирование и управление учебным процессом;
- управление послевузовским образованием и аттестацией научных кадров;
- управление кампусом;
- управление студенческим составом;
- управление системой дополнительного образования.
Автоматизирована деятельность подразделений ЮФУ, осуществляющих научно-исследовательскую, опытно-конструкторскую, научно-техническую, инновационную деятельность, а также подразделений, использующих в своей основной работе результаты научно-технической деятельности. Расширен перечень характеристик объектов НИР (базы индексации Scopus, Web of Science и др.), добавлены новые объекты НИР (базы данных, изобретения, полезные модели и т. д.), разработан механизм проверки и утверждения внесённых данных, разработан универсальный отчёт «Списки и показатели», позволяющий получить статистические и списочные данные по объектам «Результаты деятельности» и документам «НИОКР» в любом разрезе, который необходим пользователю.
Автоматизирована деятельность центров дополнительного образования. Автоматизирован процесс формирования, регистрации и печати дипломов о профессиональной переподготовке и свидетельств о повышении квалификации.
Учётные системы, ранее работавшие в ЮФУ, были интегрированы в новую комплексную информационную систему на базе «1С:Университет ПРОФ».
Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчёт, позволяющий получить любую интересующую информацию об учётных объектах системы в режиме конструктора запросов.
Всего было автоматизировано 1523 рабочих места.
В процессе внедрения программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в ЮФУ были встречены различные проблемы, которые были успешно преодолены:
- короткие сроки, в течение которых требовалось импортировать данные, необходимые для старта работы;
- изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов;
- необходимость оперативного изменения разработанных отчётов, а также интерфейсных форм.
сократились трудозатраты в подразделениях
сократились производственные издержки
сократились административные расходы
снижен объём материальных запасов
В результате создания комплексной системы управления было проведено обновление информации об обучающихся, проведена актуализация регламентов делопроизводства.
Автоматизирована деятельность приёмной комиссии. За счёт использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет, уменьшилось время работы с абитуриентом. За счёт разработки новых аналитических отчётов, отражающих ход приёмной кампании, повысилось качество принимаемых менеджментом вуза решений.
Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов. Актуализированы сведения о 30 000 обучающихся, 7000 преподавателях, 1500 учебных планах, 150 000 экзаменационных ведомостях, 7000 дипломах, 90 000 исторических записях о физических лицах. За счёт разработанного механизма по созданию приказов и его интеграции с системой документооборота стороннего производителя минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утверждённого регламента. В системе создано более 11 000 приказов. За счёт разработки универсального отчёта уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся. Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников.
Автоматизирована деятельность отдела планирования. За счёт реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВПО повысилось качество разрабатываемых учебных планов. За счёт разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников. С использованием системы распределено 2,1 млн. часов между 2000 преподавателями вуза.
Эффективность системы управления при работе с филиалами сильно повысилась. Сейчас, когда все подразделения работают в единой системе, работу филиала можно оценивать в режиме реального времени, день в день. Если раньше для зачисления студентов требовалось большое количество ручного труда, то сейчас это происходит автоматически, сразу после выхода приказа о зачислении.
Количественные результаты проекта:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 10%;
- получение управленческой отчётности занимает на 10% меньше времени, а регламентированной отчётности — на 30% меньше;
- объём материальных запасов снижен на 10%;
- расходы на материальные ресурсы сокращены на 10%;
- производственные издержки сокращены на 10%;
- операционные и административные расходы сокращены на 20%;
- сроки исполнения заказов / оказания услуг сокращены на 30%.
