Предприятие «Чеченские минеральные воды» построило систему управления документами на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Проект был очень сжат по срокам (всего 1 месяц) и при этом охватил множество процессов предприятия: от взаимодействия с заказчиками до контроля деятельности руководством, включая производство. Управление документами охватило производство — обеспечено электронное согласование количества и перечня материалов, а также ингредиентов для изготовления напитков. В результате устранены потери рабочего времени на работу с документами и повышена исполнительская дисциплина. Руководство получило удобный инструмент взаимодействия с удалёнными подразделениями и контроля за ними.
«Чеченские минеральные воды» — завод по производству минеральных вод, безалкогольных напитков и натуральных соков в ПЭТ таре. Выпускает минеральную воду «Серноводскую», холодный чай, а также соки, нектары и освежающие напитки под торговой маркой «Стом». Предприятие состоит из 4 территориально удалённых подразделений и способно выпускать до 150 миллионов бутылок напитков в год. Численность сотрудников — около 450 человек.
Цели проекта:
- ускорение формирования и согласования документов, исключение потери документов, включая производственные;
- повышение исполнительской дисциплины, прозрачность и контролируемость документоборота для руководства;
- обеспечение оперативного взаимодействия филиалов и головной организации.
Задачи проекта:
- создание системы управления документами;
- унификация существующих форматов документации, в т. ч. документов, участвующих в производственных процессах;
- обеспечение электронного согласования количества и перечня материалов, а также ингредиентов для изготовления напитков;
- организация удобного и понятного для сотрудников процесса подготовки и утверждения документов;
- автоматизация передачи ежедневной отчётности по производству в бухгалтерию.
Предприятие «Чеченские минеральные воды» активно наращивает объёмы производства. Это привело к необходимости повышения контроля снабжения предприятия сырьём и материалами для выпуска напитков. Также встала задача автоматизации взаимодействия сотрудников отделов между собой и с контрагентами предприятия.
Ранее сотрудники предприятяи для передачи отчётов и других производственных документов были вынуждены обращаться к секретарю для их регистрации, а уже после этого документы передавались в бухгалтерию. В учётных программах на предприятии работало только 10—15 человек. В результате такой организации документооборота, по мере наращивания производства, с каждым днём возрастали риски потери важных документов и трудозатраты сотрудников на согласование документов внутри предприятия.
«Основным мотивом автоматизации было желание повысить исполнительскую дисциплину сотрудников: документы терялись, поручения без напоминаний не исполнялись, — вспоминает Султан Хаджиев, начальник отдела МКИПиА «Чеченских минеральных вод». — Хотелось унифицировать работу с документами на заводе. Различного типа служебки, отчёты производственных цехов хотелось получать в удобном виде и, главное, оперативно».
Система управления документами построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Автоматизиованы следующие области:
- управление документами на производстве («Отчет производства за смену»), их формирование и передача;
- учёт проектной документации;
- учёт договоров;
- учёт рабочего времени сотрудников.
Максимально задействованы возможности типового решения «1С:Документооборот КОРП» в части организации процессов согласования с длинной маршрутизацией, хранения документов, использования ЭЦП для внутреннего визирования документов, а также корпоративной почты. В документооборот вовлечены практически все группы сотрудников: высшее руководство, юридическая служба, бухгалтерия, служба снабжения и служба сбыта, руководители проектов и даже производственные отделы. Налажены процессы автоматической переадресации и согласования не только внутренних документов, но и договоров с заказчиками.
Охвачены все территориально удалённые структурные единицы предприятия. Сотрудники центрального офиса и трёх филиалов работают в единой информационной системе, используя различные вараинты доступа, в том числе через интернет и мобильное приложение.
Первоначально были введены 50 рабочих мест, но к моменту завершения проекта в системе работало 80 пользователей. Далее их число планируется довести до 150. Объём документов в системе управления документами: 25 видов документов, 63 тыс. файлов, более 6 тыс. документов, 55,5 тыс. задач.
Проект был очень сжат по срокам (всего 1 месяц) и при этом охватил множество процессов предприятия: от взаимодействия с заказчиками до контроля деятельности руководством, включая производство.
Особенность проекта в том, что управление документами охватило производство — обеспечено электронное согласование количества и перечня материалов, а также ингредиентов для изготовления напитков. Заведующие складов и логисты через систему «1С:Документооборот 8» отправляют запросы в бухгалтерию, а затем в кратчайшие сроки получают согласованные документы в электронном формате. Оригиналы документов по-прежнему предоставляются бухгалтерии, но уже не требуется такой скорости как раньше. Также система поддерживает формирование и отправку в электронном виде ежедневных отчётов по производству, в которых содержится информация о количестве выпущенной продукции, затраченной преформы и этикетки, а также информация о браке.
Важная часть проекта — ввод в ежедневную работу электронно-цифровой подписи для согласования и утверждения ряда документов, создаваемых и обрабатываемых в системе «1С:Документооборот 8». Внутреннее согласование документов — это цепочка из нескольких руководителей, и руководством предприятия было принято решение использовать юридически значимую ЭЦП на внутренних документах. Руководство получило возможность подтверждать свои действия в системе с помощью ЭЦП, что существенно в случае межфилиальных взаимодействий. Количество руководителей, использующих в процессах согласования и утверждения электронную подпись, планомерно увеличивается.
Типовая система «1С:Документооборот КОРП» практически не потребовала настроек, однако максимально задействованы новейшие технологии, в том числе использование мобильного приложения. Потребовались всего две, небольшие, но существенные доработки типовой системы:
- фильтр для руководства — были применены открытые процессы адресации, но при этом ограничен круг лиц, которые могут адресовать процесс на высшее руководство;
- штампы согласования — решение для применения единых унифицированных форм всеми отделами, задействован функционал штрихкодирования для автопроставления штампа в зависимости от отдела.
На предприятии «Чеченские минеральные воды» в максимально быстрые сроки создана система управления документами. Сотрудники и руководство получили удобные процессы работы с унифицированными документами в единой информационной системе, доступ к которой осуществляется как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.
Результаты проекта:
- существенно облегчены межфилиальные связи и процессы взаимодействия отделов, систематизировано взаимодействие отделов снабжения и логистики (сотрудники могут в удобное время самостоятельно просматривать статусы заявок и результаты их выполнения, а не уточнять эту информацию по телефону), а также настроена передача производственных отчетов в бухгалтерию;
- устранены потери документов;
- руководство получило удобный инструмент взаимодействия с удалёнными подразделениями и контроля за ними.
«Начало реально экономиться время сотрудников, — отмечает Султан Хаджиев, начальник отдела МКИПиА «Чеченских минеральных вод». — К примеру, сотрудники теперь не ходят в бухгалтерию или в приёмную, чтобы принести документы на согласование. А документов согласовывается достаточное количество. Почта теперь консолидирована, адреса имеют единый формат (это косвенно связано с программным продуктом, но внедрение сподвигло на создание собственного домена)». Этот уникальный для своего региона проект стал образцовым, а предприятие «Чеченские минеральные воды» — флагманом автоматизации в своём регионе.
