||
Краткое описание проекта

В продовольственной компании «Лимак» внедрили систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». В рамках проекта настроены сложные механизмы интеграции между основной и архивной системами, а также средства взаимодействия с другими информационными системами. В компании автоматизированы процессы учета и согласования договоров и сопроводительных документов, ведения архива, учета наличия оригиналов документов, а также контроль за их своевременным поступлением от контрагентов, подачи и согласования заявок на оплату. Проект позволил значительно сократить временные затраты на обработку и согласование документов, повысить качество и эффективность электронного документооборота.

ПАО Продовольственная компания "Лимак"
Заказчик

«Лимак» –  одно из ведущих динамично развивающихся предприятий пищевой промышленности РФ. В состав компании входят 9 хлебозаводов, макаронная фабрика и мукомольный комплекс. Под торговыми марками «Лимак», «Дивный сказ» ежегодно производится 68 000 тонн хлеба и хлебобулочных изделий, 58 000 тонн макаронных изделий, 180 000 тонн мукомольной продукции, 4 000 тонн кондитерских изделий, 235 тонн кукурузных палочек, 4 000 тонн сухарно-бараночной продукции.

1
Цели и задачи проекта

Цель проекта: оптимизация управленческой деятельности компании через совершенствование существующей системы документооборота.

Задачи проекта:

  1. Обеспечить быструю подготовку и распространение документов по организации.
  2. Увеличить скорость согласования и утверждения документов.
  3. Обеспечить возможность оценки и контроля отработки сотрудниками, поставленных перед ними задач.
  4. Усилить контроль за наличием оригиналов документов.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта компания использовала систему электронного документооборота «1С:Документоборот 8 ПРОФ» (ред. 1.4). Со временем общий объем документов, находящихся в работе значительно вырос, а также усложнились процессы их согласования. Поэтому функционал системы стал недостаточен для того чтобы реализовать цели и задачи компании в области документооборота. Особенно существенным было отсутствие такого функционала, как:

  1. Учет и использование графиков работы.
  2. Комплексные процессы, например, такие, как согласование документов.
  3. Условная маршрутизация.
  4. Прерывание и остановка процессов.
  5. Настройка доступности по состоянию.
  6. Штрихкодирование документов и файлов.
  7. Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов.
  8. Перенос сроков выполнения задач.

Недостаток функционала сотрудники компании компенсировали с помощью доработок. Со временем их количество существенно выросло, что стало препятствием для дальнейшего развития системы и процесса обновления. Поэтому было принято решение о переходе на новую версию системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» (ред. 2.1), которая обладает большей функциональностью и преимуществами. Проект по переходу на версию КОРП системы позволил решать задачи компании с максимальным использованием типового функционала и минимальным количеством доработок.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизация процессов электронного документооборота компании «ЛИМАК» затронула следующие функции:

  1. Создание документа «Заявка на оплату» на основании счетов на оплату, поступивших от контрагентов, и их автоматическая отправка на согласование ответственному исполнителю.
  2. Последовательное групповое утверждение заявок на оплату (реестра платежей) ответственными исполнителями.
  3. Пакетное согласование группы связанных между собой документов.
  4. Согласование документов в системе электронного документооборота через настройку комплексных процессов и автоматический запуск процесса согласования после смены статуса документа.
  5. Получение и отправка документов из внешних систем электронного документооборота.
  6. Учет и хранение документов через организацию потокового сканирования.
  7. Учет и хранение документов в томах.
  8. Учет и контроль исполнения поручений.
  9. Учет и контроль наличия оригиналов документов через автоматическое создание записи в журнале передачи договоров.
  10. Учет и хранения архивных скан-копий документов, полученных через интеграцию с основной корпоративной информационной системой компании  стороннего производителя.

В ходе внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» реализована интеграция с основной учетной информационной системой компании – системой управления ресурсами предприятия стороннего производителя. На следующих этапах проекта произведена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с учетной системой «1С:ERP Управление предприятием 2». Для архивного хранения скан-копий в архитектуре решения была выделена отдельная система «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).

Для архивного хранения скан-копий в архитектуре решения была выделена отдельная система «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).

Оперативная работа с документами ведется полностью в основной учетной системе управления ресурсами предприятия стороннего производителя. В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) настроено потоковое сканирование документов с прикреплением скан-копий к объекту документа в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» с синхронизацией данных по штрихкоду документа.

Для безбумажного документооборота по входящим документам от контрагентов были разработаны средства обмена электронными документами «1С:Документооборот 8 КОРП» с двумя системами юридически значимого электронного документооборота сторонних производителей.

Реализованное решение обладает следующими интеграционными механизмами:

  1. Выгрузка данных изменений нормативно-справочной информации (контрагенты) из системы управления ресурсами предприятия стороннего производителя в «1С:Документооборот 8 КОРП», а затем из «1С:Документооборот 8 КОРП» в «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).
  2. Выгрузка данных изменений нормативно-справочной информации (договоры) из «1С:Документооборот 8 КОРП» в систему управления ресурсами предприятия стороннего производителя и «1С: ERP Управление предприятием 2».
  3. Выгрузка заявок на оплату из «1С:Документооборот 8 КОРП» в систему управления ресурсами предприятия стороннего производителя.
  4. Выгрузка статусов оплаты заявок из системы управления ресурсами предприятия стороннего производителя в «1С:Документооборот 8 КОРП».
  5. Выгрузка документов по реализации (товарная накладная, товарно–транспортная накладная, счет-фактура) из системы управления ресурсами предприятия стороннего производителя в «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).
  6. Загрузка входящих электронных документов (акт об оказании услуг, счет, счет-фактура, ТОРГ12, УПД, УКД и пр.) из сервисов межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота стороннего производителей в «1С:Документооборот 8 КОРП».
  7. Выгрузка подписанных электронных документов контрагентам компании из «1С:Документооборот 8 КОРП» в два сервиса межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота сторонних производителей.


Ris-Limak.jpg

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность реализованного проекта в создании сложных нетиповых механизмов интеграции системы «1С:Документооборот 8. КОРП» с различными информационными системами.

Особенностью проекта является архитектурное решение по созданию отдельной системы «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) для решения задачи архивного хранения большого объема скан-копий редко используемых документов и разработка средств интеграции учетной системы и архивной базы данных.

В рамках проекта был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи компании:

  1. Разработаны шаблоны комплексных процессов согласования документов с последующей отправкой на подпись.
  2. Реализована возможность автоматической передачи документов на подпись ответственному сотруднику в ходе процесса обработки документа с отметкой в журнале передачи документов.
  3. Разработан механизм автоматической установки связи между сопроводительными документами и договором.
  4. Реализован автоматический механизм пакетного согласования договора и сопроводительных документов по договору (например, договор и заявка на оплату).
  5. Разработано рабочее место бухгалтера по платежам и главного бухгалтера для формирования и утверждения списка заявок на оплату, предварительно согласованных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП». Утвержденные заявки автоматически выгружаются в основную учетную систему управления ресурсами предприятия стороннего производителя.
  6. Реализована возможность подписания документа на сервере сервисов межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота сторонних производителей из карточки документа «1С:Документооборот 8 КОРП» и при выполнении типового процесса «Подписание».
  7. Добавлена возможность указания во внутренних документах расчетного счета контрагента.
  8. В карточку контрагента выведен список текущих договоров контрагента.
  9. Разработана упрощенная система учета наличия оригинала документа.
  10. Доработана форма карточки внутреннего документа в соответствии с пожеланиями компании.
5
Результаты проекта

Сокращение времени на согласование и поиск связанных документов

50%

Использование проверенных методик и практик, заложенных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» помогло компании поднять на новый уровень систему делопроизводства, а именно, организовать документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

После внедрения системы электронного документооборота достигнуты следующие результаты:

  1. Повысилась эффективность учета договоров.
  2. Коллективная работа пользователей с документами и файлами стала более упорядоченной.
  3. Автоматизированная система активно используется, как хранилище скан-копий оригиналов документов, что ускоряет их поиск и, вследствие этого, работу отделов предприятия.
  4. Упорядочены связи между документами компании.
  5. Реализованный механизм пакетного согласования документов ответственными сотрудниками позволил сократить время на согласование и поиск связанных документов (ускорение почти в 2 раза).
  6. Благодаря настроенной упрощенной системе передачи договоров реализован более эффективный контроль возврата оригиналов документов в разрезе ответственных лиц.
  7. В рамках проекта был осуществлен переход на хранение файлов в томах, что позволило уменьшить объем базы и настроить более гибкое архивирование данных.
  8. Реализация интеграции с системами внешнего документооборота сторонних производителей позволила лицам, ответственным за работу с контрагентом, но не имеющим доступа к внешним сервисам управления электронным документооборотом, оперативно получать документ в работу, направлять его на согласование и на подписание руководителям. Время передачи документа ответственному сократилось с нескольких дней до 10 минут.
  9. Использование потокового сканирования позволило ускорить процесс систематизации и архивирования документов, вернувшихся от контрагентов.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
120
Гигабайт
Продукты

Октябрь 2016 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Руководитель службы ИТ ПАО «ЛИМАК»
Олег Савилов
Перейдя на «1С:Документооборот 8 КОРП», мы получили высокоэффективную, использующую современные технико-технологические достижения систему управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов для достижения стратегических и оперативных целей управления в компании.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
15 Октября 2019
Бета-версия «1С:ERP World Edition» — делокализованное прикладное решение «1С:ERP»

В качестве основы для подготовки текущей бета-версии конфигурации «ERP WE» была взята типовая российская конфигурация «ERP Управление предприятием» редакция 2.5.3.

14 Октября 2019
1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия КОРП

Фирма «1С» совместно с Центром разработки «Агрософт» извещает пользователей и партнеров о выпуске нового отраслевого решения на базе технологической платформы «1С:Предприятие 8.3» — «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия КОРП».