Банк «ФК Открытие» внедрил единое решение, которое позволило автоматизировать процессы планирования бюджета и закупок. Система построена на базе решения «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Единое решение внедрено в головном офисе и всей филиальной сети банка. Процессы планирования и контроля бюджета стали более прозрачными. Существенно сократились трудозатраты на выполнение хозяйственных операций и сроки прохождения документов, оптимизированы бизнес-процессы планирования бюджета и бюджетного контроля.
Банк «Открытие» — универсальный банк с диверсифицированной структурой бизнеса, входит в топ-10 крупнейших банков России и в список системно значимых кредитных организаций. Работает на финансовом рынке с 1993 года и развивает следующие направления бизнеса: корпоративный, инвестиционный, розничный, малый и средний, а также Private Banking.
Основная бизнес-цель проекта: оптимизация бизнес-процессов и сокращение трудозатрат на регистрацию и согласование хозяйственных операций сметного планирования, контроля расходов и закупочной деятельности банка.
Задачи проекта:
- автоматизировать процесс бюджетного планирования;
- настроить автоматическое формирование различных версий плановой сметы расходов на предстоящий бюджетный период;
- автоматизировать процесс формирования лотов на основании первичных потребностей для последующего формирования плана закупок;
- автоматизировать процесс формирования плана-закупок в произвольном формате и в формате, регламентируемом 223-ФЗ;
- автоматизировать контрольные и регламентные банковские процедуры;
- настроить интеграционные механизмы взаимодействия с автоматизированной банковской системе;
- настроить интеграционные механизмы взаимодействия с CRM-системой банка.
К моменту старта проекта были озвучены планы по объединению ПАО Банк «ФК Открытие» и ПАО «БинБанк», в результате которого на рынке должен появится банк, активная клиентская база которого составит более 200 тысяч юридических лиц и 2,7 млн физических лиц. Предпосылками для старта проекта стало отсутствие в объединенном банке единого информационного пространства по закупкам, договорам и оплатам в связке с бюджетом.
В качестве платформы для автоматизации учетных процессов было выбрано решение фирмы «1С» для банков «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка».
В ходе проекта были автоматизированы бизнес-процессы:
- согласование хозяйственных договоров банка;
- бюджетное планирование (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, расчет плановой амортизации и НДС);
- процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок;
- формирование плана-закупок в соответствии с требованиями 223-ФЗ;
- контрольные и регламентные банковские процедуры;
- интеграция с автоматизированной банковской системой;
- интеграция с CRM-системой банка.
В новой системе, процесс управления расходами является единым: на каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам - сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, протоколы тендерных решений, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и другое.
Масштабы проекта:
- 2500 автоматизированных рабочих мест;
- охват автоматизации — головной офис банка и филиалы в 70 регионах России;
- 300 Гб — общий размер рабочей базы данных;
- 15 000 — среднее количество операций согласования в день;
- 2500 — среднее количество вводимых документов в день;
- 800 одновременно работающих пользователей в системе;
- более 2500 — общее количество пользователей системы.
- АБС ЦФТ - автоматизированная банковская система для ведения бухгалтерского учета. Интеграция обеспечивает обмен данными по договорам, контрагентам и платежным поручениям.
- Siebel Collection - CRM система. Интеграция обеспечивает автоматизацию процесс оплаты государственных пошлин.
- 1С:ЗУП. Интеграция обеспечивает автоматизацию процесса выдачи денежных средств под отчет.
- CDI - Customer Data Integration. Интеграция обеспечивает обмен информацией по контрагентам.
- ЕЭТП - единая электронная торговая площадка. Интеграция обеспечивает обмен информации по закупочным процедурам, предложениям поставщиков и заключенным обязательствам.
Ключевой особенностью данного проекта стало объединение автоматизации и методологии управленческого учета для нескольких юридических лиц, входящих в организационную структуру банка. Срок запуска новой системы в эксплуатацию за 6 месяцев - беспрецедентно короткий для банка такого масштаба. Кроме этого при внедрении автоматизированной системы были использованы гибкие современные подходы к проектному управлению. Решение всех задач управленческого учета было разбито на ряд учетных контуров, каждый из которых реализовывался как отдельный проект.
2018 год. Запуск проекта по внедрению единого решения, позволяющего объединить автоматизацию и методологию сметного планирования и контроля расхода банка. В ходе работ по проекту «Система планирование бюджета и контроля расходов» «АйТи Капитал» выполнил:
- настройку решения 1С:УУХДБ в соответствии с регламентами банка к началу плановой кампании;
- миграцию данных из исторических систем;
- настройку интеграции с внешними системами;
- обучение пользователей;
- поддержку Заказчика и оказание консультаций в период прохождения ОПЭ.
В ходе проекта «Планирование бюджета и бюджетного контроля» были автоматизированы бизнес-процессы:
- согласование хозяйственных договоров банка;
- бюджетное планирование (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, расчет плановой амортизации и НДС);
- автоматизированные процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок;
- контрольные и регламентные банковские процедуры;
- интеграция с АБС системой банка (ЦФТ);
- интеграция с CRM системой банка (Siebel Collection).
Январь 2019 года. Учетная система принята в промышленную эксплуатацию в головном офисе и филиальной сети ПАО Банк «ФК Открытие» и развернуть на 2500 рабочих местах. Сотрудники стали выполнять необходимые ежедневные операции в новом решении, что позволило ПАО Банк «ФК Открытие»:
- оптимизировать бизнес-процессы планирования бюджета и бюджетного контроля;
- на 20% оптимизированы трудозатраты на регистрацию и согласование хозяйственных операций в управленческом учете, контроль бюджета и закупок, за счет внедрения централизованного решения в операционных центрах и головном офисе банка;
- организовать оперативное оформление и согласование десятков тысяч заявок на включение в бюджет. По каждой заявке настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых участвуют «экспертные» подразделения банка;
- сократить время принятия решения при согласовании и значительно ускорить ключевые бизнес-процессы банка.
- сократить трудозатраты финансового департамента на обработку заявок на включение в бюджет. Основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по потребляющим подразделениям банка. Гибкий механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов сотнями пользователей. Система маршрутизации не позволяет пользователю сделать неверные действия в системе, контролирует корректность заполнения данных.
Кроме этого, функциональность системы позволила автоматизировать сквозной поток расходов с момента возникновения плановой первичной потребности до заключения договора и контроля исполнения обязательств по договору.
Октябрь 2019 года. Очередное развитие системы и доработки подсистемы автоматизированного согласования:
- внедрены функции делегирования;
- внедрены функции запросов консультации;
- внедрены функции согласований до визы.
Это позволило оптимизировать процесс взаимодействия участников согласования внутри системы и сократить сроки прохождения документов. Декабрь 2019 года. Произведена доработка крупных блоков по закупочной деятельности, в рамках которых были автоматизированы следующие бизнес-процессы в Банке:
- лотирование первичных потребностей с резервированием бюджета;
- проведение закупочной процедуры с интеграционными взаимодействиями с ЕЭТП (Единая электронная торговая площадка);
- автоматическое формирование закупочной документации.
Дополнительно реализованы процедуры интеграционного взаимодействия с единым (корпоративным) хранилищем банка, что позволило обеспечить оперативный обмен данными бухгалтерского учета и сократило сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности.
- совместно с бизнес-заказчиком сформирован перечень ключевых операций и ожидаемое время их исполнения;
- разработаны рекомендации по настройке системы и регламентной очистке служебных данных;
- выполнена оптимизация кода с учетом существующих объемов СУБД и количества пользователей.
Сентябрь 2020 года. Дополнительно было выполнено перестроение концепции с целью оптимизации оперативной отчетности:
- отчет по бюджету,
- отчет по заявкам на оплату.
Декабрь 2020 года. Запуск в эксплуатацию новой подсистемы автоматических корректировок бюджета, позволяющая производить операции без участия финансового департамента на основании параметризированных правил.
Апрель 2021 года. Разработана и внедрена процедура роботизированного конвейера оплаты госпошлин, обеспеченная за счет «бесшовной» интеграции трех банковских систем: Siebel (Oracle) — СБПиК (1С) — АБС (ЦФТ). Реализованы механизмы, позволяющие при открытии судебного дела в CRM-системе автоматически генерировать распоряжение на оплату, производить процедуру бюджетного контроля и оплата государственной пошлины с формированием электронных документов (скан-копии) печатного документа «Платежное-поручение». Запуск масштабного проекта по оптимизации и росту производительности системы, сбору и анализу узких мест и сокращению времени обработки первичных данных учета.
Август 2021 года. Руководством банка была поставлена задача по внедрению функционала «Сбор и анализ внутригрупповых операций (ВГО)», позволяющего оперативно провести сверку внутригрупповых операций всем компаниям группы в едином пространстве. В ходе работ по проекту «Внедрение функционала «Сбор и анализ ВГО» «АйТи Капитал» выполнил:
- доработку портала сверки ВГО в соответствии с функциональными требованиями;
- настройку бланков отчета для загрузки данных по остаткам, оборотам, материнской компании и единый бланк дочерних компаний;
- разработку новых отчетов по регламенту ПАО Банк «ФК Открытие»;
- реализацию функционала по формированию проводок ВГО. В новой системе «Сверка ВГО» является единым процессом. Ответственным лицам Группы доступна вся информация по внутригрупповым договорам — реквизиты договора каждой стороны, ID операции для сверки, расшифровки, данные по остаткам и оборотам встречной стороны и многое другое.
Реализация единого процесса в рамках автоматизированной системы существенно сокращает время сверки, что в свою очередь значительно ускоряет подготовку отчетности.
В ходе проекта «Внедрение функционала «Сбор и анализ ВГО» были автоматизированы бизнес-процессы:
- загрузка остатков и оборотов ВГО с проверкой по контрольным точкам;
- сверка данных материнской компании с данными дочерних компаний;
- сверка ВГО между субхолдингами»
- формирование сводной ведомости ВГО по Группе;
- формирование проводок ВГО.
«АйТи Капитал» успешно выполнил проект «Внедрение функционала «Сбор и анализ ВГО» в головном офисе и дочерних компаниях.
Ноябрь 2021 года. Переработана и оптимизирована концепция подсистемы «Формирование плана закупок», пересмотрен состав реквизитов, процесс ввода документов, автоматизирован процесс формирования плана закупок.
2022 год. Решение комплекса задач, поставленных владельцами ПАО Банк «ФК Открытие» по оптимизации системы и росту ее производительности при одновременной работе 2500 пользователей. Мероприятия по выполнению поставленных задач проводились итерационным путем, где на каждом этапе фиксировались и обновлялись данные по:
- ключевым операциям пользователей в системе для оптимизации;
- приоритетам процессов оптимизации;
- стоимости затрат процессов оптимизации;
- экономическому эффекту от проведенных процедур оптимизации;
- времени выполнения операции до начала процессов оптимизации;
- времени выполнения операции после окончания процессов оптимизации.
Работы по каждому этапу проводились до тех пор, пока общая производительность системы не вышла на требуемый уровень и стала удовлетворять заявленному показателю — целевое время выполнения ключевых пользовательских операций. Благодаря гибкому итеративному подходу удалось на 25% сократить объем работ по оптимизации за счет использования подготовленных нагрузочных тестов, уточненных после выполнения каждой итерации, контролю и своевременному изменению приоритетов в процессах и процедурах оптимизации, перекомпоновки работ.
В процессе решения задач оптимизации командой «АйТи Капитал» были выполнены следующие работы, направленные на повышение производительности системы:
- Доработаны и проведены обновленные нагрузочные тесты для определения максимальной производительности, зафиксированы все возможности системы, способные долгое время работать под нагрузкой (тестирование стабильности), выполнены необходимые замеры выполнения ключевых пользовательских операций, выявлены максимально возможные узкие места.
- Проведен комплексный аудит текущей производительности информационной системы: загруженность оборудования, анализ длительных запросов, выполнены замеры по методике APDEX для ключевых операций и разработаны рекомендации по устранению выявленных узких мест.
- На основе результатов аудита системы проведены работы по замене механизмов обработки данных и по повышению производительности Системы, по распараллеливанию информационных процессов обработки данных, а также оптимизированы длительные запросы, устранены избыточные блокировки, оптимизированы работы алгоритмов для уменьшения времени отклика системы.
В результате проведенных работ общая производительность системы существенно выросла, достигла требуемых целевых показателей выполнения ключевых пользовательских операций. Общий рост производительности составил примерно 50%, устранены ошибки блокировок и улучшена параллельность работы, существенно снижены риски, возникающие в процессе изменения параметров системы и ее масштабирования. Доработанные «АйТи Капитал» нагрузочные тесты включены в перечень обязательных мероприятий при проведении регрессионного тестирования системы Заказчиком.
В Банке и дочерних компаниях в промышленную эксплуатацию был принят разработанный функционал «Сбор и анализ внутригрупповых операций (ВГО)».
Внедренное решение позволило ПАО Банк «ФК Открытие»:
- создать единое хранилище данных по внутригрупповым операциям для всех компаний Группы с гибкой настройкой ограничения доступов;
- сократить сроки подготовки отчетности Группы;
- сократить трудозатраты сотрудников на подготовку данных и сверку.
2023 год. При организации закупочной деятельности Банк обязали исполнять требования 223-ФЗ. Руководством Банка была поставлена задача по реализации функционала, соответствующего 223-ФЗ. В ходе работ по внедрению функционала 223-ФЗ и адаптации существующих банковских процессов «АйТи Капитал» выполнил:
- доработку строк плана закупок в соответствии с требованиями 223-ФЗ;
- доработку плана закупок в соответствии с требованиями 223-ФЗ;
- доработку АРМ ответственного за формирование и актуализацию плана закупок;
- механизм создания корректировок строк плана закупок;
- обработку «Загрузка данных из файла»;
- доработку подбора и создания строк Плана закупок в договорах АХД;
- доработку закупочной процедуры.
Реализована интеграция системы бюджетного планирования и контроля (1С) — ЕИС по выгрузке:
- плана закупок,
- договоров АХД,
- закрывающих документов,
- оплат.
Кроме этого, функциональность системы позволила автоматизировать сквозной поток выгружаемых документов на ЕИС.
Разработаны отчеты:
- «Мониторинг выгрузки на ЕИС», позволяющий оперативно мониторить документы, готовые к выгрузке на ЕИС.
- «Статистика договоров для ЕИС», содержащий сводную информацию по подписанным, но непубликуемым на ЕИС договорам в разрезе месяца.
При создании, сохранении закупочной процедуры, реализовано автоматическое формирование Word макетов информационной карты. Внедрены контрольные процедуры на использование подходящего шаблона информационной карты. Разработан гибкий механизм для заполнения и прикрепления приложений к информационной карте в закупочной процедуре.
