Компания «Ай Ди Эс менеджмент» создала единую информационную систему. Система построена на основе решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот». Особенность проекта — сложная организационная структура и географическая распределённость группы, а также сжатые сроки (весь функционал комплексной системы был внедрён за 12 месяцев). В результате объёмы материальных запасов снижены на 5%, оборачиваемость складских запасов выросла на 10%, обработка заказов ускорилась на 20%, сроки исполнения заказов/оказания услуг сокращены на 3%, себестоимость продукции/услуг снизилась на 5%, а операционные и административные расходы сокращены на 5%.
Группа компаний «Ай Ди Эс» (IDS) — ведущая российская нефтесервисная группа, оснащённая современным оборудованием. Ключевым направлением деятельности группы IDS является нефтесервис. Второе направление — эксплуатационное бурение скважин. Есть ещё ряд направлений бизнеса, связанных с основным: телеметрия, сопровождение буровыми растворами и т. д. В группу IDS входят 7 компаний. Численность сотрудников группы — более 5000 человек.
Цели проекта:
- создание единой информационной системы производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS;
- организация эффективного взаимодействия компаний группы;
- организация системы внутреннего контроля;
- оперативное формирование корпоративной управленческой отчётности, повышение качества информации;
- сокращение трудозатрат на ведение учёта;
- быстрое закрытие периода по бухгалтерскому учёту и МСФО.
Если говорить более детально, то проект должен был решить следующие задачи:
- В области финансов и казначейства — сокращение трудозатрат и повышение качества оперативных отчётов, контроль за платежами по коммерческим заказам, выработка регламента управления авансовыми и прочими платежами.
- В области закупок — контроль и согласование потребности до принятия обязательств, отслеживание своевременной оплаты поэтапных/авансовых платежей, формализация процесса контроля закупочных цен, отслеживание незакрытых заказов на предмет неотражения расходов в управленческом и регламентированном учёте (для целей быстрого закрытия).
- В области складского учёта — оперативное информирование о складских остатках, нормализация и классификация справочников ТМЦ, автоматизация определения статей затрат по номенклатуре (или его виду).
- В области производства — формирование прямой себестоимости по заказам, автоматическое формирование актов КС-2, КС-3, отслеживание движения производственных бригад и их сотрудников для учёта времени и точного распределения затрат, автоматическое формирование потребности в услугах подрядчиков согласно спецификации для заказа.
- В области технического обслуживания и ремонтов — формализация принципов и процессов управления состоянием бурового и телеметрического оборудования, обеспечение контроля и согласования потребности в ремонтах и обслуживании, а также глубокая детализация для статистики и планирования бюджетов ремонтных работ.
- Регламентированный учёт — обеспечение быстрого закрытия, сокращение трудозатрат бухгалтерии, хранение скан-образов первичных документов для ускорения прохождения проверок.
- В области зарплаты и управления персоналом — сокращение трудозатрат на расчёт заработной платы; интеграция с системой «Управление буровыми работами» для онлайн-табелирования, автоматический расчёт премий производственных подразделений, обеспечение соответствия процесса управления кадрами, расчёта заработной платы и отчётности требованиям законодательства.
- В области управления документами — согласование заказов, договоров и дополнительных соглашений, претензий клиентов, кадровых документов, хранение скан-образов всех регламентированных первичных документов.
- В области НСИ — поддержка единых справочников, назначение их владельцев, введение регламентов их управления, интеграция с внешними источниками.
До старта проекта ИТ-ландшафт группы компаний «Ай Ди Эс» напоминал лоскутное одеяло. Существовало много различных систем, которые были слабо связаны друг с другом: бухгалтерия, управленческий учёт и бюджетирование, производственная система, система документооборота. Одной из главных задач было объединить их все на одной платформе.
Проблема заключалась в том, что первичная информация по хозяйственным операциям заносилась в систему не инициаторами бизнес-процессов или проектов, а бухгалтерией, причём с опозданием от одного до трёх месяцев. Так как взаимодействие между компаниями группы очень тесное, то получалось, что документы, отражающие взаимные операции, вводились дважды — в компании-источнике и в компании-получателе. Дублирование ввода данных в систему повышало вероятность ошибок — требовались дополнительные сверки, поиск расхождений.
Большая часть управленческого учёта и бюджетирование были неавтоматизированы. Отсутствовал оперативный контроль закупок, а основная часть бизнес-процессов была не формализована.
Также встала задача учёта по стандарту МСФО. Всё более сложно было делать в Excel корректировки, необходимые для учёта по стандарту МСФО. Чтобы исключить ошибки и эффективно сформировать полный комплект отчётности по МСФО, необходима информационная подсистема.
Однако главным стимулом старта проекта стал быстрый рост группы IDS. В последние пять лет выручка группы ежегодно растёт на 50-100%. В связи с такими темпами роста бизнеса потребовались другие, более современные инструменты управления. Руководство приняло решение создать новую информационную систему и с её помощью изменить подходы к управлению группой.
Единая информационная система построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» вер. 2.4, «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вер. 3.1, «1С:Документооборот» вер. 2.1. Информационная система и вошедшие в нее продукты охватили следующие предметные области:
«1С:ERP Управление предприятием 2.4»:
- финансовый и управленческий учёт;
- казначейство;
- учёт материальных ресурсов, склад;
- оперативное управление производством и ремонтами;
- управление закупками;
- управление продажами;
- регламентированный учёт;
- управление буровыми работами.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»:
- кадровый учёт;
- расчёт заработной платы.
«1С:Документооборот 2.1»: управление документами.
Системы интегрированы в единое информационное пространство. С «1С:ERP Управление предприятием 2» интегрирована система «Управление буровыми работами» (собственная разработка на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем»), а также система управления транспортом. Интеграция с системой управления транспортом позволила формировать затраты (в том числе по агентской схеме) и учитывать выручку в разрезе транспортных средств.
В настоящее время в группе компаний IDS система «1С:ERP Управление предприятием 2» установлена на 600 рабочих местах. Если учесть пользователей систем «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот», то всего в ИТ-ландшафте на основе платформы «1С:Предприятие» сейчас установлено 1000 рабочих мест.
На тендер по выбору исполнителя были приглашены несколько компаний-партнёров «1С». Однако сроки поставлены очень жёсткие: тендер проводился летом 2017 года, а запуск проекта руководство ожидало с 1 января 2018 года. Первоначальный объём проекта был достаточно велик, а риски высоки, так как у исполнителей не хватало опыта проектов в этой отрасли. В результате при выборе исполнителя возникла заминка — компаниям было непросто определиться, входить или не входить в столь масштабный проект, а время было очень дорого.
В данной ситуации руководство компании стало обдумывать выполнение проекта собственными силами. В этом решении были свои плюсы — внешнему исполнителю нужно было чётко определить рамки (объём работ и стоимость), тогда как с внутренней командой можно было делать проект достаточно гибко — по agile-методологии управления проектом, когда есть понимание, какие приоритетные задачи будут решаться в ближайшую неделю или две. После анализа руководство группы компаний IDS приняло решение выполнять проект собственными силами.
Типовые решения пришлось кастомизировать и доработать для учёта специфики группы IDS. Специфика бизнеса группы компаний IDS заключается в большом количестве командировок буровиков. В год приобретается порядка двух тысяч билетов, каждый месяц одна вахта уезжает домой, её сменяет новая. В ходе проекта автоматизирован учёт части массовых операций (билеты, лизинг, питание сотрудников). Была проведена интеграция с сервисной системой, где эти билеты массово приобретаются, они появляются в информационной системе группы автоматически, по ним формируются документы, которые автоматически попадают в бухгалтерскую отчётность, в НДС, «книгу покупок» и т. д.
Ещё одна особенность компании — работа по лизинговым схемам, оборудование компании на 80—90% находится в лизинге, оно очень дорогостоящее, и здесь важен чёткий контроль и своевременная оплата по договорам. Договора по лизингу (это порядка тысячи документов в год) заключаются на различный срок, обычно 3—5 лет, за это время оборудование, в соответствии с договорами, постепенно выкупается и становится собственностью IDS Group. Добавим, что для доработки типовых систем использовался специальный продукт компании «1С» — «Система проектирования прикладных решений».
Важнейшая особенность проекта — сжатые сроки, весь функционал был внедрён за 12 месяцев, первые рабочие модули были запущены через полгода после старта проекта. Поскольку внедрение системы было проведено очень быстро, то документирование и формализацию методологии и процессов пришлось временно отложить. Только в июле—августе 2018 года проектной команде удалось найти время и полностью описать методологию учёта затрат, контроля ввода данных и т. п. Распределение затрат, контроллинг, правила расчёта себестоимости, схемы и проекты решений — всё это было описано и документировано.
Ещё одна особенность проекта — увеличение масштаба и расширение охвата проекта по его ходу, что привело к ряду проблем. «Если бы проект делался заново, — делятся опытом участники проектной команды, — мы в некоторых местах сократили бы масштабы функционала и обучения сотрудников». Но на старте проекта не было 100-процентной ясности, каков же будет необходимый объём функционала, какое число сотрудников придётся обучить работе с новой системой и насколько они будут обучаемы.
Ещё одна особенность — различный опыт работы с ИТ-инструментами в разных компаниях группы. У IDS Group есть более развитые в области ИТ компании, например «Системы навигации», и у них требования к системе выше, чем у других компаний. Сказывается различие процессов и степени квалификации сотрудников — отсюда и разная степень вовлечения сотрудников в проект и особенности реализации системы.
Наконец, в IDS Group компании даже с одинаковыми видами бизнеса в разных регионах имеют разную структуру. И в ходе проекта удалось минимизировать изменения организационной структуры группы.
ускорено получение регламентированной отчётности
выросла оборачиваемость складских запасов
ускорилась обработка заказов
сокращены операционные и административные расходы
Создано единое интегрированное информационное пространство производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS, что позволило решить целый ряд управленческих задач. Например, все кураторы договоров, инициаторы процессов, которые должны создавать кредиторскую задолженность, пользуются единой системой. Теперь все сотрудники знакомы с правилами работы, процессы формирования заявок и платежей автоматизированы. При анализе кредиторской задолженности по срокам, по статьям все работают по единому стандарту. В конечном итоге это приводит к чёткой управленческой отчётности и возможностям финансового анализа.
Ранее просрочка по оплате при работе с претензиями клиентов допускалась, сейчас же человеческий фактор практически исключён. У группы компаний сформирован непрерывный процесс от потребности до оплаты, то есть — потребность, закупка, поставка, кредиторская задолженность, включение её в казначейский процесс и оплата — ранее этого непрерывного процесса не было. Теперь можно проследить все его этапы, проконтролировать сроки исполнения и т. д. В системе есть условие по договору, когда группа предприятий должна заплатить, и система уже автоматически формирует заявки на расход денежных средств. Казначеи всё это видят в своих оперативных планах, они могут поменять дату, когда они заплатят, и автоматически формируется реестр платежей. Таким образом, исключён значительный объём рутинной работы.
Экономический эффект от создания комплексной информационной системы следующий:
- снижение объёмов материальных запасов на 5%;
- сокращение операционных и административных расходов на 5%;
- рост оборачиваемости складских запасов на 10%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг на 3%;
- снижение себестоимости продукции/услуг на 3%;
- рост прибыли на 5%;
- ускорение обработки заказов на 20%;
- сокращение трудозатрат на ведение учёта в подразделениях на 10%;
- ускорение получения управленческой отчётности на 100%;
- ускорение получения регламентированной отчётности на 80%.
В дальнейшем развитие функционала системы было продолжено: автоматизирована отчётность по блоку «Казначейство», развита отчётность по производству и анализу эффективности, запущена система контроля работы с претензиями клиентов, автоматизировано ведение реквизитов контрагентов, договоров и соглашений, создана подсистема управления безналичными денежными средствами. Реализовано автоматическое формирование актов КС-2, КС-3. Дальнейшее развитие получила система контроля закупок, списаний, полностью автоматизирован процесс начислений и оплаты и согласование этих процессов в системе «1С:Документооборот».
Поясним, что КС-2 и КС-3 — официальные государственные формы для сдачи работ по капитальному строительству. Это документы, которые подписывает заказчик, для которого предприятия IDS Group строят объекты. Комплект КС-2 более детальный, с разбивкой по работам, а КС-3 — укрупнённый, это сводные формы по группе сданных объектов.
Сейчас не прекращаются работы по учёту массовых операций и реализации использования электронного документооборота с контрагентами. Менеджеры группы отмечают, что всё ещё существуют проблемы регламентации взаимодействия подразделений группы. Данная задача будет решаться уже в другом проекте — создания системы управления качеством. Также продолжается работа по регламентации процесса закрытия отчётного периода.
Специалисты IDS Group ведут интеграцию построенной информационной системы с системой стандарта ГЛОНАСС, так как 90% техники группы компаний и её подрядчиков работает в этой навигационной системе. Это даст возможность автоматического формирования путевых листов, которых очень много.
Важное развитие системы — создание подсистемы учёта по МСФО. На подготовку отчёта по МСФО сегодня тратится значительное время и ресурсы. Но так как у группы компаний уже организован управленческий учёт, оперативный учёт и быстрое закрытие периода, разумно было бы получать отчётность по МСФО так же быстро, как и отчётность по РСБУ. По мнению руководства IDS Group, управленческий учёт ближе к международному, чем российский бухгалтерский, и задача заключается в том, чтобы получать данные по финансовому результату не при закрытии периода в бухгалтерском учёте, а непосредственно из управленческого учёта на любой день. В связи с этим появляются новые процессы, например, параллельный учёт основных средств, целый ряд документов, которых нет в российском бухгалтерском учёте. Подсистему учёта МСФО, которую планируется запустить в первой половине 2019 года.
Более дальние перспективы развития комплексной информационной системы группы — интеграция с нижним уровнем производства — с MES-системами. Планируется включить в единую информационную систему ту информацию, которую производственники получают с датчиков буровых установок.