Холдинг «PPF Real Estate Russia» создал единую систему финансового учета. Система работает на базе решений «1С:Управление холдингом 8» и «1С:Документооборот КОРП». Она помогла унифицировать правила финансового учета в более чем 50 российских юридических лицах холдинга. Создана общая для всех подразделений база договоров и контрагентов с едиными финансовыми справочниками. Появилась возможность в автоматическом режиме контролировать сроки оплаты по договорам и анализировать структуру дебиторской задолженности по различным критериям, что помогает менеджменту принимать оперативные решения для защиты финансовых интересов компании. В 2,5 раза сократилось время на подготовку регламентированной отчетности и ее отправку в контролирующие органы.
«PPF Real Estate Russia» – часть международной инвестиционной группы PPF. Холдинг управляет портфелем объектов недвижимости группы PPF и работает в Чехии, Великобритании, Нидерландах, Германии, России и других странах. Он обеспечивает комплексное обслуживание более 26 проектов, а объем активов, которыми он управляет, превышает 2 миллиардов евро. PPF делится «PPF Real Estate», которая работает в некоторых европейских странах и «PPF Real Estate Russia», которая работает в России.
Цели проекта:
- Создать единую систему финансового учета для юрлиц компании.
- Сократить время принятия управленческих решений.
- Повысить эффективность оперативного управленческого контроля.
- Повысть прозрачность работы и скорости согласования договоров.
Задачи проекта:
- Оптимизировать внутренние процессы в части управленческого и финансового учета.
- Ускорить сбор отчетности для руководства.
- Автоматизировать контроль сроков оплаты по договорам.
- Сформировать общий для всех юридических лиц каталог бизнес-процессов, сократить трудозатраты на ведение стандартизированных процессов.
- Создать единую информационную среду и формализовать методологию кадрового учета и расчета заработной платы, внедрить этот стандарт для всех подразделений.
- Настроить разграничение прав доступа сотрудников к системе, чтобы обеспечить надежную защиту персональных данных работников.
В структуре группы — 56 юридических лиц, у каждого из которых имеется существенный объем финансовой ответственности. Ранее для финансового учета и договорной работы они использовали большое количество электронных таблиц и самостоятельно созданную, но низкопроизводительную, учетную систему, представляющую собой несколько десятков разрозненных информационных систем.
Работа с договорами и ведение справочника контрагентов не были стандартизированы, сотрудники вносили данные в систему в разных форматах. В связи с этим данные часто дублировались, обмен информацией между отделами был затруднен.
Много времени уходило на сбор и сверку данных для управленческой и регламентированной отчетности. Руководство не получало оперативных отчетов о финансово-экономическом состоянии подразделений в короткий срок, что осложняло планирование распределения ресурсов, контроля затрат и соблюдения условий сделок.
Единая система финансового учета построена на базе решений:
- «1С:Управление холдингом 8»,
- «1С:Документооборот КОРП»,
- «1С:Бухгалтерия».
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ данных и прогнозирование.
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Консолидация данных.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Управленческий учет.
- Финансовый анализ.
Прикладная архитектура системы
Количество автоматизированных рабочих мест: 100.
Особенности проекта:
- Необходимость объединения большого количества информационных баз с целью нормализации и унификации нормативно-справочной информаци — в холдинге 56 юридических лиц с большим количеством центров финансовой ответственности.
- Полная автоматизация модуля управления нормативно-справочной информацией в части ведения договорной деятельности и ввода контрагентов в «1С:Документооборот КОРП», последующая интеграция в «1С:Управление холдингом» и «1С:Бухгалтерия».
- Крайне сжатые сроки реализации проекта — не более 6 месяцев.
Выросла скорость подготовки отчетности руководству
Сократилось время принятия управленческих решений
Уменьшилось время на подготовку отчетности
Сокращение трудозатрат в автоматизированных подразделениях
Результаты проекта:
- Компания в автоматическом режиме ведет финансовый учет в единой для всех юрлиц системе по единым правилам. Скорость подготовки отчетности руководству увеличилась в 3,5 раза.
- Руководство компании теперь оперативно контролирует расходы и более точно прогнозирует будущие затраты.
- В среднем на 25% сократилось время принятия управленческих решений по операционным и административным вопросам.
- Создана общая для всех подразделений база договоров и контрагентов с едиными финансовыми справочниками. Стандартизировано оформление и согласование договоров. При этом установлены четкие правила доступа сотрудников к информации. Упрощена совместная работа по изменению договоров. Время согласования договоров и подготовки аналитических отчетов по договорам значительно сократилось.
- Появилась возможность импортировать данные в договора из учетной системы «1С:Бухгалтерия», а также наоборот – экспортировать данные из договоров в учетную систему. Это позволило автоматизировать контроль сроков оплаты по условиям договора. Менеджмент организации может своевременно предпринимать действия для защиты финансовых интересов. В итоге дебиторская задолженность сократилась.
- Организовано оперативное ведение регламентированного учета. Настроен обмен информацией между операционными, финансовыми и бухгалтерскими службами, в результате чего в 2,5 раза сокращено время на подготовку отчетности и ее отправку в контролирующие органы. Вся отчетность формируется качественно и в срок. Исключена возможность штрафов и пени за просрочку сдачи отчетности со стороны контролирующих органов.
- Сотрудники больше не тратят время на выверку и объединение данных из разрозненных систем и файлов. Все это привело к сокращению трудозатрат в автоматизированных подразделениях на 50%.
