Группа компаний «Воронеж-Аква» построила корпоративную информационную систему регламентированного учёта в головном офисе и 5 компаниях, входящих в группу. В качестве основы было выбрано отраслевое решение «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» (на следующем этапе проекта компания планирует автоматизировать проектную деятельность и бюджетирование). Сложность проекта — мэппинг договоров, согласованных в «1С:Документооборот 8 КОРП» и отражённых в старой системе учёта. В результате были унифицированы учётные бизнес-процессы, регламентированный учёт в группе компаний был поднят на новый, более высокий уровень. Теперь руководство группы оперативно получает информацию о хозяйственной деятельности и консолидированную сводную отчётность, на основе данных регламентированного учёта.
Группа компаний «Воронеж-Аква» — российский лидер в области проектирования, изготовления и поставки систем водоподготовки и водоочистки. Компания производит оборудование и химические компоненты для водоподготовки и водоочистки, а также выполняет их монтаж и запуск в эксплуатацию. С момента основания в 1995 г. «Воронеж-Аква» реализовала более 200 проектов. Группа компаний состоит из нескольких юридических лиц, расположенных в различных регионах России. В группе работает около 500 высококвалифицированных сотрудников.
Цели проекта:
- унификация учётных процедур в группе компаний;
- обеспечение прозрачности учёта, повышение качества отчётности в фискальные органы и в управляющую компанию;
- оперативное получение своевременной и достоверной учётной информации по каждому подразделению каждой компании и по группе в целом;
- подготовка методологической базы для внедрения проектного и управленческого учёта и процессов бюджетирования в группе;
- нормализация и унификация нормативно-справочной информации.
Задачи проекта:
- разработать методологию управленческого учёта;
- упорядочить процесс внесения изменений в базу единой нормативно-справочной информации;
- спроектировать архитектуру системы с учётом перспектив развития;
- доработать систему расчёта заработной платы для попроектного учёта;
- настроить бесшовную интеграцию с системами расчёта заработной платы, учёта персонала и электронного документооборота.
Бухгалтерский учёт во всех компаниях группы вёлся в локальных информационных системах на базе платформы «1С:Предприятие 8.3». Налоговый учёт, производственный учёт не были автоматизированы и велись в специально подготовленных формах в Excel. Такая ИТ-архитектура не позволяла качественно и своевременно формировать отчётность по группе, в том числе из-за отсутствия единой НСИ. Территориальная распределённость и особенности ИТ-архитектуры усложняли взаимодействие различных подразделений группы. Всё это приводило к значительным трудностям при формировании достоверной консолидированной отчётности.
Поэтому в конце 2016 года руководством группы было принято решение об автоматизации процессов группы, унификации регламентированного учёта с последующей автоматизацией процессов проектной деятельности, управленческого учёта и бюджетирования.
Информационная система регламентированного учёта построена на основе отраслевого прикладного решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Автоматизирована сложная методология учёта производственных затрат, в том числе выполняемых проектных и конструкторских работ.
Техническая архитектура и потоки данных между системами изображена на рисунке ниже. Настроена бесшовная интеграция с системами расчёта заработной платы, учёта персонала и электронного документооборота:
- интеграция с системой расчёта заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», загрузка данных о распределении заработной платы сотрудников по проектам и проектным задачам из системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» в систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», а также выгрузка данных об отражении в бухгалтерском учёте сумм начисленной заработной платы, оценочных обязательствах, резервах и соответствующих налогах и взносах в систему «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
- обмен справочной информацией (НСИ) с «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2»;
- интеграция с системой «1С:Документооборот 8 КОРП», выгрузка данных табельного учёта в систему документооборота компании.
Техническая архитектура системы регламентированного учёта и потоки данных между системами
Все базы данных расположены на едином сервере. Пользователи получают доступ к ним через терминальный сервер, используя RDP (Remote Desktop Protocol — протокол удалённого рабочего стола).
Задействованы практически все справочники, документы и регистры, необходимые для ведения регламентированного учёта. В среднем за месяц в систему вводится примерно 9000 документов. Всего автоматизировано 90 рабочих мест. Активных пользователей — более 80. Максимальное количество зарегистрированных пользователей — 125.
Особенность проекта — территориально-распределённая организационная структура: площадки находятся в Якутске, Воронеже, Москве и других регионах РФ. Это затрудняло унификацию учётных бизнес-процессов на предприятиях группы. Упорядочен процесс внесения изменений в НСИ группы.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» доработана система расчёта заработной платы для ведения попроектного учёта. Также разработаны дополнительные документы и печатные формы, учитывающие отраслевую специфику, например документы по цепочке передачи материалов подрядчикам по давальческой схеме в регламентированном учёте.
Ещё одна ообенность проекта — мэппинг договоров, согласованных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП», и отражённых в старой системе учёта (более чем 5000). Так как бухгалтеры не всегда корректно заполняют справочник «Договоры», то задача решалась в несколько этапов. Мэппинг по наименованию, номеру и дате позволил автоматически сопоставить только около 15% договоров. Далее «1С:Документооборот 8 КОРП» была назначена мастер-системой, написана специальная обработка, которая в табличной части отражала бухгалтерские остатки в разрезе контрагентов и договоров из предыдущей системы учёта и позволяла сопоставить эту информацию со списком договоров из системы документооборота. По результатам сопоставления был осуществлён мэппинг договоров и перенос информации в новую систему. Далее, для обеспечения корректности ведения учёта в системе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» необходимо было все перенесённые остатки по договорам разбить по направлениям деятельности. Это было сделано вручную для более чем 700 позиций.
Создание единой информационной системы регламентированного учёта в группе компаний «Воронеж-Аква» позволило полноценно заменить разрозненные учётные ИТ-системы, унифицировать учёт в группе, автоматизировать ключевые бухгалтерские функции, получить единую управляемую систему НСИ и сквозную аналитику, получать консолидированную бухгалтерскую отчётность. Бухгалтерский и налоговый учёт ведутся в едином информационном пространстве. Появилась возможность подготовить ИТ-среду к последующей автоматизации функций казначейства, финансового контроля, бюджетирования и управления предприятием.
В результате реализации проекта достигнута сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учёта, предприятие получило возможность оперативного получения информации, как по отдельным юридическим лицам, так и в целом по группе, что повысило качество и достоверность выходных отчётных форм.
Произошли значительные изменения учётного процесса, позволившие всем пользователям работать более эффективно. Проведена унификация способов и методов бухгалтерского и налогового учёта на всех предприятиях группы, в методологию учёта внесены корректировки. Это позволило автоматически формировать и анализировать консолидированную отчётность.
