«Единый центр обслуживания» АФК «Система» построил информационную систему управления закупочной деятельностью. Система работает на базе решения «1С:Управление холдингом». Уникальность проекта в том, что в сжатые сроки, всего за 6 месяцев, разработа и внедрена принципиально новая модель управления закупочной деятельностью для всех дочерних и завсимых компаний. Кроме того, в рамках проекта создано единое информационное пространство для управления нормативно-справочной информацией, процессами казначейства. В результате сроки обработки заказов сократились на 70%, трудозатраты в подразделениях снизились на 70%, а сроки подготовки отчетности выросли на 95%.
«Единый Центр Обслуживания» (ЕЦО) осуществляет централизованное управление закупочной деятельностью более 20 дочерних и зависимых компаний АФК «Система». ЕЦО осуществляет консолидацию потребностей, процедуру выбора поставщика, договорную работу. Компании корпорации АФК «Система» выступают заказчиками закупочных процедур, отслеживают выполнение работ и участвуют в процедуре выбора поставщиков.
Цели проекта:
- Создание единого информационного пространства на базе системы «1С:Управление холдингом» для управления нормативно-справочной информацией, процессами казначейства.
- Автоматизация целевой модели управления процессами закупки в соответствии с кодексом компании для всех дочерних и зависимых компаний.
- Сокращение трудозатрат.
- Своевременное получение инициатором закупки качественных товаров, работ, услуг.
- Повышение прозрачности поступления денежных средств.
- Обеспечение минимально возможного уровня затрат, связанных с приобретением товаров, работ, услуг.
- Обеспечение прозрачности закупочных процедур и объективности принимаемых решений.
Задача проекта: автоматизировать следующие функции:
- годовое и оперативное планирование;
- определение способа обеспечения потребностей. В части оперативных закупок у организации возникает потребность в приобретении, к примеру, какого-то имущества, необходимого для нужд компании. И система позволяет решить, каким образом можно реализовать эту потребность: закупить новое, котировка, тендер, за счет существующего договора, внутреннее перемещение между дочерними и зависимыми компаниями или за счет свободных остатков где-то в фонде компании;
- аккредитация поставщиков через личный кабинет;
- выбор поставщиков;
- интеграция с внешними информационными системами: системой электронного документооборота, автоматизированной системой торгов, личным кабинетом поставщиков, почтовым клиентом заказчика;
- выполнение закупок на портале самостоятельных закупок;
- выполнение закупок у поставщиков с отслеживанием условий оплаты;
- оценка удовлетворенности заказчиков и квалификации поставщиков с помощью проведения автоматизированного анкетирования;
- ведение реестра недобросовестных поставщиков;
- формирование и предоставление аналитической отчетности по закупочным процедурам;
- объединение всех данных в единое информационное пространств.
«Единый центр обслуживания» был организован в структуре корпорации АФК «Система» для оказания услуг по осуществлению типовых операций для дочерних и зависимых компаний на договорных условиях.
Основные услуги, оказываемые ЕЦО:
- ведение налогового и бухгалтерского учета;
- подготовка регламентированной и управленческой отчетности;
- кадровое администрирование;
- предоставление ИТ-инфраструктуры;
- поддержка и разработка система на платформе «1С:Предприятие»*;
- автоматизация бизнес-процессов;
- методология и автоматизация закупочной деятельности;
- организация закупочной деятельности.
При организации ЕЦО была внедрена система на основе продукта «1С:Управление холдингом». Система выполняла разные функции, процесс закупок был реализован от потребности до оплаты, но без возможности выбора поставщика.
* В компании многие функции реализованы с помощью продуктов фирмы «1С». Помимо «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот», в компании внедрены «1С:Управление небольшой фирмой», а «1С:Бухгалтерия 3.0» работает через интернет с помощью технологии 1С:Fresh. В одном из дочерних обществ внедрён продукт «1С:ERP Управление предприятием 2»
Функционал закупочной деятельности «Единого центра обслуживания» АФК «Система» реализован в программном продукте «1С:Управление холдингом».
В рамках проекта автоматизированы следующие функции.
1. Годовое планирование закупок:
- централизованная подача потребности;
- консолидация потребности;
- лотирование;
- формирование консолидированного плана закупок;
- управление плановыми ценами.
2. Оперативные закупки:
- Формирование оперативной потребности.
- Уточнение годового плана.
- Выбор способа удовлетворения потребности:
- закупка: котировка, тендер, за счет существующего договора;
- внутреннее перемещение;
- за счет свободных остатков.
- Аккредитация поставщика через личный кабинет поставщика.
- Квалификационный отбор по отдельным категориям закупок.
- Выбор поставщика:
- формирование критериев выбора;
- формирование квалификационной комиссии;
- этапная оценка предложений;
- скоринг.
- Формирование заказа поставщику на основании результатов закупки.
- Регистрация входящих счетов, актов/счетов-фактур/упд поставщиков, обеспечение юридически значимого обмена документами.
- Возможность проведения для инициаторов самостоятельных закупок с возможностью управления каталогами товаров и услуг.
- Заключение договора.
- Оценка удовлетворенности заказчиков, квалификации поставщиков и качества поставки, выполнения работ, оказания услуг – внутренний опрос заказчиков (анкетирование).
- Ведение реестра недобросовестных поставщиков.
- Отчетность и предоставление аналитической информации по закупочной деятельности.
- Доработка поддержки функциональности ведения справочника Номенклатура.
Кроме того, информационное окружение включает «1С:Документооборот» и почтовый клиент. Информационная система синхронизирована с электронной торговой площадкой «Сбербанк-АСТ».
Модель управления процессами закупочной деятельности ЕЦО АФК «Система».
Проект охватил более 20 дочерних и зависимых компаний АФК «Система». В системе настроено 500 автоматизированных рабочих мест.
- Реализация в сжатые сроки.
- Разработана принципиально новая модель управления закупочной деятельностью для всех филиалов компании.
- В указанные сроки запущены 2 пилотные организации, с 1 января 2018 года к системе подключено более 30 компаний Группы.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения отчетности
Снижение расходов на материальные ресурсы
Ускорение обработки заказов
Получены следующие экономические эффекты от внедрения:
- На 70% сократились трудозатраты в подразделениях.
- На 95% ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности.
- На 21% сократились расходы на материальные ресурсы.
- На 30% снизились операционные и административные расходы.
- На 40% сократились сроки исполнения заказов / оказания услуг.
- На 70% ускорилась обработка заказов.
