Компания «ТГК-1» создала единый инструмент автоматизации процессов документооборота и контроля за исполнительской дисциплиной для всей компании. Отсутствие должной подготовки к переходу на новую версию повлекло нарушения в работе системы документооборота, вплоть до её остановки в декабре 2014 г. Этот инцидент был успешно разрешён, из него извлечены важные уроки. Система развивалась, обрастая новым функционалом, и в 2018 г был разработан методологически сложный модуль «Заявки на договоры теплоснабжения». В результате внедрения новой системы был полностью автоматизирован процесс регистрации заявок на теплоснабжение, вдвое сократилось время на проверку документов у потребителей, заключение договоров теплоснабжения ускорилось на 25%.
Компания «ТГК-1» является крупнейшим поставщиком тепловой энергии на Северо-Западе. В «ТГК-1» входят 53 станции — 40 ГЭС и 13 ТЭЦ, они поставляют энергию в 4 субъекта РФ и обеспечивают тепловой энергией более 8 млн. человек. Компания экспортирует электроэнергию в страны Евросоюза. Протяжённость тепловых сетей составляет 2700 км. Установленная мощность: 6,94 ГВт — электроэнергия и 12,5 ГВт — тепловая энергия. В «ТГК-1» работает 9000 сотрудников.
Цель — построить единую систему управления документами для всех структурных подразделений и филиалов предприятия.
Задачи:
- уменьшить количество бумажного документооборота, заменив его электронным, исключить потерю документов, повысить исполнительскую дисциплину на предприятии и в филиалах;
- сократить трудоемкость обработки документов;
- полностью автоматизировать процесс регистрации заявок на теплоснабжение;
- ускорить заключение договоров теплоснабжения;
- обеспечить сохранность документов ЭДО;
- обеспечить прозрачность движения документов для руководителей, чтобы они в любой момент могли проверить, где находится документ.
Развитие рынка топливно-энергетического комплекса и ИТ, а также желание работать в развивающейся многофункциональной системе стали внешней причиной, побудившей руководство начать проект. С 2007 г. до ноября 2012 г. компания работала в системе электронного документооборота, но за это время в «ТГК-1» появились новые бизнес-процессы. Они требовали от системы документооборота более гибкого и менее затратного изменения, в устаревшей системе отсутствовали возможности, которые требовались для выполнения новых бизнес-процессов.
Ограничения прежней СЭД уже не позволяли работать с такой нагрузкой, требовалась ее существенная модернизация. Основными ограничениями старой системы документооборота были:
- отсутствие поддержки структуры компании «ТГК-1». «Используемая ранее система не охватывала всю организационную структуру компании на уровне управления филиалов», — вспоминает Александра Николаева, начальник архива аппарата генерального директора «ТГК-1»;
- отсутствие единого подхода к процессам;
- бизнес-процессы документооборота были автоматизированы лишь частично;
- высокая стоимость поддержки, обновления и доработок.
Кроме того, увеличение размера информационной базы привело к снижению производительности системы. Плюс к этому, историческую систему отличали высокая стоимость поддержки, обновления и доработок.
Исходя из всего сказанного выше, было принято решение перейти на систему «1С:Документооборот».
В компании «ТГК-1» автоматизируются наиболее важные для предприятия процессы. Система «1С:Документооборот» охватила блок регистрации документов, архив и ведение номенклатуры дел, контроль за исполнением документов. За несколько лет на базе системы «1С:Документооборот» смогли автоматизировать ряд важных дополнительных функций.
- Разработали и внедрили модуль «Печатное издание», который дает возможность быстро оформить заявки от каждой службы на периодические издания, а также сформировать единый отчет с актуальными ценами, который загружается в «1С:Документооборот» из каталога периодики.
- Внедрен модуль «Почтовое отправление» для автоматизации формирования реестров отправки различной корреспонденции (вида — бандероль, международное отправление, ценное письмо и т.д.).
- Разработан и внедрен модуль «Заявки на договоры теплоснабжения» — это поддержка первичной работы с заявителями, принятие заявок на заключение договоров теплоснабжения с физическими и юридическими лицами Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
«Сейчас заканчивается работа над библиотекой локальных нормативных актов для работы с актуальными версиями положений и инструкций», — поясняет Александра Николаева. Реализована интеграция системы «1С:Документооборот» с CRM-системой для последующей работы с заявками по договорам теплоснабжения. Также система «1С:Документооборот» интегрирована с Active Directory для получения обновленных сведений по организационной структуре и пользователях компании.
Специалисты «ТГК-1» решили не переносить документы из устаревшей системы в «1С:Документооборот», однако пользователям пришлось работать одновременно в двух системах, чтобы иметь доступ к документам в исторической системе.
Модуль «Заявки на договоры теплоснабжения»
Об одном модуле, «Заявки на договоры теплоснабжения», который оказался достаточно сложным методологически, поговорим более подробно.
«ТГК-1» работает как с юридическими, так и с физическими лицами, а также с индивидуальными предпринимателями, и требовалось разработать механизм организации работ по заключению, изменению и расторжению договоров с потребителями, унифицировать порядок взаимоотношений с потребителями, а также дать возможность работать с документами, содержащими персональные данные без нарушения 152 Федерального закона о защите персональных данных. Для этого был создан функционал, который автоматизирует регистрацию заявок на договоры по теплоснабжению и позволяет определить порядок, периодичность действий и ответственность участников процесса. Компания, в том числе, работает с различными типами, например, заявка на договор теплоснабжения по нежилым помещениям в многоквартирном доме, заявки от товариществ и управляющих организаций и т. д.
В компании принят регламент договорной работы с потребителями тепловой энергии, в котором описаны виды заключаемых договоров с «ТГК-1». Каждый вид договора содержит перечень необходимых документов. И в зависимости от того, какой вид договора выбирает оператор при регистрации заявки в «1С:Документооборот», созданы перечни обязательных документов, в которых необходимо указать, какие документы поступили от заявителя. Заявителю выдается на руки документ о принятых документах, обязательных и необязательных. Если документов, обязательных для заключения договора, не хватает, в системе создана функция — оператор сразу распечатывает официальное письмо от компании, и потребитель на руки получает перечень со всеми установленными флажками — то, что он принес, плюс письмо о недостающих документах со сроками, в которые он должен принести эти документы.
Что это дало «ТГК-1»?
- полностью автоматизирован процесс регистрации заявок на теплоснабжение;
- упорядочен и автоматизирован прием заявок на заключение/продление договоров теплоснабжения;
- исключен бумажный носитель, документы теперь не теряются, то есть потребитель видит, какие документы и когда он сдал, и знает, когда получит конечный результат — все это прописывается в договоре;
- автоматизировано составление всех форм заявок (более 20 видов), а также официальный ответ о принятии документов или их недокомплекта;
- сокращено время проверки документов потребителей. «Мы полностью автоматизировали процесс регистрации заявок на теплоснабжение, — отмечает Александра Николаева, — и проверка документов оператором у нас теперь происходит в два раза быстрее, чем раньше». Раньше время проверки составляло 15-20 минут, а иногда и больше, сейчас это требует 5-7 минут, заключение договоров теплоснабжения ускорилось на 25%. Все предоставленные документы помещаются в защищенное файловое хранилище, оно было создано специально, чтобы туда не имела доступа система «1С:Документооборот», подключение идет только через локального пользователя, что дает возможность дополнительной защиты конфиденциальных данных;
- обеспечен контроль исполнения заявок на каждом этапе, контроль просроченных этапов работы с заявками, формирование напоминаний ответственному лицу по каждому этапу.
Для руководителей этого сектора очень важно всегда знать, где находится заявка в каждом конкретном случае. Это удобно как для руководителей «ТГК-1», так и для сотрудников, которые обслуживают потребителя. Если потребитель обратился, сотрудники «ТГК-1» формируют отчет, и сразу видно — на каком этапе документ находится и с какого времени. Руководители подразделений могут в любой момент отследить движение документа; позвонить в службу или направить им задачу и попросить дать объяснение, почему так долго рассматривается или заключается тот или иной договор. Причем это все типовые функции «1С:Документооборот», их просто преобразовали в удобную для всех форму.
Масштаб системы
Сейчас автоматизировано 4500 мест в системе «1С:Документооборот», в управлении и филиалах. Ежедневно с системой одновременно работают около 500 сотрудников. Общее количество задач и бизнес-процессов составило более 7,7 млн. Ежемесячно обрабатывается примерно 21 тыс. документов, плюс к тому реализовано хранение почти полутора миллиона документов. Объем файлового хранилища составляет 1,3 Терабайта.
Переход на новую версию СЭД
Рост объёмов документооборота, территориальная распределённость компании, большое количество пользователей — всё это делало переход на новую систему электронного документооборота сложной задачей. Переход осуществлялся в выходные в монопольном режиме. Так, по приходу в понедельник на работу сотрудники компании увидели новый интерфейс системы документооборота, что привело к затруднению и даже остановке работы. Сотрудники нашей компании думающие люди, но тут поменялась методология, поэтому работа была приостановлена. Кроме того, при работе с новой версией системы возникли технические проблемы — прерывалась связь с сервером «1С:Предприятие», что мешало стабильной работе.
«Теперь мы планируем переход практически на каждую версию системы „1С:Документооборот“, проводим анализ различных изменений, проверяем новые возможности, смотрим, что можно использовать в работе, — отмечает Александра Николаева. — Тестирование всей системы по основным функциям постоянно проводят функциональные специалисты „ТГК-1“. Если требуется групповое тестирование, собираем рабочие группы по 5-6 человек со всех филиалов. Хотя это бывает довольно редко, обычно функционального тестирования оказывается достаточно». Полная проверка системы и всех ее функций при хороших условиях занимает три недели. Такое тщательное тестирование дает высокий уровень успешности перехода на новую версию без критичных ошибок.
При стандартном подходе переход на новую версию системы занимал две недели, а сейчас время перехода на новую версию составляет от 1 до 3 дней, с обязательной проверкой работоспособности системы перед включением ее для пользователей. Выбор даты перехода всегда зависит от количества изменений в версии, его стараются осуществлять в выходные или праздничные дни.
сократилось время на проверку документов у потребителей
ускорилось заключение договоров теплоснабжения
Полностью автоматизированы процессы регистрации заявок на теплоснабжение, а также ведение номенклатуры дел, архив и контроль за исполнением документов. Создан единый инструмент управления документооборотом и контроля исполнительской дисциплины для всего «ТГК-1». Предприятие частично смогло избавиться от бумажного документооборота, особенно это касается внутренних документов компании «ТГК-1». «Трудоемкость обработки документов сократилась более чем в два раза, а заключение договоров ускорилось на 25%», — отметила Александра Николаева. Повышена исполнительская дисциплина на предприятии и в филиалах.
«Проект успешный, инвестиции полностью себя оправдали, — резюмирует Александра Николаева, — но мы не останавливаемся на достигнутых результатах и продолжаем развивать систему». Ближайшие перспективы — реализовать в системе «1С:Документооборот» модуль «Библиотека локальных нормативных актов». Более отдаленная перспектива — переход на «1С:Документооборот 3.0».
