Транспортная группа «ТрансКом» завершила проект по созданию системы бюджетирования и финансовой консолидации на 3 предприятиях. Система создана на базе решения «1С:Консолидация» и специально разработанного модуля «Бюджетирование» для продукта «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Компания входит в состав мирового горно-металлургического гиганта Eurasian Resources Group, имеет сложную и многоступенчатую структуру отчётов и бюджетов. Это потребовало разработки большого объёма нормативно-регламентирующей документации. Единая система бюджетирования и финансового планирования, позволила в 3 раза сократить время на подготовку бюджетных данных и формирование отчётности. Значительно повышена прозрачность и точность планирования, а также обеспечен оперативный доступ к актуальной информации о состоянии дел на предприятиях.
Транспортный оператор «ТрансКом» входит в состав мирового горно-металлургического гиганта — международной группы компаний Eurasian Resources Group (ERG). Компания более 15 лет является центром логистики группы и обеспечивает решение всех вопросов, связанных с транспортом и перевозкой грузов. Являясь логистическим 3PL-провайдером, сочетает функции железнодорожного оператора и международного экспедитора и имеет собственный парк железнодорожного подвижного состава (более 12 тысяч вагонов и контейнеров).
Цели проекта:
- сокращение сроков формирования бюджетов и отчётности;
- сокращение ручного труда при подготовке бюджетов путём автоматизации и унификации процесса бюджетирования;
- повышение качества планирования, улучшение качества информации, предоставляемой руководству;
- обеспечение сопоставимости плановых и фактических данных через использование единой нормативно-справочной информации и единых методик расчёта;
- оперативный доступ к актуальным данным.
Задачи проекта:
- формализация и унификация бюджетных процессов и правил заполнения отчётности группы компаний;
- максимальная автоматизация всех бюджетных процессов (формирования бюджета ремонтов, доходов, расходов, закупок, поступления и выбытия денежных средств), включая автозаполнение необходимых значений/параметров (цен, норм, коэффициентов, ставок и т. п.), используемых для расчёта бюджетных данных и автозаполнение необходимой аналитики;
- использование исторических данных для формирования бюджетов.
Транспортная группа «ТрансКом» на постоянной основе предоставляет отчётность для руководства Евразийской Группы ERG: годовой бюджет, 3-х месячный скользящий бюджет, ожидаемый факт, прогноз за 3, 6 и 9 месяцев и управленческую отчётность (факт исполнения бюджета за месяц). На момент старта проекта эти отчётные формы формировались вручную в файлах формата MS Excel, для подготовки необходимых данных и пакета отчётности требовались значительные трудовые и временные ресурсы. Отсутствие единой автоматизированной учётной системы бюджетного планирования приводило к увеличению сроков подготовки бюджетов и управленческой отчётности, влияло на качество предоставляемой информации и не позволяло оперативно просчитывать различные сценарии при планировании. В связи с этим руководством компании было принято решение о запуске проекта по внедрению системы бюджетирования и финансовой консолидации.
Для решения поставленных задач по бюджетированию и финансовой консолидации в системе было выделено 2 уровня (рис. 1):
- I уровень. Подсистема планирования доходов, затрат, закупок и движения денежных средств подразделениями инициаторами на уровне учётной системы «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Она охватывает функции, связанные с обеспечением расчета по разработанной методике и отражения плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам, закупкам и движению денежных средств, используемых в последующем для формирования отчётных форм в «1С:Консолидация»;
- II уровень. Подсистема отчётности и консолидации, формирования бюджетных/отчётных форм на уровне программного продукта «1С:Консолидация». Она охватывает функции, связанные с обеспечением автоматического заполнения плановых, фактических и прогнозных данных в отчётных формах по разработанной методике.
В периметр проекта было включено 3 компании: «ТрансКом», «ТрансРемВагон», «Береке 2004».
Рис. 1. Двухуровневая система планирования и бюджетирования
Бюджетная модель предприятия представлена на рисунке 2. Построенная система бюджетирования и финансовой консолидации обеспечила:
- контроль за вводом данных в системе (невозможно изменить ранее утверждённые данные, ограничение доступа к редактированию предварительно определённых контрольных значений), а также версионирование данных;
- распределение затрат по видам — отдельно по перевозкам и по ремонтам, с учётом разных баз распределения;
- проведение план-фактного анализа;
- формирование отчётности с возможностью выбора валюты (KZT/USD) и сравнительной информации (бюджет-бюджет, прогноз-бюджет, бюджет-факт предыдущего года и др.);
- автоматизацию процесса формирования консолидированной отчётности с возможностью выверки внутригрупповых оборотов.
Рис. 2. Полная бюджетная модель предприятия
Проведена интеграция с другими информационными системами: системой бухгалтерского учёта, системой управленческого учёта доходов и себестоимости, системой данных по платежам, а также системой централизованных закупок.
О проекте в цифрах:
- автоматизировано 63 рабочих места;
- разработано 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением;
- разработано 86 форм отчётности и 105 правил их обработки.
Особеность проекта — обширная география расположения организационных единиц предприятия: «ТрансКом» (г. Алматы), «ТрансРемВагон» (г. Рудный) и «Береке 2004» (г. Екибастуз). Ещё одной особенностью проекта является сложная и многоступенчатая структура отчётов и бюджетов, так как компания входит в состав мирового горно-металлургического гиганта — Евразийской Группы Eurasian Resources Group S.a.r.l. Также следует отметить большой объём нормативно-регламентирующей документации, разработанной в рамках проекта. В результате проект потребовал 1,5 года.
сокращено время на подготовку бюджетов
Результат проекта — сокращение времени на подготовку бюджетов в 3 раза за счёт упрощения процедуры согласования и утверждения (маршрутизации) бюджетов, их корректировок и актуализации. Сведён к минимуму объём ручного труда, благодаря формализации и унифицикации процессов, что позволило сократить время на регистрацию бюджетных данных и формирование управленческой отчётности. Значительно повышена прозрачность и точность планирования за счёт использования предварительно зарегистрированных единых норм, показателей, цен и прочей нормативно-справочной информации, используемой при планировании. Единые учётные системы для регистрации бюджетных данных позволяют получать оперативный доступ к актуальной информации на всех этапах и обеспечивают сопоставимость плановых и фактических данных.
