Компания «Феррум» перешла с устаревшей учетной системы на базе «1С:Предприятие 7.7» на «1С:ERP Управление предприятием 2». В рамках проекта все пользователи плавно и поэтапно перешли из старой системы в новую без потери накопленной функциональности и шоков для предприятия. Теперь у руководства компании появилась возможность получать информацию в режиме реального времени, ранее процесс обмена данными между распределенными базам мог не производиться по несколько дней. Сняты риски остановки учетной системы, ее производительность позволила увеличивать масштабы бизнеса и внедрять новые учетные инструменты. После решения задачи учета весового товара в нескольких единицах измерения и разных весах, появилась возможность точного и достоверного складского учета.
ГК «Феррум» с 1995 года успешно ведет свой бизнес в сфере металлопроката и относится к числу крупных игроков рынка, осуществляющих производство, поставки и сбыт металлопродукции. С 2011 года запущено производство изделий из металлопроката. Производственно-складской комплекс занимает площадь порядка 18 гектар, из которых на производственные цеха приходится 15 000 м2, завод оборудован железнодорожным тупиком, и имеет свой автопарк. Сотрудничает с крупнейшими комбинатами РФ и Казахстана.
Основная цель проекта — снятие рисков остановки системы и ограничений по ее развитию, которые сложились на предприятии в связи с использованием старой платформы. Платформа «1С: Предприятие 7.7» не отвечала требованиям производительности и безотказности с учетом того количества пользователей и той нагрузки, которые были достигнуты перед началом проекта. Компания не могла развиваться: с одной стороны, рост объемов продаж и оборотов увеличивал нагрузку на систему, а с другой, компания не могла развивать свои учетные инструменты в связи с ограничениями старой платформы и значит не могла развиваться сама.
Задачи проекта:
- Консолидация оперативных данных в рамках единой типовой системы управления предприятием, отказ от распределенных систем и неоперативного получения отчетности.
- Снятие технологических барьеров роста производительности труда сотрудников.
- Стандартизация и нормализация нормативно-справочной информации. На предприятии назрела необходимость ведения достоверной информации о всех параметрах номенклатуры (физических, коммерческих, технологических), ресурсных спецификациях и технологических картах. Также необходимо было разработать четкую структуру ЦФО и привести к единому виду все аналитические разрезы учета, статейные справочники (статьи доходов и расходов, статьи ДДС, статьи бюджетирования).
- Реализация механизмов планирования продаж, производства, закупок.
- Внедрение системы бюджетирования и казначейства, инструментов контроля лимитов по статьям затрат и сметам.
- Автоматизация управления ремонтной деятельностью на производстве, включающая ППР и закупку запасных частей.
- Получение управленческой отчетности из системы в одном окне и в один клик.
До старта проекта оперативный учет велся в значительно модифицированной версии «1С:Бухгалтерия 7.7» которая являлась распределенной информационной базой. Центральная база была расположена в Новосибирске, а периферийные — в филиалах компании. В результате роста ГК «Феррум» увеличивалось количество вводимых в систему документов, что вместе с требованием к повышению оперативности получения данных стало приводить к взаимоблокировкам, в пиках сезона продаж это заметно снижало производительность труда.
Следующей проблемой в текущей архитектуре было дублирование нормативной справочной информации. Контрагенты велись в каждом филиале обособленно, а для того чтобы вычислить состояние взаиморасчетов с холдинговыми структурами приходилось вручную собирать информацию по нескольким контрагентам.
Схема архитектуры системы до старта проекта
С ростом объемов товарооборота повысились требования к глубине и точности планирования, на эти запросы бизнеса текущая система ответы не давала.
После проведения обследования бизнес-процессов ГК «Феррум» были выявлены функциональные и территориальные рамки проекта. В качестве приоритетного программного продукта была выбрана конфигурация «1С:ERP Управление предприятием 2». Затем в ней было проведено моделирование всех ключевых процессов компании и реинжиниринг некоторых из них, а также определение функциональных разрывов. Параллельно была исследована возможность и согласована архитектура для новой информационной: отказ от распределенной информационной базы в пользу единой базы, что позволяет повысить оперативность данных, упростит контроль дублирования НСИ, а также в целом значительно снизит стоимость владения системой.
В качестве требуемых ключевых доработок «1C:ERP Управление предприятием 2» были выделены:
- Система указания и контроля лимитов дебиторской задолженности при отгрузке клиентам таких разрезах, как филиал, отдел, клиент.
- Пооперационный учет хода производства с помощью терминала сбора данных, включающий в себя функционал прослеживания каждой серии исходного сырья в сериях готовой продукции.
- Сложный весовой учет номенклатуры: фактический вес, вес по норме, вес штуки, вес пачки. Параллельно с этим штучный и пачечный учет.
- Автоматизация ячеистого склада: серийный учет номенклатуры, помещения, ячейки, сроки пролеживания.
- Автоматизация распределения дополнительных услуг в стоимость отгрузки с поддержкой «Carriage Paid To» (превозка оплачена до, международный торговый термин, означает, что продавец несет расходы по перевозке к пункту назначения, в том числе фрахту. Покупатель оплачивает страхование груза. Риски переходят в момент доставки груза первому перевозчику).
Новая учетная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2».
Исходя из того, что количество рабочих мест, подлежащих автоматизации, было порядка 300 (распределены по семи филиалам), количество выставляемых счетов более 9000 в месяц, количество отгрузок клиентам порядка 5000 в месяц, а работа производства и склада проходит практически без остановок, было принято решение организовать процесс внедрения по этапам и сохранять в качестве дублирующей системы существующую «1С:Предприятие 7.7».
Возникло требование: существующая информационная система на базе «1С:Предприятие 7.7» должна сохраняться до конца процесса внедрения, в ней должна корректно формироваться управленческая отчетность, перевод пользователей в новую систему должен производиться постепенно, по мере внедрения.
Условно этапы были разделены по географии и функциональным областям. Сначала было принято решение развернуть «1С:ERP Управление предприятием 2» в качестве мастер-системы для ввода ключевой нормативно-справочной информации, с выгрузкой в центральную базу «1С:Предприятие 7.7». Такое решение позволило нормализовать справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Статьи ДДС», «Подразделения». Требовалось привести их к виду, который будет использоваться в дальнейшем. Также на этом этапе был включен функционал дополнительных свойств номенклатуры.
На первом этапе запущены в разработку система указания лимитов, сложный весовой учет, автоматизация распределения дополнительных услуг.
Следующий этап — перевод всех пользователей филиалов в «1С:ERP Управление предприятием 2» с отключением их от «1С:Предприятие 7.7». На этом этапе реализована выгрузка документов в периферийные базы «1С:Предприятие 7.7» для сохранения прошлой архитектуры, сложность данного этапа заключалась в большом количестве нетиповых документов в «1С:Предприятие 7.7». В ходе запуска филиалов итерационным методом сдавались доработки функционала «1С:ERP Управление предприятием 2».
Следующим этапом, после перевода всех филиалов в «1С:ERP Управление предприятием 2», стал этап перевода пользователей центрального офиса компании. Его разделили на два небольших подэтапа: сначала перевели торговый функционал (он был отлажен на филиалах), а после — производство, экономику и финансы.
Общая схема работы системы после завершения всех этапов представлена на рисунке ниже.
Схема архитектуры системы
Ранее на предприятии была выстроена сложная система автоматизации, дальнейшая разработка которой не имела перспективы из-за ограничений платформы «1С:Предприятие 7.7», при этом высокие требования к доступности учетной системы не позволяли применить классический переход на новую учетную систему с определенной даты. С другой стороны, заказчик был согласен на изменение и оптимизацию процессов компании, поэтому было принято решение выполнять внедрение по технологии Agile (гибкое итерационное внедрение без строгого проектного подхода).
Выполнены значительные доработки в ряде блоков:
- Продажи:
- сложный весовой учет при отгрузках (реализована фиксация в учетной системе одновременного отображения весового и штучного количества металлопродукции по одной партии. Доработан учет отгрузки в дополнительных единицах, например, заказ в штуках, а отгрузка в весе);
- контроль максимальной отгрузки в кредит (лимит отгрузки) в разрезе филиала, в разрезе клиента, персональные лимиты пользователей (общий контроль по всем контрагентам клиента. Реализация возможности ведения ограниченного списка клиентов, которым могут проводиться отгрузки сверх лимита);
- контроль сроков оплаты от документов отгрузки;
- отгрузки под материальные залоги;
- включение транспортных затрат до покупателя в стоимость товара, с возможностью раздельного анализа маржинальной прибыли, включая и исключая включенные в стоимость транспортные расходы. Контроль соблюдения минимальных цен. Анализ эффективности перевыставления транспортных расходов. Отображение в учете компенсируемых и некомпенсируемых транспортных расходов.
- Закупки:
- сложные варианты учета временного хранения с правом перепродажи;
- обособление потребностей СВХ (разделение контуров складского учёта для менеджеров и складских работников. Каждая группа сотрудников вносит свои данные в систему).
- Складской учет:
- полный ордерный учет на всех складах;
- задание на отбор и размещение во внешней системе (двухсторонний обмен данными с самописной WMS, в дальнейшем планируется переход на тиражное отраслевое решение);
- пачечный учет металлопродукции каждая пачка уникальна (разработан сквозной справочник для учёта продукции на основе номера серии. Серии уникальны не только в рамках вида номенклатуры, а по всей номенклатуре и теперь идентифицировав серию, можно однозначно идентифицировать номенклатуру);
- сертификация как металлопродукции для перепродажи, так и собственной продукции. Для собственной продукции химический состав исходного сырья прослеживается в учёте через все производственные процессы.
- Производство:
- реализованы интерфейсы учета хода производства с терминала сбора данных и специальных терминалов, основная задача: минимизировать ручной ввод и ошибки. Данные о массе выпуска автоматически выгружаются с весового оборудования, постановка на линию или отправка в другой цех отслеживаются в автоматическом режиме по штрихкоду серии и номенклатуры. Для каждой производственной операции выполняется авторизация по ИД-карте сотрудника цеха;
- контроль соответствия количества сырья и полученной продукции с учётом допустимой погрешности, с учётом нормы отходов) при отражении производственной операции.
- контроль качества, прослеживаемый системой с ТСД работников. Автоматизирован учет операций по доработке брака — учет итераций при выпуске с понижением сорта продукции вплоть до металлолома. Стоимость отражается в учёте сквозным методом через все процессы.
- автоматизирован контроль допустимых отклонений по весу продукции для выпуска по ГОСТ или ТУ. Все изменения статуса продукции оперативно попадают в учетную систему.
- разработана специализированная печатная форма, отображающая серийный учет сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, баланс металла на каждом переделе.
- Транспортная логистика:
- отражение затрат на перевозку из формы задания на перевозку;
- список печатных форм дополнен специфичными (пропуск, CMR).
- Обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»:
- разработан обмен данными по запросу. Разработан интерфейс пользователя с возможностью отбора загружаемых данных, реализованы интерфейсные функции контроля соответствия документов в базах.
- реализация всех обменов данными через Web-сервисы с инициализацией обменов на стороне «1С:ERP Управление предприятием 2».
Уменьшилось время ожидания клиента в очереди
Ускорилось закрытие месяца
На сегодняшний день на «1С:ERP Управление предприятием 2» полностью переведена работа всех семи филиалов компании и ее центрального офиса, суммарно в системе работает около 300 пользователей.
Весь процесс перехода не вызвал шоков для бизнеса и не потребовал серьезных простоев.
Для компании можно выделить следующие результаты:
- Сняты риски обрушения учетной системы, ее производительность позволила увеличивать масштабы бизнеса и внедрять новые учетные инструменты.
- У руководства появилась возможность получать информацию в режиме реального времени, ранее процесс обмена данными между распределенными базам мог не производиться по несколько дней.
- После решения задачи учета весового товара в нескольких единицах измерения и разных весах, появилась возможность точного и достоверного складского учета
- Получили полный контроль остатков товаров на складах, увеличилась дисциплина работы с документами, это повысило точность учета как в количественном, так и в суммовом выражении.
Количественные результаты проекта:
- Транзакции: до внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2» ожидание клиента в очереди занимало порядка 40 минут. Сейчас среднее ожидание клиента не более 8 минут.
- Закрытие месяца: ранее занимало неделю и мешало работе предприятия. После ввода в эксплуатацию автоматизированной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» закрытие месяца можно проводить в фоновом режиме за 1—2 дня.
- Подсчет дебиторской задолженности: чтобы подсчитать общую денежную задолженность по всем клиентам уходило 2 дня. Сейчас формирование отчета занимает 30 секунд.
- Точные остатки на складах до перехода предприятия на «1С:ERP Управление предприятием 2» были известны только после полной инвентаризации. После перевода точные остатки на складах известны в режиме реального времени: в деньгах и количестве
Опыт данного проекта снимает один из основных страхов заказчиков: переход на «1С:ERP Управление предприятием 2» — большой стресс для компании, который может привести к сбоям в работе и финансовым потерям. Результаты данного проекта демонстрируют нам возможность плавного и постепенного внедрения «1С:ERP Управление предприятием» без больших стрессов для сотрудников и всего бизнеса в целом.
