Компания «Металлоинвест Корпоративный Сервис» построила автоматизированную систему учета рабочего времени на базе решения «1С:Документооборот». В ходе проекта автоматизированны входящие и исходящие документы, доверенности, протоколы, акты, приказы, распоряжения, договорная работа. Система учета рабочего времени дает возможность проверяющему контролировать все отчеты сотрудников в едином окне. Также система позволяет вести количественный учет исполнения операций. В ней разработаны отчеты по загрузке сотрудников — какие операции они делали и какое время на операции затратили. По результатам отчетов о промышленной эксплуатации автоматизированная система учета рабочего времени демонстрирует высокие показатели по стабильности и быстродействию при одновременной работе 800 пользователей.
«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции. «Металлоинвест Корпоравтивный Сервис» — это многофункциональный центр, созданный для централизации предоставления услуг по бухгалтерскому и кадровому учету для Лебединского и Михайловского горно-обогатительных комбинатов, Оскольского электрометаллургического комбината и комбината Уральская Cталь, а также расширения на другие предприятия.
Цель проекта: автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании.
Задачи проекта:
- усиление операционного контроля сотрудников;
- получение данных позанятости сотрудников вразрезе услуг (статей, операций).
Назначение системы:
- учет рабочего времени всех работников общего центра обслуживания (ОЦО);
- представление полной и достоверной информации руководству ОЦО о временных затратах и количественных показателях работы сотрудников;
- контроль занятости работников ОЦО наразличных участках.
До старта проекта сотрудники вносили свои трудозатраты вфайл Microsoft Excel установленного образца, что вызывало ряд проблем:
- Не все трудозатраты были согласованы руководителем.
- Не все сотрудники заполняли файл.
- Сотрудники изменяли нормативно-справочную информацию в файле.
- Согласование трудозатрат у административного и функционального руководителя было невозможно проконтролировать.
- Изменение нормативно-справочной информации и поддержание формата файла в актуальной версии требовало дополнительных трудозатрат.
- Для получения сводных показателей требовались дополнительные трудозатраты.
Поэтому для повышения эффективности учета было принято решение о запуске проекта по созданию АСУРВ (автоматизированной системы учета рабочего времени).
Автоматизированная система учета рабочего времени построена на базе решения «1С:Документооборот».
Автоматизированы следующие функции:
- Учет рабочего времени.
- Автоматизация бизнес-процессов.
- Оценка и аттестация персонала.
В ОЦО работают разные операторы, в основном, сканировщики и бухгалтеры. Задача операторов сканирования — сканировать документы и отправлять в обработку через другую систему, которая называется СУПД. Далее бухгалтер принимает документ и отражает его в учете. Это является основным бизнес-процессом.
В штате ОЦО порядка 600 сканировщиков . Ими нужно управлять и рассчитывать различные показатели, например, количество отсканированных документов в час каждым оператором, виды документов, качество сканирования документов, количество возвратов на пересканирование и ряд других показателей. Для отслеживания этих показателей была внедрена система учета рабочего времени.
Помимо операторов, другие сотрудники ОЦО, включая руководителей также используют систему. В свои отчеты они вносят данные по трудозатратам и выполненным работам, результатам. После этого отчет отправляется руководителям на согласование, руководители, в свою очередь, могут его согласовать, а могут вернуть на доработку. Если отчет отправлен на доработку, сотрудник уточняет данные и отправляет на повторное согласование. Таким образом руководители имеют всю информацию по выполненным работам и потраченному на это времени. Далее отчеты передаются в отдел информационной эффективности, который анализирует эти показатели и выполняют соответствующие результатам действия, направленные на оптимизацию процессов.
Использование автоматизированной системы учета рабочего времени подразумевает следующий порядок оформления, обработки и учета трудозатрат:
Шаг 1. Пользователь вносит информацию о собственных трудозатратах в систему через специально разработанную форму учета рабочего времени — «таймшит». Данные вводятся в разрезе дней недели, операций, видов деятельности и бизнес-единиц.
Шаг 2. Заполненный пользователем в системе таймшит отправляется на согласование административному и функциональным руководителям пользователя.
Шаг 3. Административный руководитель проводит согласование трудозатрат сотрудников, находящихся в его подчинении. Функциональный руководитель проводит согласование трудозатрат сотрудников, участвующих в его проекте.
Шаг 4. Пользователь вносит исправления и приводит собственный таймшит в соответствие с замечаниями административного и функционального руководителей в случае их наличия.
Шаг 5. На основании загруженных данных в системе происходит автоматическое формирование отчетов.
Схема архитектуры системы
| Сервер | Количество пользователей | Ядра | ОЗУ | Размер дискового пространства, RAID | Операционная система и ПО |
| Сервер приложений "1С" | 800 | 20 | 256 | RAID 0 (100GB) | CentOS 7.2 |
| "1C:Предприятие" | |||||
| Сервер СУБД 1 | 800 | 20 | 256 | 500 GB RAID-5 | CentOS 7.2 |
| PostgreSQL 9.4 | |||||
| Сервер СУБД 2 | 800 | 20 | 256 | 500 GB RAID-5 | CentOS 7.2 |
| PostgreSQL 9.4 | |||||
| Сервер администрирования | 2 | 4 | 16 Гб | 100 Гб | Windows 7, 8, 8.1, 10 |
| Консоль администрирования кластера "1С | |||||
| Файловое хранилище | 20 Тб | |
- Одновременный запуск на всех предприятиях и очное сопровождение. Сотрудники ООО «1С-КПД» сопровождали запуск системы в промышленную эксплуатацию одновременно во всех фронт- и мидл- офисах.
- Срок запуска проекта от проведения закупочной процедуры до промышленной эксплуатации — меньше года.
- Авторская разработка по учету рабочего времени сотрудников ОЦО, реализованная на «1С:Документооборот». Уникальность в том, что данное решение не типовое и работает для крупных организаций с большим количеством сотрудников, заполняющих тайм-шиты. Система дает возможность проверяющему контролировать все отчеты в едином окне. Также система позволяет вести количественный учет исполнения операций. К примеру, когда оператор ОЦО отчитывается, что он в рабочую смену сделал 200 платежных поручений, он может указать количество сделанных операций и время, потраченное на выполнение этих операций. В системе разработаны подробные отчеты по загрузке сотрудников — какие операции они делали и какое время на операции затратили.
- Учет рабочего времени реализован на продукте «1С:Документооборот», который позволяет соблюдать SLA крупного ОЦО.
- Система интегрирована с внешним решением бизнес-аналитики, которое позволяет формировать аналитические отчеты трудозатрат эффективности работы, SLA по процессам.
- Система интегрирована с «1С:Зарплата и управление персоналом» — забирает данные по рабочему времени по графику отсутствия.
- Введена в промышленную эксплуатацию со дня запуска ОЦО.
По результатам отчетов о промышленной эксплуатации автоматизированная система учера рабочего времени демонстрирует высокие показатели по стабильности и быстродействию при одновременной работе 800 пользователей.
В ходе проекта автоматизированны входящие и исходящие документы, доверенности, протоколы, акты, приказы, распоряжения, договорная работа.
- Все трудозатраты сотрудников согласовываются руководителям.
- Все сотрудники заполняют свои трудозатраты или происходит эскалирование на руководителей.
- Сотрудники не изменяют нормативно-справочную информацию в системе, это может сделать только администратор по соответствующей заявке.
- Трудозатраты сотрудников согласовываются и у административного, и у функционального руководителя.
- Сотрудники всегда работают с актуальной версией нормативно-справочной информации.
- Для получения сводных показателей настроены отчеты.
