Группа компаний «Воронеж-Аква» построила единую корпоративную систему управления денежными потоками, лимитами и договорами в головном офисе и 5 компаниях, входящих в группу. В качестве основы корпоративной системы были выбраны решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Особенностью проекта является реализация двухуровневой функции контроля лимитов возникновения обязательств проекта, с детализацией до проектных задач. В результате время выполнения функций казначейства по согласованию платежей, формированию и исполнению реестров сокращены более чем на 30%.
«Воронеж-Аква» — российский лидер в области проектирования, изготовления и поставки систем водоподготовки и водоочистки. С 1995 г. «Воронеж-Аква» реализовала более 200 проектов. Группа компаний состоит из нескольких юридических лиц, расположенных в различных регионах России: Москва, Воронеж, Якутск, Южный федеральный округ и др. В группе работает около 500 высококвалифицированных сотрудников.
Цели проекта:
- повысить финансовую дисциплину в группе;
- обеспечить планирование расходов и поступление денежных средств, с возможностью отслеживания кассовых разрывов, а также определение существующих финансовых рисков;
- увеличить качество и скорость принятия решений в области управления денежными потоками группы;
- сократить временные издержки на поиск, согласование и обработку документов.
Задачи проекта:
- разработать и внедрить единую методологию централизованного казначейства в группе компаний;
- унифицировать и автоматизировать схемы документооборота по учёту договоров и процессы казначейства;
- создать единое корпоративное информационное пространство для работы всех предприятий группы;
- интегрировать учётную систему с системой документооборота.
До старта проекта в группе компаний «Воронеж-Аква» существовало централизованное казначейство на уровне подачи и согласования заявок в информационную систему на базе «1С:Документооборот КОРП», формирования реестра в виде отчёта и передачи его на исполнение в казначейства дочерних обществ. Однако, отсутствие оперативных данных о денежных средствах в едином информационном пространстве приводило к значительным трудностям при формировании ежедневных реестров платежей, необходимости выполнения большого количества неавтоматизированных операций. В связи с этим руководством группы было принято решение о доработке системы учёта для автоматизации казначейства компаний группы.
Корпоративная информационная система управления денежными потоками, лимитами и договорами построена на основе отраслевого прикладных решений «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Эти системы были внедрены в группе компаний «Воронеж-Аква» на предыдущем этапе проекта («Унификация регламентированного учёта и автоматизации процессов проектной деятельности, управленческого учёта и бюджетирования»).
В рамках этого этапа проекта реализовано централизованное казначейство, контроль лимитов на уровне обязательств, управление договорами контрагентов и заявками на расходование денежных средств с использованием бесшовной интеграции «1С:Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2» с «1С:Документооборот 8 КОРП». Информационная система создала единое корпоративное информационное пространство для работы всех предприятий группы. Пользователи получают доступ к ним через терминальный сервер, используя RDP (Remote Desktop Protocol).
Казначейство и контроль лимитов
В среднем за месяц в систему вводится примерно 9000 документов. Всего автоматизировано 90 рабочих мест. Активных пользователей — более 80. Максимальное количество зарегистрированных пользователей — 125.
Первой особенностью проекта является реализация двухуровневой функции контроля лимитов возникновения обязательств проекта, с детализацией до проектных задач. Первый уровень контроля реализуется в момент заключения договоров с поставщиками и подрядчиками, второй — в момент оформления документов оплаты и начислений по договору. По проектам может быть установлен различный уровень жёсткости контроля: «Отключено», «Предупреждение» или «Отказ». На этапе утверждения бюджета проекта финансовый контролёр проекта вводит лимиты в разрезе проектных задач. На этапе создания договора инициатор вводит распределение суммы договора по проектам в разрезе проектных задач. На этапе согласования договора финансовый контролёр распределяет сумму договора в разрезе проектных задач по остаткам бюджета проекта. В случае отклонений возможна корректировка бюджетов путём перераспределения лимитов внутри проекта или корректировка бюджета проекта в целом.
При согласовании оплат (заявка на расходование денежных средств) или проведении первичных документов (поступление товаров и услуг, приобретение услуг и прочих активов) осуществляется контроль исполнения обязательств по договору. Контроль исполнения обязательств по договору производится автоматически с учётом аналитики, указанной инициатором со стороны рабочей группы проекта.
Второй важной особенностью является добавление в типовой процесс прохождения платежей дополнительного этапа утверждения заявок на оплату, с возможностью частичного утверждения. Так, после заведения заявки на расходование денежных средств инициатором, производится её согласование в «1С:Документооборот КОРП». Согласованные заявки попадают в «Реестр платежей» (новый документ системы). В реестре платежей исполнительный директор путём анализа остатков на расчётных счетах и с учётом срочности платежей производит утверждение заявки на требуемую сумму. В платёжном календаре казначей работает с остатками утверждённых сумм по заявкам на расходование денежных средств, распределяя заявки по расчётным счетам общества.
В отчётах по исполнению платежей в разрезе заявок отображаются сумма заявки, сумма, утверждённая к оплате, и сумма, проведённая банком, что позволяет дополнительно контролировать статус оплаты по согласованным суммам.
Точкой ввода передаваемых на согласование договоров и заявок является система «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2», согласование и хранение файлов документов происходит в «1С:Документооборот 8 КОРП». Системы интегрированы между собой с помощью механизмов «бесшовной интеграции».
сокращены сроки согласования платежей, формирования и исполнения реестров
Создание информационной системы централизованного казначейства в группе компаний «Воронеж-Аква» позволило:
- унифицировать учёт в группе, получить единую управляемую систему казначейства и сквозную аналитику;
- сместить точки контроля на момент возникновения обязательств;
- подготовить ИТ cреду к последующей автоматизации функций бюджетирования и управления предприятием на основе формируемой управленческой отчётности.
Произошли значительные изменения учётного процесса, позволившие всем пользователям работать более эффективно. Функции казначейства по согласованию платежей, формированию и исполнению реестров сокращены по времени более чем на 30%.
