Кейсы

ООО «Лингвистический центр «Диалог» (г. Санкт-Петербург) более шестнадцати лет занимается обучением детей, подростков и взрослых английскому, немецкому, финскому, французскому, испанскому, итальянскому, японскому и китайскому языкам.

Цель проекта: повысить скорость и качество работы сотрудников за счет автоматизации «проблемных» и рутинных задач с помощью «1С:Управление учебным центром».

Раннее для ведения списков клиентов, учета заявок и контроля посещаемости компания использовала «облачную» автоматизированную систему для учебных центров, расположенную на серверах производителя программы, и ежемесячно оплачивался доступ к системе. Сумма платежа не была фиксированной и зависела от количества студентов, внесенных в базу. Поскольку учет велся по двум центрам — ЛЦ «Диалог» и «Диалог.Kids», то с увеличением клиентской базы стоимость доступа к системе постоянно возрастала.

Возникали сложности с адаптированием системы под себя — из-за большой разницы во времени с разработчиками программы (5 часов) процесс общения, постановки задач и их сдачи затягивался. В связи с тем, что не все нюансы выявлялись сразу, а постепенно по мере работы и улучшения собственных бизнес-процессов, реализация каждого изменения в системе занимала продолжительное время. Также часть критически важных потребностей в текущей программе невозможно было автоматизировать ввиду технических ограничений системы.

С развитием центра, увеличением количества курсов и расширением штата преподавателей, возросло количество учеников и вместе с ним — нагрузка на сотрудников учебного центра. Требовалось автоматизировать задачи, отнимающие много ручного труда и из-за высокой нагрузки периодически приводящие к ошибкам расчетов.

Также принципиально важной задачей для учебного центра был переход на программное обеспечение, которое они могли бы разместить на своих мощностях и при этом имели возможность работать удаленно, как раньше.

В результате внедрения были получены следующие результаты:

1. Реализован автоматический расчет стоимости абонементов и графиков платежей в соответствии с бизнес-процессом компании. Администраторам не требуется вручную рассчитывать ежемесячные взносы, разносить их по графику, перепроверять цены за курсы — программа автоматически рассчитывает стоимость абонемента, график и количество платежей для каждого клиента.
2. Реализована система напоминаний о предстоящих платежах за неделю до наступления крайнего срока. Администраторы видят все напоминания на своем «рабочем столе» в программе и контролируют поступление оплат.
3. Реализован контроль сроков абонементов и договоров. Администраторы отслеживают те абонементы и договоры, которые заканчиваются в ближайшее время, и заблаговременно связываются с клиентами.
4. Реализованы печатные формы заявления, абонемента, договора, квитанции.