Компания «Тип Топ Клининг Сервис» на 30% повысила эффективность продаж после внедрения решений «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот КОРП». Компания максимально использует потенциал систем и задействует в работе практически все блоки учета от CRM и бюджетирования до расчета зарплаты и регламентированого учета. Благодаря оперативной информации о работе всех подразделений и прозрачности процессов повысилось качество и скорость принятия управленческих решений. Оптимизированы и настроены бизнес-процессы, реорганизованы функции сотрудников, повысилась производительность труда. В три раза сократились период согласования документов и бюджетов и время выполнения операций по расчету зарплаты, а потенциал оптимизации расходов компании составил 10-15%.
Группа компаний «Тип Топ Клининг Сервис» предоставляет услуги по уборке в промышленном сегменте, услуги по очистке технологического оборудования, заводов и территорий. Основное направление компании – разработка эффективных и экономически привлекательных решений в области клининга и индустриальной очистке во всех отраслях промышленности. Услуги компании востребованы в компаниях пищевой, химической, горной промышленности, автомобилестроении, энергетики, полиграфии.
Цели проекта:
- Объединение информационных потоков подразделений компании в единой среде.
- Обеспечение своевременности и полноты учета всех бизнес-процессов в различных аналитических разрезах.
- Получение достоверных данных для финансового анализа деятельности компании.
Задачи проекта:
- Адаптация новой системы под текущие бизнес-процессы.
- Выявление и реструктуризация неоптимальных бизнес-процессов.
- Внедрение процессов бюджетирования, казначейства.
- Совершенствование системы управления затратами.
- Повышение финансовой дисциплины подразделений.
До старта проекта существующие системы учета были не связаны между собой и не удовлетворяли потребностям интенсивно развивающегося бизнеса. Компания столкнулась с необходимостью консолидированного планирования и бюджетирования бизнес-процессов, учета затрат в разрезе проектных аналитик. Недостаточность детальной информации по деятельности компании и несогласованность в действиях сотрудников ограничивала возможности принятия эффективных управленческих решений.
Архитектура решения построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот КОРП». Существенное расширение получили следующие блоки ERP:
- Управление взаимоотношениями с клиентами.
- Бюджетирование. Казначейство.
- Финансовый анализ деятельности.
- Управление персоналом и расчет заработной платы.
- Управление затратами и расчет себестоимости.
В системе 1С:Документооборот КОРП, кроме настройки типовых процессов, были расширены аналитические возможности объектов: добавлена дополнительная аналитика в документы и контрольные отчеты, связанная со спецификой услуг. Также разработаны механизмы условного ветвления согласований заявок на расходование денежных средств, ведомостей по заработной плате.
Прикладная архитектура системы
В связи спецификой производственных услуг и отношений с контрагентами разработаны новые объекты конфигурации, добавлены новые функциональные справочники, расширен функционал и интерфейс документов, добавлены дополнительные аналитики.
Расширен функционал отношений с клиентами.
В модуле «Бюджетирование» разработаны новые документы со спецификой расчета затрат на финансирование, добавлены бюджетные и прогнозные отчеты по контролю затрат на проекты в различных сценариях и в расширенной аналитике. Реализованы требования по расчету бюджета бонусов, расчету смет и планов для бюджетов в разрезе проектных аналитик. Разработан функционал по расчету и контролю расходов на ГСМ. Реализованы нестандартные мотивационные схемы, установленные внутренними регламентами компании. Расширена аналитика ролей пользователей.
В рамках внедрения также был доработан следующий функционал:
- Разработана модель хранения истории изменения руководителей подразделения для более точного и распределенного расчета KPI и достоверного отражения информации в отчетных формах.
- Создана дополнительная архитектура связанная с структурой предприятия и расширяющая ее возможности, а именно управление уровнями подразделений, распределение на внутренние статьи расхода подразделений, указание синонимов связанных статей расхода к подразделению.
- Вышеперечисленные механизмы позволили создать многоуровневый отчет валовой прибыли организации в разрезе подразделений их руководителей и статей расходов.
- Доработан механизм согласования расхода денежных средств, добавлена дополнительная архитектура позволяющая ответственному и всем согласующим на начальном этапе просматривать и анализировать остаток бюджета денежных средств в разрезе проекта, направления деятельности, вида услуги и других показателей аналитики с учетом ранее созданных процессов согласования расходования денежных средств.
- Разработан механизм формирования сметного расчета с определением и автоматическим фиксированием в бюджетный календарь рассчитанные суммы статей расходов.
- Модернизировано «Коммерческое Предложение» позволяющее максимально точно определить его будущее назначение в аналитической модели проекта, а также произвести автоматические предварительные расчеты предоставляемых услуг.
Повысилась эффективность продаж
Сократилось время согласования документов и бюджетов
Уменьшилось время выполнения операций по расчету зарплаты
- Благодаря оперативной информации о работе всех подразделений и прозрачности процессов повысилось качество и скорость принятия управленческих решений.
- Оптимизированы и настроены бизнес-процессы, реорганизованы функции сотрудников, повысилась производительность труда.
- Снижены риски ошибок учета, связанных с человеческим фактором.
- Автоматизированы расчеты, связанные со спецификой услуг компании.
- Настроен бюджетный процесс и механизмы планирования и прогнозирования деятельности компании.
- Внедренная система позволила повысить эффективность продаж на 30%.
- Период согласования документов и бюджетов сократился в 3 раза.
- Время выполнения операций по расчету зарплаты уменьшилось в 3 раза.
- Потенциал оптимизации расходов компании составил 10—15 %.
В дальнейшем компания планирует развитие функционала расчета прогнозов в бюджетной модели компании и адаптацию типового решения с учетом специфики деятельности компании.
