В продовольственной компании «Лимак» внедрили систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». В рамках проекта настроены сложные механизмы интеграции между основной и архивной системами, а также средства взаимодействия с другими информационными системами. В компании автоматизированы процессы учета и согласования договоров и сопроводительных документов, ведения архива, учета наличия оригиналов документов, а также контроль за их своевременным поступлением от контрагентов, подачи и согласования заявок на оплату. Проект позволил значительно сократить временные затраты на обработку и согласование документов, повысить качество и эффективность электронного документооборота.
«Лимак» – одно из ведущих динамично развивающихся предприятий пищевой промышленности РФ. В состав компании входят 9 хлебозаводов, макаронная фабрика и мукомольный комплекс. Под торговыми марками «Лимак», «Дивный сказ» ежегодно производится 68 000 тонн хлеба и хлебобулочных изделий, 58 000 тонн макаронных изделий, 180 000 тонн мукомольной продукции, 4 000 тонн кондитерских изделий, 235 тонн кукурузных палочек, 4 000 тонн сухарно-бараночной продукции.
Цель проекта: оптимизация управленческой деятельности компании через совершенствование существующей системы документооборота.
Задачи проекта:
- Обеспечить быструю подготовку и распространение документов по организации.
- Увеличить скорость согласования и утверждения документов.
- Обеспечить возможность оценки и контроля отработки сотрудниками, поставленных перед ними задач.
- Усилить контроль за наличием оригиналов документов.
До старта проекта компания использовала систему электронного документооборота «1С:Документоборот 8 ПРОФ» (ред. 1.4). Со временем общий объем документов, находящихся в работе значительно вырос, а также усложнились процессы их согласования. Поэтому функционал системы стал недостаточен для того чтобы реализовать цели и задачи компании в области документооборота. Особенно существенным было отсутствие такого функционала, как:
- Учет и использование графиков работы.
- Комплексные процессы, например, такие, как согласование документов.
- Условная маршрутизация.
- Прерывание и остановка процессов.
- Настройка доступности по состоянию.
- Штрихкодирование документов и файлов.
- Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов.
- Перенос сроков выполнения задач.
Недостаток функционала сотрудники компании компенсировали с помощью доработок. Со временем их количество существенно выросло, что стало препятствием для дальнейшего развития системы и процесса обновления. Поэтому было принято решение о переходе на новую версию системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» (ред. 2.1), которая обладает большей функциональностью и преимуществами. Проект по переходу на версию КОРП системы позволил решать задачи компании с максимальным использованием типового функционала и минимальным количеством доработок.
Автоматизация процессов электронного документооборота компании «ЛИМАК» затронула следующие функции:
- Создание документа «Заявка на оплату» на основании счетов на оплату, поступивших от контрагентов, и их автоматическая отправка на согласование ответственному исполнителю.
- Последовательное групповое утверждение заявок на оплату (реестра платежей) ответственными исполнителями.
- Пакетное согласование группы связанных между собой документов.
- Согласование документов в системе электронного документооборота через настройку комплексных процессов и автоматический запуск процесса согласования после смены статуса документа.
- Получение и отправка документов из внешних систем электронного документооборота.
- Учет и хранение документов через организацию потокового сканирования.
- Учет и хранение документов в томах.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет и контроль наличия оригиналов документов через автоматическое создание записи в журнале передачи договоров.
- Учет и хранения архивных скан-копий документов, полученных через интеграцию с основной корпоративной информационной системой компании стороннего производителя.
В ходе внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» реализована интеграция с основной учетной информационной системой компании – системой управления ресурсами предприятия стороннего производителя. На следующих этапах проекта произведена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с учетной системой «1С:ERP Управление предприятием 2». Для архивного хранения скан-копий в архитектуре решения была выделена отдельная система «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).
Оперативная работа с документами ведется полностью в основной учетной системе управления ресурсами предприятия стороннего производителя. В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) настроено потоковое сканирование документов с прикреплением скан-копий к объекту документа в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» с синхронизацией данных по штрихкоду документа.
Для безбумажного документооборота по входящим документам от контрагентов были разработаны средства обмена электронными документами «1С:Документооборот 8 КОРП» с двумя системами юридически значимого электронного документооборота сторонних производителей.
Реализованное решение обладает следующими интеграционными механизмами:
- Выгрузка данных изменений нормативно-справочной информации (контрагенты) из системы управления ресурсами предприятия стороннего производителя в «1С:Документооборот 8 КОРП», а затем из «1С:Документооборот 8 КОРП» в «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).
- Выгрузка данных изменений нормативно-справочной информации (договоры) из «1С:Документооборот 8 КОРП» в систему управления ресурсами предприятия стороннего производителя и «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Выгрузка заявок на оплату из «1С:Документооборот 8 КОРП» в систему управления ресурсами предприятия стороннего производителя.
- Выгрузка статусов оплаты заявок из системы управления ресурсами предприятия стороннего производителя в «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Выгрузка документов по реализации (товарная накладная, товарно–транспортная накладная, счет-фактура) из системы управления ресурсами предприятия стороннего производителя в «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).
- Загрузка входящих электронных документов (акт об оказании услуг, счет, счет-фактура, ТОРГ12, УПД, УКД и пр.) из сервисов межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота стороннего производителей в «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Выгрузка подписанных электронных документов контрагентам компании из «1С:Документооборот 8 КОРП» в два сервиса межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота сторонних производителей.
Уникальность реализованного проекта в создании сложных нетиповых механизмов интеграции системы «1С:Документооборот 8. КОРП» с различными информационными системами.
Особенностью проекта является архитектурное решение по созданию отдельной системы «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) для решения задачи архивного хранения большого объема скан-копий редко используемых документов и разработка средств интеграции учетной системы и архивной базы данных.
В рамках проекта был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи компании:
- Разработаны шаблоны комплексных процессов согласования документов с последующей отправкой на подпись.
- Реализована возможность автоматической передачи документов на подпись ответственному сотруднику в ходе процесса обработки документа с отметкой в журнале передачи документов.
- Разработан механизм автоматической установки связи между сопроводительными документами и договором.
- Реализован автоматический механизм пакетного согласования договора и сопроводительных документов по договору (например, договор и заявка на оплату).
- Разработано рабочее место бухгалтера по платежам и главного бухгалтера для формирования и утверждения списка заявок на оплату, предварительно согласованных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП». Утвержденные заявки автоматически выгружаются в основную учетную систему управления ресурсами предприятия стороннего производителя.
- Реализована возможность подписания документа на сервере сервисов межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота сторонних производителей из карточки документа «1С:Документооборот 8 КОРП» и при выполнении типового процесса «Подписание».
- Добавлена возможность указания во внутренних документах расчетного счета контрагента.
- В карточку контрагента выведен список текущих договоров контрагента.
- Разработана упрощенная система учета наличия оригинала документа.
- Доработана форма карточки внутреннего документа в соответствии с пожеланиями компании.
Сокращение времени на согласование и поиск связанных документов
Использование проверенных методик и практик, заложенных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» помогло компании поднять на новый уровень систему делопроизводства, а именно, организовать документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.
После внедрения системы электронного документооборота достигнуты следующие результаты:
- Повысилась эффективность учета договоров.
- Коллективная работа пользователей с документами и файлами стала более упорядоченной.
- Автоматизированная система активно используется, как хранилище скан-копий оригиналов документов, что ускоряет их поиск и, вследствие этого, работу отделов предприятия.
- Упорядочены связи между документами компании.
- Реализованный механизм пакетного согласования документов ответственными сотрудниками позволил сократить время на согласование и поиск связанных документов (ускорение почти в 2 раза).
- Благодаря настроенной упрощенной системе передачи договоров реализован более эффективный контроль возврата оригиналов документов в разрезе ответственных лиц.
- В рамках проекта был осуществлен переход на хранение файлов в томах, что позволило уменьшить объем базы и настроить более гибкое архивирование данных.
- Реализация интеграции с системами внешнего документооборота сторонних производителей позволила лицам, ответственным за работу с контрагентом, но не имеющим доступа к внешним сервисам управления электронным документооборотом, оперативно получать документ в работу, направлять его на согласование и на подписание руководителям. Время передачи документа ответственному сократилось с нескольких дней до 10 минут.
- Использование потокового сканирования позволило ускорить процесс систематизации и архивирования документов, вернувшихся от контрагентов.
