||
Краткое описание проекта

«Единый центр обслуживания» АФК «Система» построил информационную систему управления закупочной деятельностью. Система работает на базе решения «1С:Управление холдингом». Уникальность проекта в том, что в сжатые сроки, всего за 6 месяцев, разработа и внедрена принципиально новая модель управления закупочной деятельностью для всех дочерних и завсимых компаний. Кроме того, в рамках проекта создано единое информационное пространство для управления нормативно-справочной информацией, процессами казначейства. В результате сроки обработки заказов сократились на 70%, трудозатраты в подразделениях снизились на 70%, а сроки подготовки отчетности выросли на 95%.

ООО "Единый центр обслуживания" (АФК-Система)
Заказчик

«Единый Центр Обслуживания» (ЕЦО) осуществляет централизованное управление закупочной деятельностью более 20 дочерних и  зависимых компаний АФК «Система». ЕЦО осуществляет консолидацию потребностей, процедуру выбора поставщика, договорную работу. Компании корпорации АФК «Система» выступают заказчиками закупочных процедур, отслеживают выполнение работ и участвуют в процедуре выбора поставщиков.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Создание единого информационного пространства на базе системы «1С:Управление холдингом» для управления нормативно-справочной информацией, процессами казначейства.
  2. Автоматизация целевой модели управления процессами закупки в соответствии с кодексом компании для всех дочерних и зависимых компаний.
  3. Сокращение трудозатрат.
  4. Своевременное получение инициатором закупки качественных товаров, работ, услуг.
  5. Повышение прозрачности поступления денежных средств.
  6. Обеспечение минимально возможного уровня затрат, связанных с приобретением товаров, работ, услуг.
  7. Обеспечение прозрачности закупочных процедур и объективности принимаемых решений.

Задача проекта: автоматизировать следующие функции:

  • годовое и оперативное планирование;
  • определение способа обеспечения потребностей. В части оперативных закупок у организации возникает потребность в приобретении, к примеру, какого-то имущества, необходимого для нужд компании. И система позволяет решить, каким образом можно реализовать эту потребность: закупить новое, котировка, тендер, за счет существующего договора, внутреннее перемещение между дочерними и зависимыми компаниями или за счет свободных остатков где-то в фонде компании;
  • аккредитация поставщиков через личный кабинет;
  • выбор поставщиков;
  • интеграция с внешними информационными системами: системой электронного документооборота, автоматизированной системой торгов, личным кабинетом поставщиков, почтовым клиентом заказчика;
  • выполнение закупок на портале самостоятельных закупок;
  • выполнение закупок у поставщиков с отслеживанием условий оплаты;
  • оценка удовлетворенности заказчиков и квалификации поставщиков с помощью проведения автоматизированного анкетирования;
  • ведение реестра недобросовестных поставщиков;
  • формирование и предоставление аналитической отчетности по закупочным процедурам;
  • объединение всех данных в единое информационное пространств.
2
Ситуация до старта проекта

«Единый центр обслуживания» был организован в структуре корпорации АФК «Система» для оказания услуг по осуществлению типовых операций для дочерних и зависимых компаний на договорных условиях.

Основные услуги, оказываемые ЕЦО:

  • ведение налогового и бухгалтерского учета;
  • подготовка регламентированной и управленческой отчетности;
  • кадровое администрирование;
  • предоставление ИТ-инфраструктуры;
  • поддержка и разработка система на платформе «1С:Предприятие»*;
  • автоматизация бизнес-процессов;
  • методология и автоматизация закупочной деятельности;
  • организация закупочной деятельности.

При организации ЕЦО была внедрена система на основе продукта «1С:Управление холдингом». Система выполняла разные функции, процесс закупок был реализован от потребности до оплаты, но без возможности выбора поставщика.

* В компании многие функции реализованы с помощью продуктов фирмы «1С». Помимо «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот», в компании внедрены «1С:Управление небольшой фирмой», а «1С:Бухгалтерия 3.0» работает через интернет с помощью технологии 1С:Fresh. В одном из дочерних обществ внедрён продукт «1С:ERP Управление предприятием 2»

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Функционал закупочной деятельности «Единого центра обслуживания» АФК «Система» реализован в программном продукте «1С:Управление холдингом».

В рамках проекта автоматизированы следующие функции.

1. Годовое планирование закупок:

    • централизованная подача потребности;
    • консолидация потребности;
    • лотирование;
    • формирование консолидированного плана закупок;
    • управление плановыми ценами.

2. Оперативные закупки:

  • Формирование оперативной потребности.
  • Уточнение годового плана.
  • Выбор способа удовлетворения потребности:
    • закупка: котировка, тендер, за счет существующего договора;
    • внутреннее перемещение;
    • за счет свободных остатков.
  • Аккредитация поставщика через личный кабинет поставщика.
  • Квалификационный отбор по отдельным категориям закупок.
  • Выбор поставщика:
    • формирование критериев выбора;
    • формирование квалификационной комиссии;
    • этапная оценка предложений;
    • скоринг.
  • Формирование заказа поставщику на основании результатов закупки.
  • Регистрация входящих счетов, актов/счетов-фактур/упд поставщиков, обеспечение юридически значимого обмена документами.
  • Возможность проведения для инициаторов самостоятельных закупок с возможностью управления каталогами товаров и услуг.
  • Заключение договора.
  • Оценка удовлетворенности заказчиков, квалификации поставщиков и качества поставки, выполнения работ, оказания услуг – внутренний опрос заказчиков (анкетирование).
  • Ведение реестра недобросовестных поставщиков.
  • Отчетность и предоставление аналитической информации по закупочной деятельности.
  • Доработка поддержки функциональности ведения справочника Номенклатура.

Кроме того, информационное окружение включает «1С:Документооборот» и почтовый клиент. Информационная система синхронизирована с электронной торговой площадкой «Сбербанк-АСТ».

Ris-AFK.jpg

Модель управления процессами закупочной деятельности ЕЦО АФК «Система».

Проект охватил более 20 дочерних и зависимых компаний АФК «Система». В системе настроено 500 автоматизированных рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта
  1. Реализация в сжатые сроки.
  2. Разработана принципиально новая модель управления закупочной деятельностью для всех филиалов компании.
  3. В указанные сроки запущены 2 пилотные организации, с 1 января 2018 года к системе подключено более 30 компаний Группы.

5
Результаты проекта

Сокращение трудозатрат в подразделениях

70%

Ускорение получения отчетности

95%

Снижение расходов на материальные ресурсы

21%

Ускорение обработки заказов

70%

Получены следующие экономические эффекты от внедрения:

  1. На 70% сократились трудозатраты в подразделениях.
  2. На 95% ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности.
  3. На 21% сократились расходы на материальные ресурсы.
  4. На 30% снизились операционные и административные расходы.
  5. На 40% сократились сроки исполнения заказов / оказания услуг.
  6. На 70% ускорилась обработка заказов.

    Версия для печати
    Вход для
    партнеров
    РАБОЧИХ МЕСТ
    500
    GRADUM
    Функциональная область
    Управление закупками (МТО)
    организаций в едином информационном пространстве
    20
    Июль 2017 —
    Центральный федеральный округ РФ
    Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
    Задать вопрос по кейсу
    Отзывы заказчиков
    руководитель отдела методологии «ЕЦО» АФК «Система»
    Майя Чубакова
    На данный момент мы в одной информационной системе видим и храним все консолидированные данные и аналитику, связанные со всеми закупками дочерних и зависимых компаний. И сотрудники этих компаний сами ведут закупочную деятельность.
    Публикации,
    связанные
    с проектом
    Дополнительные
    материалы
    Новости
    08 Июля 2019
    Группа Синара и фирма «1С» подписали соглашение о стратегическом сотрудничестве

    На площадке международной промышленной выставки ИННОПРОМ-2019 Группа Синара и фирма «1С» заключили соглашение о сотрудничестве в сфере развития информационных технологий.

    08 Июля 2019
    Программно-методический комплекс «1С:Налоговый мониторинг»

    Совместная разработка PwC и «1С» программно-методического комплекса для автоматизации задач налогоплательщиков в режиме налогового мониторинга.