||
Краткое описание

В компании «ПетербургГаз» внедрили систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Особенность проекта заключалась в создании системы, которая способна не только полноценно заменить существующую СЭД, но и расширить ее функционал, более эффективно управлять большим потоком документов, деловыми процессами и совместной работой. Система электронного документооборота помогла руководителям компании оперативно контролировать ход исполнения задач сотрудниками подчиненных им подразделений. На 50% сократилось время согласования внутренних документов.

ООО «ПетербургГаз»
Заказчик

«ПетербургГаз» осуществляет транспортировку газа потребителям Санкт-Петербурга, управляет системой газоснабжения города, обеспечивает безопасность, обслуживает, устанавливает и ремонтирует газовое оборудование, газифицирует Санкт-Петербург и пригородные районы. Имеет три дочерних предприятия: АО «Ленгаз-Эксплуатация», АО «Ленпромгаз», АО «Антикор».

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Перейти с существующей системы электронного документооборота на «1С:Документооборот 8 КОРП».
  2. Сократить затраты на дальнейшем развитии и сопровождение системы.

Новая система электронного документооборота должна обеспечить выполнение следующих задач:

  1. Учет и регистрация входящей, исходящей и внутренней документаци.
  2. Разработка и унификация бизнес-процессов, связанных с переходом на «1С:Документооборот 8 КОРП».
  3. Повышение безопасности, обеспечение распределенного доступа к документации компании.
  4. Внедрение типового функционала управления проектами.
  5. Внедрение типового функционала мероприятия.
  6. Контроль над исполнительской дисциплиной.
  7. Формирование отчетности.
  8. Синхронизация нормативно-справочной информации с существующими системами на платформе «1С».
  9. Интеграция электронного документооборота в существующую ИТ-инфраструктуру.
  10. Возможность самостоятельной поддержки системы.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта в организации уже была система электронного документооборота, но она требовала больших трудозатрат на развитие и сопровождение. В связи с чем было принято решение перейти на «1С:Документооборот», которую можно было легко интегрировать в существующую IT-инфраструктуру.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот» и поддерживает все особенности работы ООО «ПетербургГаз» с входящими, исходящими и внутренними документами.

Основные доработки типового функционала конфигурации «1С:Документооборот» были направлены на удобство работы с документопотоком для всех сотрудников организации, повышение качества обработки документов, снижение вероятности ошибок при работе с документами.

Учтены требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части:

  • требований к оформлению исходящих документов (контроль должности адресата);
  • контроля однократной регистрации документов.

Автоматизированы следующие функции:

  1. Документооборот (ECM):
  • ведение номенклатуры дел,
  • делопроизводство,
  • учет и контроль исполнения поручений,
  • учет и хранение документов.
  1. Планирование проектов.

Настроена интеграция с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» для обмена данными между справочниками «Пользователи» и «Контрагенты», а также передачи и хранения договоров.

Система запущена в 4х организациях, входящих в состав ООО «ПетербургГаз».

Ежедневно с системой одновременно работают около 500 сотрудников

Ежедневно обрабатывается более 300 входящих и исходящих писем.

4
Особенности и уникальность проекта

В компании уже существовала система электронного документооборота, которая на протяжении многих лет зарекомендовала себя достаточно хорошо. Особенность проекта заключалась в создании системы, которая способна не только полноценно заменить существующую систему, но и расширить ее функционал.

Основной сложностью при внедрении было очень точно повторить все имеющиеся особенности ведения делопроизводства и переложить накопленный опыт пользователей на новую конфигурацию, что позволило безболезненно запустить систему в эксплуатацию.

За счет имеющегося опыта работы с системой электронного документооборота у сотрудников компании, удалось сократить время на обучение и трудозатраты на ее сопровождение в момент опытно-промышленной эксплуатации.

Компания имеет распределённую структуру, в проекте задействованы следующие дочерние предприятия:

  • АО «Ленгаз-Эксплуатация»,
  • АО «Ленпромгаз»,
  • АО «Антикор».

Для доступа всех пользователей к информационной системе была использована инфраструктура, при которой пользователи подключаются к системе посредством локальной сети. Система объединила все дочерние предприятия, но с раздельным учетом по каждой организации отдельно с соответствующими правами доступа.

Для ускорения обработки документации типовая конфигурация доработана дополнительными возможностями:

  • адресация входящего нескольким адресатам;
  • запрет на направление задач определенным группам пользователей;
  • возможность подбора «отправителя» как по краткому, так и по полному наименованию;
  • автоматизированы регламентированные процедуры «Получение входящего письма» и «Создание файла»;
  • автоматизирован процесс помещения в «Дело» внутренних и исходящих документов.

В системе дополнительно реализованы функции выбора, контроля и автоподбора для снижения вероятности ошибок:

  • настроено автонаименование файлов в соответствии с положениями компании;
  • автоматизирована функция учета падежа (склонения) при оформлении документов;
  • реализован контроль заполнения адресатов с учетом их срока действия в базе контрагентов и физических лиц;
  • в зависимости от указанного адресата — физического лица, автоматически подбирается наименование организации, в которой он работает;
  • обеспечена возможность выбора подписанта документа (приказа/распоряжения);
  • автоматизировано заполнение реквизитов при передаче документа в журнал;

Дополнены возможности работы с документами с использованием штрихкода:

  • поиск по цифрам штрихкода;
  • автоматический вывод на печать документов при присваивании штрихкода.
5
Результаты проекта

Сокращение времени согласования внутренних документов

50%

После внедрения системы электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот» внутренняя работа сотрудников канцелярии стала более эффективной за счет формирования индивидуальных списков задач. 

Качество и содержание информации, сопровождающей документопоток, повышено за счет настроек:

  • поиска документов и файлов при неполном совпадении наименования;
  • возможности указания подразделения инициатора создания документа, дополнительно к подразделению регистрации документа;
  • возможности оповещения сотрудника при запуске бизнес-процесса работы с документом;
  • возможности назначения соисполнителей бизнес-процесса работы с документом.

Система электронного документооборота помогла руководителям компании оперативно контролировать ход исполнения задач сотрудниками подчиненных им подразделений. На 50% сократилось время согласования внутренних документов.

Реализация проекта помогла значительно сократить бюджет и трудозатраты на сопровождение имеющейся системы и передать его в собственное управление автоматизации производственных процессов. Новая система стала еще одним шагом к объединению всех имеющихся систем на базе «1С» в единую комплексную систему управления предприятием и подготовкой к внедрению «1С:ERP Управление предприятием 2».

 

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
400
Группа ПРАУД
Сентябрь 2017 —
Северо-Западный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
01 Июня 2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».

29 Мая 2020
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «Управление холдингом»

Приоритетной задачей при разработке новой редакции являлось развитие как наиболее востребованных, так и перспективных функций, способствующих повышению эффективности компаний в новых экономических условиях.