Компания LeaderTeam автоматизировала деятельность бэк-офиса. В качестве инструмента была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Основной особенностью проекта была полная автоматизация процессов согласования договоров с клиентами и поставщиками, процессов по тендерным закупкам, а также автоматизация процессов по судебным делам компании. В результате удалось минимизировать количество бумажного документооборота и существенно уменьшить трудозатраты сотрудников на формирование управленческой отчётности. Время согласования документов сократилось в 2 раза, а время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач, уменьшилось в среднем с 2 часов до 45 минут в день.
Leader Team — национальная компания, занимающая лидирующие позиции на рынках услуг b2b — мерчендайзинга, аутсорсинга торговых команд, логистического и производственного аутсорсинга и независимой инвентаризации. У компании более 200 клиентов и свыше 1500 реализованных проектов. Покрытие: 181 сеть, 20 000 торговых точек. География присутствия: более 1000 городов и 55 офисов по всей России. Численность — более 20 000 сотрудников.
Цели проекта:
- организация эффективного управления документопотоками на предприятии;
- организация централизованного хранения документов;
- минимизация бумажного документооборота;
- оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчётности;
- повышение операционной производительности персонала;
- повышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.
Для достижения поставленных целей необходимо было построить систему электронного документооборота, в которой должны быть автоматизированы следующие функциональные блоки: договорной блок, тендерный блок, корпоративный блок, судебно-претензионный блок, блок входящей/исходящей корреспонденции.
Компания LeaderTeam предоставляет широкий комплекс B2B-услуг высокого класса по направлениям:
- аутсорсинг мерчандайзинга (эксклюзивный мерчандайзинг, совмещённый мерчандайзинг, торговый аудит);
- аутсорсинг торговых команд (аутсорсинг для розничных сетей, торговых команд производителей, HoReCa);
- логистика и производство (аутсорсинг складских и логистический функций, аутсорсинг производственных функций и функций распределительных центров);
- независимая инвентаризация (инвентаризация ТМЦ, ОС, управленческая инвентаризация);
- услуги по обучению персонала (дистанционное обучение, разработка обучающих курсов и тренингов).
До старта проекта в качестве корпоративной информационной системы в компании LeaderTeam использовали собственную разработку «Корпоративный портал». Эта система неоднократно дорабатывалась, но в какой-то момент ее функциональности стало не хватать, и она перестала выдерживать растущую нагрузку. Вследствие этого в компании возникли следующие проблемы:
- информацию приходилось хранить на бумажных носителях, что затрудняло её систематизацию, поиск и оперативный доступ к ней, огромное количество информации хранилось просто в головах сотрудников бэк-офиса;
- бизнес-процессы плохо поддерживались системой или не поддерживались вовсе;
- скорость выполнения операций в информационной системе начала существенно снижаться.
Продолжать дорабатывать текущую систему стало затруднительно и малоэффективно, вследствие чего руководство компании приняло решение о масштабном обновлении корпоративной информационной системы. Основным функциональным заказчиком проекта был юридический департамент, имевший до старта проекта ряд проблем:
- отсутствие централизованного хранения информации о согласовании договоров (кто, когда и почему согласовал или не согласовал договор);
- полное отсутствие автоматизации проведения тендеров (история по коммерческим предложениям, состав голосующих, информация о причинах выбора победителя и т. д.);
- разрозненное хранение информации по 100+ юр. лицам;
- ведение информации по судебным делам «на коленке», отсутствие централизованных напоминаний о датах судебных заседаний и истории по результатам заседаний.
В качестве основы новой корпоративной информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта продукт был доработан в соответствии с потребностями компании. Были доработаны следующие ключевые для данного проекта блоки типового решения:
- договорной блок;
- тендерный блок;
- корпоративный блок;
- судебно-претензионный блок;
- блок входящей/исходящей корреспонденции.
Также была настроена синхронизация системы с «1С:Комплексная автоматизация». Общая схема архитектуры новой информационной системы LeaderTeam, а также охватываемые ей функциональные области, представлены на рисунке.
Схема архитектуры корпоративной информационной системы компании LeaderTeam
Автоматизировано 170 рабочих мест.
Главной особенностью проекта является полная автоматизация процессов согласования договоров с клиентами и поставщиками, процессов по тендерным закупкам, а также процессов по судебным делам компании. А именно:
- Тендерный блок: согласование закупки → запуск тендера (проверка на вложение min 3 КП) → вложение сравнительной таблицы поставщиков → голосование → выбор победителя → оформление результатов тендера.
- Судебно-претензионный блок: заведение дела → добавление этапов дела (от 1 до 14 этапов) → напоминание о судебном заседании (в личном календаре в системе у каждого из сотрудников, участвующих в судебном заседании).
- Корпоративный блок: учет доверенностей, печатей, интеллектуальных прав, уставных документов, обособленных подразделений, акционеров компании по каждому из юр. лиц. Автоматическая смена статусов при истечении срока действия доверенностей, печатей, прав и т. д., в т. ч. напоминание о приближении срока истечения срока действия. Автоматический подсчет оставшейся доли среди действующих участников, формирование истории по участникам компании.
- Договорной блок: согласование договора → ожидание подписания оригинала договора → подписание оригинала договора.
Одной из сложнейших задач явилось разделение прав доступа в системе между сотрудниками компании. Требовалось одновременное разделение прав доступа в разрезе:
- организаций;
- ролей;
- подразделений;
- направлений бизнеса.
Например, за каждой юридической службой закреплён определенный набор организаций, а за каждой организацией закреплен определенный юрист, при этом одна организация может относиться к нескольким направлениям бизнеса. Данную задачу удалось решить с помощью мощной настройки ролей, политик доступа и специальных разрешений.
Помимо этого, в ходе проекта корпоративный портал компании окончательно перестал справляться с нагрузкой, что привело к падению сервера. Готовые блоки на базе системы «1С:Документооборот 8 КОРП» пришлось передать в промышленную эксплуатацию еще до финального завершения проекта.
сокращено время согласования документов
сокращено время постановки и контроля задач
сокращены сроки подготовки отчётов
В результате создания корпоративной информационной системы удалось минимизировать количество бумажного документооборота, автоматизировать деятельность по нескольким основным бизнес-процессам компании и существенно уменьшить трудозатраты сотрудников на формирование управленческой отчётности. В результате компании LeaderTeam удалось:
- организовать оперативный доступ сотрудников к любой необходимой информации по договорам, заявкам и судебным делам компании;
- сократить время согласования документов в 2 раза (в среднем с 2 дней до 1 дня, в т. ч. за счёт механизма контроля);
- уменьшить время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач (в среднем с 2 часов в день до 45 минут)
- сократить время на подготовку отчетов (в среднем с 2-3 часов до 20 минут);
- централизовать хранение информации по различным юр. лицам и уменьшить влияние человеческого фактора;
- повысить прозрачность согласования и исполнения бизнес-процессов;
- разработать систему оценивания сотрудников на основании отчетов из системы.
На достигнутых результатах в компании LeaderTeam останавливаться не собираются. В ближайшее время планируется внедрение подсистем для HR-специалистов компании, а также подсистемы бюджетирования для дальнейшего развития автоматизации процессов согласования договоров с клиентами, поставщиками, а также тендерных закупок.
