||
Краткое описание проекта

Компания «Ай Ди Эс менеджмент» со­зда­ла еди­ную ин­фор­ма­ци­он­ную си­сте­му. Си­сте­ма по­стро­е­на на ос­но­ве ре­ше­ний «1С:ERP Упра­вле­ние пред­при­я­ти­ем», «1С:Зарплата и уп­ра­вле­ние пер­со­на­лом» и «1С:Документооборот». Осо­бен­ность про­ек­та — слож­ная ор­га­ни­за­ци­он­ная струк­ту­ра и ге­о­гра­фи­чес­кая рас­пре­де­лён­ность груп­пы, а так­же сжа­тые сро­ки (весь функ­ци­о­нал ком­плекс­ной си­сте­мы был вне­дрён за 12 ме­ся­цев). В ре­зуль­та­те объё­мы ма­те­ри­аль­ных за­па­сов сни­же­ны на 5%, обо­ра­чи­ва­е­мость склад­ских за­па­сов вы­ро­сла на 10%, об­ра­бот­ка за­ка­зов ус­ко­ри­лась на 20%, сро­ки ис­пол­не­ния за­ка­зов/ока­за­ния услуг со­кра­ще­ны на 3%, се­бе­сто­и­мость про­дук­ции/ус­луг сни­зи­лась на 5%, а опе­ра­ци­он­ные и ад­ми­ни­стра­тив­ные рас­хо­ды со­кра­ще­ны на 5%.

IDS Group
Заказчик

Группа компаний «Ай Ди Эс» (IDS) — ве­ду­щая рос­сий­ская неф­те­сер­вис­ная груп­па, ос­на­щён­ная со­вре­мен­ным обо­ру­до­ва­ни­ем. Клю­че­вым на­пра­вле­ни­ем де­я­тель­но­сти груп­пы IDS явля­ет­ся не­фте­сер­вис. Вто­рое на­пра­вле­ние — эк­сплу­а­та­ци­он­ное бу­ре­ние сква­жин. Есть ещё ряд на­пра­вле­ний биз­не­са, свя­зан­ных с ос­нов­ным: те­ле­мет­рия, со­про­во­жде­ние бу­ро­вы­ми рас­тво­ра­ми и т. д. В груп­пу IDS вхо­дят 7 ком­па­ний. Чи­слен­ность со­труд­ни­ков груп­пы — бо­лее 5000 че­ло­век.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • создание единой информационной системы производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS;
  • организация эффективного взаимодействия компаний группы;
  • организация системы внутреннего контроля;
  • оперативное формирование корпоративной управленческой отчётности, повышение качества информации;
  • сокращение трудозатрат на ведение учёта;
  • быстрое закрытие периода по бухгалтерскому учёту и МСФО.

Если говорить более детально, то проект должен был решить следующие задачи:

  1. В области финансов и казначейства — сокращение трудозатрат и повышение качества оперативных отчётов, контроль за платежами по коммерческим заказам, выработка регламента управления авансовыми и прочими платежами.
  2. В области закупок — контроль и согласование потребности до принятия обязательств, отслеживание своевременной оплаты поэтапных/авансовых платежей, формализация процесса контроля закупочных цен, отслеживание незакрытых заказов на предмет неотражения расходов в управленческом и регламентированном учёте (для целей быстрого закрытия).
  3. В области складского учёта — оперативное информирование о складских остатках, нормализация и классификация справочников ТМЦ, автоматизация определения статей затрат по номенклатуре (или его виду).
  4. В области производства — формирование прямой себестоимости по заказам, автоматическое формирование актов КС-2, КС-3, отслеживание движения производственных бригад и их сотрудников для учёта времени и точного распределения затрат, автоматическое формирование потребности в услугах подрядчиков согласно спецификации для заказа.
  5. В области технического обслуживания и ремонтов — формализация принципов и процессов управления состоянием бурового и телеметрического оборудования, обеспечение контроля и согласования потребности в ремонтах и обслуживании, а также глубокая детализация для статистики и планирования бюджетов ремонтных работ.
  6. Регламентированный учёт — обеспечение быстрого закрытия, сокращение трудозатрат бухгалтерии, хранение скан-образов первичных документов для ускорения прохождения проверок.
  7. В области зарплаты и управления персоналом — сокращение трудозатрат на расчёт заработной платы; интеграция с системой «Управление буровыми работами» для онлайн-табелирования, автоматический расчёт премий производственных подразделений, обеспечение соответствия процесса управления кадрами, расчёта заработной платы и отчётности требованиям законодательства.
  8. В области управления документами — согласование заказов, договоров и дополнительных соглашений, претензий клиентов, кадровых документов, хранение скан-образов всех регламентированных первичных документов.
  9. В области НСИ — поддержка единых справочников, назначение их владельцев, введение регламентов их управления, интеграция с внешними источниками.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта ИТ-ландшафт группы компаний «Ай Ди Эс» напоминал лоскутное одеяло. Существовало много различных систем, которые были слабо связаны друг с другом: бухгалтерия, управленческий учёт и бюджетирование, производственная система, система документооборота. Одной из главных задач было объединить их все на одной платформе.

Проблема заключалась в том, что первичная информация по хозяйственным операциям заносилась в систему не инициаторами бизнес-процессов или проектов, а бухгалтерией, причём с опозданием от одного до трёх месяцев. Так как взаимодействие между компаниями группы очень тесное, то получалось, что документы, отражающие взаимные операции, вводились дважды — в компании-источнике и в компании-получателе. Дублирование ввода данных в систему повышало вероятность ошибок — требовались дополнительные сверки, поиск расхождений.

Главным стимулом старта проекта стал быстрый рост группы IDS. В последние пять лет выручка группы ежегодно растёт на 50-100%. В связи с такими темпами роста бизнеса потребовались другие, более современные инструменты управления.

Большая часть управленческого учёта и бюджетирование были неавтоматизированы. Отсутствовал оперативный контроль закупок, а основная часть бизнес-процессов была не формализована.

Также встала задача учёта по стандарту МСФО. Всё более сложно было делать в Excel корректировки, необходимые для учёта по стандарту МСФО. Чтобы исключить ошибки и эффективно сформировать полный комплект отчётности по МСФО, необходима информационная подсистема.

Однако главным стимулом старта проекта стал быстрый рост группы IDS. В последние пять лет выручка группы ежегодно растёт на 50-100%. В связи с такими темпами роста бизнеса потребовались другие, более современные инструменты управления. Руководство приняло решение создать новую информационную систему и с её помощью изменить подходы к управлению группой.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» вер. 2.4, «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вер. 3.1, «1С:Документооборот» вер. 2.1. Информационная система и вошедшие в нее продукты охватили следующие предметные области:

«1С:ERP Управление предприятием 2.4»:

  • финансовый и управленческий учёт;
  • казначейство;
  • учёт материальных ресурсов, склад;
  • оперативное управление производством и ремонтами;
  • управление закупками;
  • управление продажами;
  • регламентированный учёт;
  • управление буровыми работами.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»:

  • кадровый учёт;
  • расчёт заработной платы.

«1С:Документооборот 2.1»: управление документами.

Системы интегрированы в единое информационное пространство. С «1С:ERP Управление предприятием 2» интегрирована система «Управление буровыми работами» (собственная разработка на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем»), а также система управления транспортом. Интеграция с системой управления транспортом позволила формировать затраты (в том числе по агентской схеме) и учитывать выручку в разрезе транспортных средств.

В настоящее время в группе компаний IDS система «1С:ERP Управление предприятием 2» установлена на 600 рабочих местах. Если учесть пользователей систем «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот», то всего в ИТ-ландшафте на основе платформы «1С:Предприятие» сейчас установлено 1000 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

На тендер по выбору исполнителя были приглашены несколько компаний-партнёров «1С». Однако сроки поставлены очень жёсткие: тендер проводился летом 2017 года, а запуск проекта руководство ожидало с 1 января 2018 года. Первоначальный объём проекта был достаточно велик, а риски высоки, так как у исполнителей не хватало опыта проектов в этой отрасли. В результате при выборе исполнителя возникла заминка — компаниям было непросто определиться, входить или не входить в столь масштабный проект, а время было очень дорого.

В данной ситуации руководство компании стало обдумывать выполнение проекта собственными силами. В этом решении были свои плюсы — внешнему исполнителю нужно было чётко определить рамки (объём работ и стоимость), тогда как с внутренней командой можно было делать проект достаточно гибко — по agile-методологии управления проектом, когда есть понимание, какие приоритетные задачи будут решаться в ближайшую неделю или две. После анализа руководство группы компаний IDS приняло решение выполнять проект собственными силами.

Типовые решения пришлось кастомизировать и доработать для учёта специфики группы IDS. Специфика бизнеса группы компаний IDS заключается в большом количестве командировок буровиков. В год приобретается порядка двух тысяч билетов, каждый месяц одна вахта уезжает домой, её сменяет новая. В ходе проекта автоматизирован учёт части массовых операций (билеты, лизинг, питание сотрудников). Была проведена интеграция с сервисной системой, где эти билеты массово приобретаются, они появляются в информационной системе группы автоматически, по ним формируются документы, которые автоматически попадают в бухгалтерскую отчётность, в НДС, «книгу покупок» и т. д.

Важнейшая особенность проекта — сжатые сроки, весь функционал был внедрён за 12 месяцев, первые рабочие модули были запущены через полгода после старта проекта.

Ещё одна особенность компании — работа по лизинговым схемам, оборудование компании на 80—90% находится в лизинге, оно очень дорогостоящее, и здесь важен чёткий контроль и своевременная оплата по договорам. Договора по лизингу (это порядка тысячи документов в год) заключаются на различный срок, обычно 3—5 лет, за это время оборудование, в соответствии с договорами, постепенно выкупается и становится собственностью IDS Group. Добавим, что для доработки типовых систем использовался специальный продукт компании «1С» — «Система проектирования прикладных решений».

Важнейшая особенность проекта — сжатые сроки, весь функционал был внедрён за 12 месяцев, первые рабочие модули были запущены через полгода после старта проекта. Поскольку внедрение системы было проведено очень быстро, то документирование и формализацию методологии и процессов пришлось временно отложить. Только в июле—августе 2018 года проектной команде удалось найти время и полностью описать методологию учёта затрат, контроля ввода данных и т. п. Распределение затрат, контроллинг, правила расчёта себестоимости, схемы и проекты решений — всё это было описано и документировано.

Ещё одна особенность проекта — увеличение масштаба и расширение охвата проекта по его ходу, что привело к ряду проблем. «Если бы проект делался заново, — делятся опытом участники проектной команды, — мы в некоторых местах сократили бы масштабы функционала и обучения сотрудников». Но на старте проекта не было 100-процентной ясности, каков же будет необходимый объём функционала, какое число сотрудников придётся обучить работе с новой системой и насколько они будут обучаемы.

Ещё одна особенность — различный опыт работы с ИТ-инструментами в разных компаниях группы. У IDS Group есть более развитые в области ИТ компании, например «Системы навигации», и у них требования к системе выше, чем у других компаний. Сказывается различие процессов и степени квалификации сотрудников — отсюда и разная степень вовлечения сотрудников в проект и особенности реализации системы.

Наконец, в IDS Group компании даже с одинаковыми видами бизнеса в разных регионах имеют разную структуру. И в ходе проекта удалось минимизировать изменения организационной структуры группы.

5
Результаты проекта

ускорено получение регламентированной отчётности

80%

выросла оборачиваемость складских запасов

10%

ускорилась обработка заказов

20%

сокращены операционные и административные расходы

5%

Создано единое интегрированное информационное пространство производственного, управленческого и регламентированного учёта в группе компаний IDS, что позволило решить целый ряд управленческих задач. Например, все кураторы договоров, инициаторы процессов, которые должны создавать кредиторскую задолженность, пользуются единой системой. Теперь все сотрудники знакомы с правилами работы, процессы формирования заявок и платежей автоматизированы. При анализе кредиторской задолженности по срокам, по статьям все работают по единому стандарту. В конечном итоге это приводит к чёткой управленческой отчётности и возможностям финансового анализа.

Ранее просрочка по оплате при работе с претензиями клиентов допускалась, сейчас же человеческий фактор практически исключён. У группы компаний сформирован непрерывный процесс от потребности до оплаты, то есть — потребность, закупка, поставка, кредиторская задолженность, включение её в казначейский процесс и оплата — ранее этого непрерывного процесса не было. Теперь можно проследить все его этапы, проконтролировать сроки исполнения и т. д. В системе есть условие по договору, когда группа предприятий должна заплатить, и система уже автоматически формирует заявки на расход денежных средств. Казначеи всё это видят в своих оперативных планах, они могут поменять дату, когда они заплатят, и автоматически формируется реестр платежей. Таким образом, исключён значительный объём рутинной работы.

Экономический эффект от создания комплексной информационной системы следующий:

  • снижение объёмов материальных запасов на 5%;
  • сокращение операционных и административных расходов на 5%;
  • рост оборачиваемости складских запасов на 10%;
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг на 3%;
  • снижение себестоимости продукции/услуг на 3%;
  • рост прибыли на 5%;
  • ускорение обработки заказов на 20%;
  • сокращение трудозатрат на ведение учёта в подразделениях на 10%;
  • ускорение получения управленческой отчётности на 100%;
  • ускорение получения регламентированной отчётности на 80%.
6
Дополнительная информация о проекте

В дальнейшем развитие функционала системы было продолжено: автоматизирована отчётность по блоку «Казначейство», развита отчётность по производству и анализу эффективности, запущена система контроля работы с претензиями клиентов, автоматизировано ведение реквизитов контрагентов, договоров и соглашений, создана подсистема управления безналичными денежными средствами. Реализовано автоматическое формирование актов КС-2, КС-3. Дальнейшее развитие получила система контроля закупок, списаний, полностью автоматизирован процесс начислений и оплаты и согласование этих процессов в системе «1С:Документооборот».

Поясним, что КС-2 и КС-3 — официальные государственные формы для сдачи работ по капитальному строительству. Это документы, которые подписывает заказчик, для которого предприятия IDS Group строят объекты. Комплект КС-2 более детальный, с разбивкой по работам, а КС-3 — укрупнённый, это сводные формы по группе сданных объектов.

Несмотря на успех, группа компаний IDS не намерена останавливаться на достигнутом и обязательно продолжит своё развитие.

Сейчас не прекращаются работы по учёту массовых операций и реализации использования электронного документооборота с контрагентами. Менеджеры группы отмечают, что всё ещё существуют проблемы регламентации взаимодействия подразделений группы. Данная задача будет решаться уже в другом проекте — создания системы управления качеством. Также продолжается работа по регламентации процесса закрытия отчётного периода.

Специалисты IDS Group ведут интеграцию построенной информационной системы с системой стандарта ГЛОНАСС, так как 90% техники группы компаний и её подрядчиков работает в этой навигационной системе. Это даст возможность автоматического формирования путевых листов, которых очень много.

Важное развитие системы — создание подсистемы учёта по МСФО. На подготовку отчёта по МСФО сегодня тратится значительное время и ресурсы. Но так как у группы компаний уже организован управленческий учёт, оперативный учёт и быстрое закрытие периода, разумно было бы получать отчётность по МСФО так же быстро, как и отчётность по РСБУ. По мнению руководства IDS Group, управленческий учёт ближе к международному, чем российский бухгалтерский, и задача заключается в том, чтобы получать данные по финансовому результату не при закрытии периода в бухгалтерском учёте, а непосредственно из управленческого учёта на любой день. В связи с этим появляются новые процессы, например, параллельный учёт основных средств, целый ряд документов, которых нет в российском бухгалтерском учёте. Подсистему учёта МСФО, которую планируется запустить в первой половине 2019 года.

Более дальние перспективы развития комплексной информационной системы группы — интеграция с нижним уровнем производства — с MES-системами. Планируется включить в единую информационную систему ту информацию, которую производственники получают с датчиков буровых установок.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1
тыс
Исполнитель
IDS Group
Март 2016 — Июль 2018
Центральный федеральный округ РФ
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Дальневосточный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
30 Апреля 2019
«Роскосмос» и «1С» подписали меморандум о сотрудничестве в области цифровизации ракетно-космической промышленности

Документ подписали первый заместитель гендиректора «Роскосмос» по развитию орбитальной группировки и перспективным проектам Юрий Урличич и директор «1С» Борис Нуралиев.

19 Апреля 2019
Изменены правила информационно-технологического сопровождения «1С:Предприятие 8 КОРП»

С целью повышения качества информационно-технологического сопровождения и корпоративной технической поддержки официальных пользователей «1С:Предприятие 8 КОРП», упрощения документирования сделок в конкурсных процедурах, а также для обеспечения пользователям гарантии по уровню сопровождения корпоративной платформы партнёрами ЦК 1С:КОРП, вводятся изменения.