В компании «ПетербургГаз» внедрили систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Особенность проекта заключалась в создании системы, которая способна не только полноценно заменить существующую СЭД, но и расширить ее функционал, более эффективно управлять большим потоком документов, деловыми процессами и совместной работой. Система электронного документооборота помогла руководителям компании оперативно контролировать ход исполнения задач сотрудниками подчиненных им подразделений. На 50% сократилось время согласования внутренних документов.
«ПетербургГаз» осуществляет транспортировку газа потребителям Санкт-Петербурга, управляет системой газоснабжения города, обеспечивает безопасность, обслуживает, устанавливает и ремонтирует газовое оборудование, газифицирует Санкт-Петербург и пригородные районы. Имеет три дочерних предприятия: АО «Ленгаз-Эксплуатация», АО «Ленпромгаз», АО «Антикор».
Цели проекта:
- Перейти с существующей системы электронного документооборота на «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Сократить затраты на дальнейшем развитии и сопровождение системы.
Новая система электронного документооборота должна обеспечить выполнение следующих задач:
- Учет и регистрация входящей, исходящей и внутренней документаци.
- Разработка и унификация бизнес-процессов, связанных с переходом на «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Повышение безопасности, обеспечение распределенного доступа к документации компании.
- Внедрение типового функционала управления проектами.
- Внедрение типового функционала мероприятия.
- Контроль над исполнительской дисциплиной.
- Формирование отчетности.
- Синхронизация нормативно-справочной информации с существующими системами на платформе «1С».
- Интеграция электронного документооборота в существующую ИТ-инфраструктуру.
- Возможность самостоятельной поддержки системы.
До старта проекта в организации уже была система электронного документооборота, но она требовала больших трудозатрат на развитие и сопровождение. В связи с чем было принято решение перейти на «1С:Документооборот», которую можно было легко интегрировать в существующую IT-инфраструктуру.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот» и поддерживает все особенности работы ООО «ПетербургГаз» с входящими, исходящими и внутренними документами.
Основные доработки типового функционала конфигурации «1С:Документооборот» были направлены на удобство работы с документопотоком для всех сотрудников организации, повышение качества обработки документов, снижение вероятности ошибок при работе с документами.
Учтены требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части:
- требований к оформлению исходящих документов (контроль должности адресата);
- контроля однократной регистрации документов.
Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM):
- ведение номенклатуры дел,
- делопроизводство,
- учет и контроль исполнения поручений,
- учет и хранение документов.
- Планирование проектов.
Настроена интеграция с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» для обмена данными между справочниками «Пользователи» и «Контрагенты», а также передачи и хранения договоров.
Система запущена в 4х организациях, входящих в состав ООО «ПетербургГаз».
Ежедневно с системой одновременно работают около 500 сотрудников
Ежедневно обрабатывается более 300 входящих и исходящих писем.
В компании уже существовала система электронного документооборота, которая на протяжении многих лет зарекомендовала себя достаточно хорошо. Особенность проекта заключалась в создании системы, которая способна не только полноценно заменить существующую систему, но и расширить ее функционал.
Основной сложностью при внедрении было очень точно повторить все имеющиеся особенности ведения делопроизводства и переложить накопленный опыт пользователей на новую конфигурацию, что позволило безболезненно запустить систему в эксплуатацию.
За счет имеющегося опыта работы с системой электронного документооборота у сотрудников компании, удалось сократить время на обучение и трудозатраты на ее сопровождение в момент опытно-промышленной эксплуатации.
Компания имеет распределённую структуру, в проекте задействованы следующие дочерние предприятия:
- АО «Ленгаз-Эксплуатация»,
- АО «Ленпромгаз»,
- АО «Антикор».
Для доступа всех пользователей к информационной системе была использована инфраструктура, при которой пользователи подключаются к системе посредством локальной сети. Система объединила все дочерние предприятия, но с раздельным учетом по каждой организации отдельно с соответствующими правами доступа.
Для ускорения обработки документации типовая конфигурация доработана дополнительными возможностями:
- адресация входящего нескольким адресатам;
- запрет на направление задач определенным группам пользователей;
- возможность подбора «отправителя» как по краткому, так и по полному наименованию;
- автоматизированы регламентированные процедуры «Получение входящего письма» и «Создание файла»;
- автоматизирован процесс помещения в «Дело» внутренних и исходящих документов.
В системе дополнительно реализованы функции выбора, контроля и автоподбора для снижения вероятности ошибок:
- настроено автонаименование файлов в соответствии с положениями компании;
- автоматизирована функция учета падежа (склонения) при оформлении документов;
- реализован контроль заполнения адресатов с учетом их срока действия в базе контрагентов и физических лиц;
- в зависимости от указанного адресата — физического лица, автоматически подбирается наименование организации, в которой он работает;
- обеспечена возможность выбора подписанта документа (приказа/распоряжения);
- автоматизировано заполнение реквизитов при передаче документа в журнал;
Дополнены возможности работы с документами с использованием штрихкода:
- поиск по цифрам штрихкода;
- автоматический вывод на печать документов при присваивании штрихкода.
Сокращение времени согласования внутренних документов
После внедрения системы электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот» внутренняя работа сотрудников канцелярии стала более эффективной за счет формирования индивидуальных списков задач.
Качество и содержание информации, сопровождающей документопоток, повышено за счет настроек:
- поиска документов и файлов при неполном совпадении наименования;
- возможности указания подразделения инициатора создания документа, дополнительно к подразделению регистрации документа;
- возможности оповещения сотрудника при запуске бизнес-процесса работы с документом;
- возможности назначения соисполнителей бизнес-процесса работы с документом.
Система электронного документооборота помогла руководителям компании оперативно контролировать ход исполнения задач сотрудниками подчиненных им подразделений. На 50% сократилось время согласования внутренних документов.
Реализация проекта помогла значительно сократить бюджет и трудозатраты на сопровождение имеющейся системы и передать его в собственное управление автоматизации производственных процессов. Новая система стала еще одним шагом к объединению всех имеющихся систем на базе «1С» в единую комплексную систему управления предприятием и подготовкой к внедрению «1С:ERP Управление предприятием 2».
