||
Краткое описание проекта

Группа «Эйнком», ком­па­нии ко­то­рой на­хо­дя­тся в зна­чи­тель­ной ге­о­гра­фи­че­ской уда­лён­но­сти друг от дру­га, по­стро­и­ла рас­пре­де­лён­ную си­сте­му до­ку­мен­то­о­бо­ро­та. Си­сте­ма по­стро­е­на на ба­зе ре­ше­ния «1С:Документооборот КОРП» и со­сто­ит из двух ин­фор­ма­ци­он­ных баз: в Москве и Сургуте. Ме­жду ни­ми на­стро­ен пол­ный обмен дан­ны­ми че­рез ftp-сер­вер. В ре­зуль­та­те бы­ло ор­га­ни­зо­ва­но еди­ное кор­по­ра­ти­вное ин­фор­ма­ци­он­ное про­стран­ство, по­зво­ля­ю­щее фор­ма­ли­зо­вать и авто­ма­ти­зи­ро­вать элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот ме­жду 17 юри­ди­че­ски­ми ли­ца­ми. А у ру­ко­вод­ства ком­па­нии по­я­вил­ся удоб­ный ин­стру­мен­та­рий для до­пол­ни­тель­но­го кон­тро­ля по­ста­влен­ных за­дач.

группа компаний «Эйнком»
Заказчик

Группа компаний «Эйнком» за­ни­ма­е­тся ра­зли­чны­ми на­пра­вле­ни­я­ми: про­е­кти­ро­ва­ние, стро­и­тель­ство, ри­эл­тер­ская де­я­тель­ность, упра­вле­ние ком­му­наль­ны­ми объек­та­ми, агро­про­мы­шлен­ная де­я­тель­ность, го­сти­ни­чный биз­нес и ло­ги­сти­ка. В со­став хол­дин­га вхо­дит 17 юри­ди­чес­ких лиц. Ком­па­нии груп­пы ра­спо­ло­же­ны в Москве и Московской обла­сти, Сургуте, Ханты-Мансийске и Феодосии. В шта­те тру­ди­тся свы­ше 1500 че­ло­век.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • организация единого информационного пространства управления документами и задачами для 17 юридических лиц, территориально удалённых друг от друга;
  • организация быстрого доступа к информации для высшего руководства компании;
  • повышение эффективности работы с документами и обеспечение контроля за поручениями по документам внутри холдинга.
Организовано единое информационное пространство управления документами и задачами для 17 юридических лиц, территориально удалённых друг от друга. Расстояние между компаниями группы — более 3000 км.
2
Ситуация до старта проекта

Ранее в компании не было системы электронного документооборота. Все документы хранились в бумажном варианте, а также разрозненно на серверах каждой из компаний холдинга хранились скан-копии этих документов. Бизнес-процессы (согласования, поручения, ознакомления и другие) осуществлялись посредством электронной почты, при этом отследить движение документов было сложно, нужные документы могли «теряться» в потоке входящих писем. Руководство «Эйнком» эта ситуация не устраивала, и было принято решение автоматизировать документооборот в холдинге.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленной задачи была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Сначала, в июне 2015 года система была внедрена в управляющей компании «Эйнком» и других компаниях группы, находящихся в Москве и Московской области. А в 2016 году решение было растиражировано на остальные компании группы.

В состав созданной распределённой базы входят две информационных базы: один сервер расположен в Москве, второй — в Сургуте. Все пользователи, территориально находящиеся в Москве и Московской области, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Москве. Все пользователи, территориально находящиеся в Ханты-Мансийском автономном округе, работают в информационной базе, развёрнутой на сервере в Сургуте. Между информационными базами настроен полный обмен.


2016-ancom-architecture.jpg
Распределённая информационная база в группе компаний «Эйнком»

Автоматизировано 300 рабочих мест: 100 пользователей в Москве и Московской области, 200 — в Ханты-Мансийском автономном округе.

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта была создана распределённая информационная база, включающая в свой состав 2 информационные базы. Примечателен большой географический охват: один сервер находится в Москве, второй — в Сургуте, на расстоянии более 3000 км друг от друга. При этом между информационными базами был настроен полный обмен данными через ftp-сервер (испрользованы типовые настройки в режиме предприятия в «1С:Документооборот»). Например, когда в одной базе создаётся документ, этот документ потом создаётся и в другой базе на другом сервере. Обмен включает справочник, документы, пользователей, бизнес-процессы.

В системе смоделирована система прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборот», учитывая холдинговую структуру организации. Сотрудники каждой из компаний имеют доступ к документам компании, а определённые сотрудники имеют доступы к документом других компаний холдинга.

5
Результаты проекта

Организовано единое корпоративное информационное пространство на базе системы «1С:Документооборот», позволяющее формализовать и автоматизировать документооборот между 26 компаниями, входящими в холдинг «Эйнком».

Время, затрачиваемое на поиск нужной информации сократилось в 2 раза.
Исключена возможность потери информации.
В 2 раза выросла скорость движения документов внутри холдинга.

Документы, ранее хранившиеся на серверах компаний, были перенесены для централизованного хранения в систему «1С:Документооборот». Все вновь созданные документы регистрируются и также хранятся в системе электронного документооборота. В связи с этим время, затрачиваемое на поиск нужной информации, сократилось вдвое, исключена возможность потери информации.

У руководства компании появился дополнительный инструментарий для контроля поставленных задач. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документах, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним. Такой подход способствует повышению исполнительской дисциплины сотрудников.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
300
Исполнитель
1С-КПД
Май 2015 — Май 2016
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
09 Января 2018
1С:Бухгалтерия строительной организации КОРП

Этот новый программный продукт предназначен для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта в строительных организациях среднего масштаба, выполняющих функции подрядчика, заказчика, застройщика и инвестора, и имеющих в своём составе обособленные подразделения, как выделенные, так и не выделенные на отдельный баланс.

09 Января 2018
Новые книги серии «1С:Академия ERP»: финансовое планирование и управление производством

Издательство «1С-Паблишинг» выпустило 2 новые книги серии «1С:Академия ERP»:

  • «Финансовое планирование и бюджетирование»;
  • «Управление производством: планирование и диспетчеризация».