||
Краткое описание проекта

Предприятие «Чеченские минеральные воды» по­с­тро­и­ло си­с­те­му уп­ра­в­ле­ния до­ку­мен­та­ми на ба­зе ре­ше­ния «1С:Документооборот КОРП». Про­ект был очень сжат по сро­кам (все­го 1 ме­сяц) и при этом ох­ва­тил мно­же­с­тво про­цес­сов пред­при­я­тия: от вза­и­мо­дей­ствия с за­каз­чи­ка­ми до кон­тро­ля де­я­тель­но­с­ти ру­ко­вод­с­твом, вклю­чая про­из­вод­ство. Уп­ра­вле­ние до­ку­мен­та­ми ох­ва­ти­ло про­из­вод­ство — обес­пе­че­но элек­трон­ное со­г­ла­со­ва­ние ко­ли­чес­тва и пе­ре­ч­ня ма­те­ри­а­лов, а так­же ин­гре­ди­ен­тов для из­го­то­в­ле­ния на­пит­ков. В ре­зуль­та­те ус­тра­не­ны по­те­ри ра­бо­че­го вре­ме­ни на ра­бо­ту с до­ку­мен­та­ми и по­вы­ше­на ис­пол­ни­тель­ская дис­ци­пли­на. Ру­ко­вод­ство по­лу­чи­ло удоб­ный ин­стру­мент вза­и­мо­дей­ствия с уда­лён­ны­ми под­ра­зде­ле­ни­я­ми и кон­тро­ля за ни­ми.

«Чеченские минеральные воды»
Заказчик

«Чеченские минеральные воды» — за­вод по про­из­вод­ству ми­не­раль­ных вод, без­ал­ко­голь­ных на­пит­ков и на­ту­раль­ных со­ков в ПЭТ та­ре. Вы­пус­ка­ет ми­не­раль­ную во­ду «Серноводскую», хо­лод­ный чай, а так­же со­ки, не­к­та­ры и ос­ве­жа­ю­щие на­пит­ки под тор­го­вой мар­кой «Стом». Пред­при­я­тие со­с­то­ит из 4 тер­ри­то­ри­аль­но уда­лён­ных по­д­ра­з­де­ле­ний и спо­со­б­но вы­пу­с­кать до 150 мил­ли­о­нов бу­ты­лок на­пит­ков в год. Чи­с­лен­ность со­т­ру­д­ни­ков — око­ло 450 че­ло­век.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • ускорение формирования и согласования документов, исключение потери документов, включая производственные;
  • повышение исполнительской дисциплины, прозрачность и контролируемость документоборота для руководства;
  • обеспечение оперативного взаимодействия филиалов и головной организации.

Задачи проекта:

  • создание системы управления документами;
  • унификация существующих форматов документации, в т. ч. документов, участвующих в производственных процессах;
  • обеспечение электронного согласования количества и перечня материалов, а также ингредиентов для изготовления напитков;
  • организация удобного и понятного для сотрудников процесса подготовки и утверждения документов;
  • автоматизация передачи ежедневной отчётности по производству в бухгалтерию.
2
Ситуация до старта проекта

Предприятие «Чеченские минеральные воды» активно наращивает объёмы производства. Это привело к необходимости повышения контроля снабжения предприятия сырьём и материалами для выпуска напитков. Также встала задача автоматизации взаимодействия сотрудников отделов между собой и с контрагентами предприятия.

Ранее сотрудники предприятяи для передачи отчётов и других производственных документов были вынуждены обращаться к секретарю для их регистрации, а уже после этого документы передавались в бухгалтерию. В учётных программах на предприятии работало только 10—15 человек. В результате такой организации документооборота, по мере наращивания производства, с каждым днём возрастали риски потери важных документов и трудозатраты сотрудников на согласование документов внутри предприятия.

«Основным мотивом автоматизации было желание повысить исполнительскую дисциплину сотрудников: документы терялись, поручения без напоминаний не исполнялись, — вспоминает Султан Хаджиев, начальник отдела МКИПиА «Чеченских минеральных вод». — Хотелось унифицировать работу с документами на заводе. Различного типа служебки, отчёты производственных цехов хотелось получать в удобном виде и, главное, оперативно».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система управления документами построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Автоматизиованы следующие области:

  • управление документами на производстве («Отчет производства за смену»), их формирование и передача;
  • учёт проектной документации;
  • учёт договоров;
  • учёт рабочего времени сотрудников.

Максимально задействованы возможности типового решения «1С:Документооборот КОРП» в части организации процессов согласования с длинной маршрутизацией, хранения документов, использования ЭЦП для внутреннего визирования документов, а также корпоративной почты. В документооборот вовлечены практически все группы сотрудников: высшее руководство, юридическая служба, бухгалтерия, служба снабжения и служба сбыта, руководители проектов и даже производственные отделы. Налажены процессы автоматической переадресации и согласования не только внутренних документов, но и договоров с заказчиками.

Сотрудники и руководство получили удобные процессы работы с унифицированными документами в единой информационной системе, доступ к которой осуществляется как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.

Охвачены все территориально удалённые структурные единицы предприятия. Сотрудники центрального офиса и трёх филиалов работают в единой информационной системе, используя различные вараинты доступа, в том числе через интернет и мобильное приложение.

Первоначально были введены 50 рабочих мест, но к моменту завершения проекта в системе работало 80 пользователей. Далее их число планируется довести до 150. Объём документов в системе управления документами: 25 видов документов, 63 тыс. файлов, более 6 тыс. документов, 55,5 тыс. задач.

4
Особенности и уникальность проекта

Проект был очень сжат по срокам (всего 1 месяц) и при этом охватил множество процессов предприятия: от взаимодействия с заказчиками до контроля деятельности руководством, включая производство.

Особенность проекта в том, что управление документами охватило производство — обеспечено электронное согласование количества и перечня материалов, а также ингредиентов для изготовления напитков. Заведующие складов и логисты через систему «1С:Документооборот 8» отправляют запросы в бухгалтерию, а затем в кратчайшие сроки получают согласованные документы в электронном формате. Оригиналы документов по-прежнему предоставляются бухгалтерии, но уже не требуется такой скорости как раньше. Также система поддерживает формирование и отправку в электронном виде ежедневных отчётов по производству, в которых содержится информация о количестве выпущенной продукции, затраченной преформы и этикетки, а также информация о браке.

Важная часть проекта — ввод в ежедневную работу электронно-цифровой подписи для согласования и утверждения ряда документов, создаваемых и обрабатываемых в системе «1С:Документооборот 8». Внутреннее согласование документов — это цепочка из нескольких руководителей, и руководством предприятия было принято решение использовать юридически значимую ЭЦП на внутренних документах. Руководство получило возможность подтверждать свои действия в системе с помощью ЭЦП, что существенно в случае межфилиальных взаимодействий. Количество руководителей, использующих в процессах согласования и утверждения электронную подпись, планомерно увеличивается.

Типовая система «1С:Документооборот КОРП» практически не потребовала настроек, однако максимально задействованы новейшие технологии, в том числе использование мобильного приложения. Потребовались всего две, небольшие, но существенные доработки типовой системы:

  • фильтр для руководства — были применены открытые процессы адресации, но при этом ограничен круг лиц, которые могут адресовать процесс на высшее руководство;
  • штампы согласования — решение для применения единых унифицированных форм всеми отделами, задействован функционал штрихкодирования для автопроставления штампа в зависимости от отдела.
5
Результаты проекта

На предприятии «Чеченские минеральные воды» в максимально быстрые сроки создана система управления документами. Сотрудники и руководство получили удобные процессы работы с унифицированными документами в единой информационной системе, доступ к которой осуществляется как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.

Результаты проекта:

  • существенно облегчены межфилиальные связи и процессы взаимодействия отделов, систематизировано взаимодействие отделов снабжения и логистики (сотрудники могут в удобное время самостоятельно просматривать статусы заявок и результаты их выполнения, а не уточнять эту информацию по телефону), а также настроена передача производственных отчетов в бухгалтерию;
  • устранены потери документов;
  • руководство получило удобный инструмент взаимодействия с удалёнными подразделениями и контроля за ними.

«Начало реально экономиться время сотрудников, — отмечает Султан Хаджиев, начальник отдела МКИПиА «Чеченских минеральных вод». — К примеру, сотрудники теперь не ходят в бухгалтерию или в приёмную, чтобы принести документы на согласование. А документов согласовывается достаточное количество. Почта теперь консолидирована, адреса имеют единый формат (это косвенно связано с программным продуктом, но внедрение сподвигло на создание собственного домена)». Этот уникальный для своего региона проект стал образцовым, а предприятие «Чеченские минеральные воды» — флагманом автоматизации в своём регионе.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
80
Исполнитель
Компания Портал-Юг
Май 2016 — Июнь 2016
Северо-Кавказский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
19 Апреля 2019
Изменены правила информационно-технологического сопровождения «1С:Предприятие 8 КОРП»

С целью повышения качества информационно-технологического сопровождения и корпоративной технической поддержки официальных пользователей «1С:Предприятие 8 КОРП», упрощения документирования сделок в конкурсных процедурах, а также для обеспечения пользователям гарантии по уровню сопровождения корпоративной платформы партнёрами ЦК 1С:КОРП, вводятся изменения.

10 Апреля 2019
Новое в продукте «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет»

Вышла новая версия продукта «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» — системы дистанционного обучения для аттестации и развития персонала коммерческих организаций, создания электронной информационно-образовательной среды в вузах, колледжах и учебных центрах.