НПФ «Алмазная осень» нуждался в адаптации типового решения «1С:Документооборот» под свою бизнес-модель. Проект заключался в дополнении функционала системы для упрощения процесса согласования документов, настройки комплексных автоматизированных бизнес-процессов. Изменения необходимо было произвести для центрального офиса фонда и для пяти его филиалов. В результате была разработана возможность размещения регистрационных штампов и штампов электронной подписи в документах формата pdf, адаптированы листы согласования / ознакомления под нужды фонда и были настроены комплексные автоматизированные бизнес-процессы.
Негосударственный пенсионный фонд «Алмазная осень» создан 5 мая 1995 года. Учредители — государственная горнорудная компания АК «АЛРОСА» (ПАО) и межрегиональный профсоюз работников алмазодобывающей промышленности «ПРОФАЛМАЗ». Сейчас фонд является акционерным обществом (99,75% акций принадлежит АЛРОСА) и входит в систему гарантирования прав застрахованных лиц.
Цель проекта:
- Сократить время, расходуемое на согласование документов.
- Повысить открытость информации о документах для упрощения согласования и повышения защиты подлинности документов
Задачи проекта:
- Упростить процесс согласования документов.
- Оптимизировать текущие бизнес-процессы фонда.
- Добавить возможность наглядно присваивать регистрационные номера документам, отражать информацию об электронных подписях, использованных для подписания документа.
До старта проекта фонд уже пользовался «1С:Документооборотом». Однако, функционал типовой конфигурации в полной мере не удовлетворял потребностям фонда. Были трудности с согласованием документов, а бизнес-процессы не полностью подходили под нужды фонда. Поэтому понадобилась адаптация имеющейся системы, развернутой на 200 рабочих мест в 6 офисах заказчика.
Архитектура решения централизованная. «1С:Документооборот» внедрен с использованием единого сервера фонда. Адаптация системы происходила в централизованном виде: изменения становились доступны сразу во всех филиалах фонда (200 рабочих мест). Таким образом, были настроены автоматизированные бизнес-процессы, добавлена возможность размещения регистрационных штампов и штампов электронной подписи в документах формата .pdf сразу во всех офисах фонда.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
Используемый в фонде «1С:Документооборот» интегрирован с решением «1С:Бухгалтерия». Интеграция между системами полноценная и была произведена уже давно. Также «1С:Бухгалтерия» развёрнута на сервере компании, поэтому и головной офис, и филиалы работают в единой системе.
Уникальность проекта заключалась в доработке типового функционала «1С:Документооборот» в соответствии с бизнес-моделью фонда. К примеру, был создан комплексный процесс по согласованию актов / счетов-фактур, который позволяет перенаправлять документы на согласование в зависимости от суммы, указанной на них. Например, документы с крупными суммами идут на согласование директору, а документами с суммами поменьше — к заместителю директора. Также система по процессу автоматически проставляет регистрационный номер документа на каждой его странице, а в конце вставляет штампы с подписями.
Разработан функционал, позволяющий размещать регистрационные штампы и штампы электронной подписи в документах формата .pdf, а также адаптированы листы согласования / ознакомления. Предусмотрена возможность конвертации резолюций из вкладки «Резолюции» в файл формата .pdf во всех входящих и внутренних документах. Такой файл содержит: тему документа, реквизиты документа, ФИО, должность, электронную подпись, текст резолюции и дату резолюции. Если резолюций несколько, то они отделены чертой друг от друга. Pdf-файл автоматически обновляется, если в карточке документа меняются резолюции. Кроме того, изменения нужно было осуществить сразу во всех филиалах фонда в шести городах страны: в Мирном, Ленске, Удачном, Айхале, Якутске и Москве.
Ускорилось согласование документов
После адаптации типовой конфигурации «1С:Документооборот» под нужды НПФ «Алмазная осень» упрощена процедура согласования документов. Сотрудники фонда получили возможность размещать на электронных копиях штампы, отражающие информацию о документе: регистрационные данные входящей и исходящей документации, штампы электронной подписи.
Кроме того, поовысился уровень автоматизации бизнес-процессов путем создания дополнительных маршрутов со сложными условиями. Таким образом, из-за увеличения прозрачности информации о документе, согласование было ускорено более чем в полтора раза.
