В компании DHL построили централизованную систему для ведения кадрового учета и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Важнейшим требованием со стороны заказчика стало внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» в кратчайшие сроки. Это требование было выполнено и система запущена за 9 месяцев. В системе реализован нетиповой функционал, необходимый для осуществления учетных задач. В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени.После реализации проекта управленческая отчетность формируется на 10% быстрее, а регламентированая — на 5%.
DHL вышла на рынок России в 1984 году. Сегодня DHL является лидером российского рынка экспресс-доставки. 130 офисов компании работают более чем в 120 городах страны, обслуживая более 6000 населенных пунктов в Российской Федерации; транспортный парк DHL в России — около 950 единиц. Центральный офис DHL в России находится в Москве. Там же находится один из основных сортировочных центров компании в России. Второй крупный центр обработки отправлений находится на юге Москвы.
Цели проекта:
- оптимизировать бизнес-процессы кадрового учета и расчета заработной платы;
- стандартизировать и унифицировать основные бизнес-процессы расчета заработной платы и управления персоналом DHL;
- обеспечить своевременне формирование регламентированной и управленческой отчетности;
- сократить трудозатраты подразделений HR и Payroll на выполнение рутинных операций.
Задачи проекта:
- ускорить обновление системы;
- снизить трудозатраты на консолидацию информации;
- ускорить расчет заработной платы для 2500 сотрудников.
- автоматизировать формирование управленческой отчетности.
Группа компаний DHL представлена в России двумя юридическими лицами. Кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся в системе «1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» в московском офисе подразделениями HR и Payroll соответственно. При этом за ведение учета рабочего времени для расчета премий сотрудникам отвечали руководители и/или специалисты табельного учета (в том числе региональных подразделений), формируя данные для передачи в файлах MS Excel.
Обеспечением работоспособности сильно переработанной системы «1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» занималась служба IT. Объем доработок «1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» идентичен для двух организаций, как и методика учета.
Причины перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП»:
- Обновление конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» требовало больших временных затрат, поскольку ее типовой функционал был сильно кастомизирован под нужды заказчика (в данной базе компания работалала с 2008 года).
- Прекращение поддержки конфигурации компанией-разработчиком «1С».
- Изменения, принятые на уровне законодательства в части регламентированной отчетности, не отражались автоматически в текущей версии программы. Сотрудникам приходилось самостоятельно отслеживать законодательные новшества и заказывать в соответствии с ними обновления у стороннего разработчика. Подобные обновления проводились не всегда, и сотрудники зачастую вручную обрабатывали данные, затрагивающие регламентированный учет.
- Высокие трудозатраты на консолидацию информации из файлов MS Excel и перенос информации в учетную систему, из-за чего сотрудники тратили много времени на проверку отчетности.
- Функционал системы устарел и перестал отвечать потребностям компании.
Централизованная автоматизированная система для ведения кадрового учета и расчета заработной плат построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП».
Внедренные подсистемы продукта:
- Расчет заработной платы.
- Кадровое делопроизводство.
- Учет рабочего времени.
- Регламентированная отчетность.
- Управленческая отчетность.
Объектами автоматизации в рамках проекта были следующие процессы:
Ведение:
- организационной структуры компании;
- реестра подразделений;
- штатного расписания;
- персональных данных работников;
- графиков работы сотрудников;
- графиков отпусков;
- табеля учета рабочего времени.
Учет приказов о:
- предоставлении оплачиваемых отпусков;
- предоставлении отпусков без сохранения оплаты;
- предоставлении дней ухода за ребенком-инвалидом;
- направлении в командировку;
- предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
- работе сверхурочно;
- совмещении должностей.
Учет:
- периодов сохранения среднего заработка;
- листков нетрудоспособности;
- дней работы в выходные и нерабочие праздничные дни;
- неявок по невыясненной причине и прогулов;
- движения работников.
Регулярный расчет:
- зарплаты;
- НДФЛ;
- страховых взносов;
- удержаний;
- выплат персоналу в межрасчетный период.
Планирование:
- штатного расписания и численности персонала;
- рабочего времени;
- фонда оплаты труда.
Формирование:
- документов на выплату сумм по расчету зарплаты;
- отчетов по планированию;
- отчетности, в том числе сводной.
| № п/п | Наименование компонента | Наименование ПО | Назначение |
| 1. |
Сервер приложений (кластер серверов приложений) |
«1С:Предприятие 8.3». Сервер (x64) |
Технологическая программная платформа и сервер приложений |
| 2. |
СУБД |
Microsoft SQL Server |
Обеспечивает долговременное хранение данных «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, 3.1» |
| 3. |
Клиентское приложение |
«1С:Предприятие 8.3» |
Тонкий клиент Толстый клиент |
| 4. |
Конфигурация прикладного решения "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3" |
«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3» |
Базовая конфигурация структуры метаданных и интерфейсов |
Масштаб проекта:
- общее количество сотрудников: 2 500;
- количество юридических лиц: 2;
- количество автоматизированных рабочих мест: 120.
- Важнейшим требованием со стороны заказчика стало внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» в кратчайшие сроки. Это требование было выполнено и система запущена за 9 месяцев.
- При реализации проекта использовалось дополнительное ПО — Atlassian Jira и Confluence, что сделало прохождение проекта полностью «прозрачным», то есть контролируемым, для специалистов заказчика и исполнителя. В любой момент заказчик мог отследить состояние того или иного процесса, готовность и соответствие поставленным целям.
- В процессе реализации задачи по формированию проводок, в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП» был разработан механизм настройки проводок, позволяющий оперировать с большим количеством счетов, субсчетов и аналитик (в т.ч. управленческих) без привлечения программистов.
- Реализован механизм выплаты аванса и заработной платы сотрудников на разные банки, в т.ч. в процентном соотношении. Была сделана отдельная доработка, позволяющая отражать в настройках сотрудника данные по конвертации в валюту, в которой ему выплачивается заработная плата.
- Был разработан уникальный механизм загрузки данных табельного учета из HR-портала в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП», позволяющий не только автоматизировать создание в системе документа «Табель», но и параллельно с ним создавать другие документы (оплата праздничных и выходных, оплата сверхурочных и т.п.).
- В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени. В частности, механизм учета регистрации и оплаты переработок и недоработок сотрудников на суммированном учете рабочего времени по учетным периодам.
- Множество особенностей ведения кадрового учета, учета рабочего времени и расчета заработной платы, обусловленных самой деятельностью компании, подразумевающей разъездной характер работы, и наличием большого количества региональных подразделений, из-за чего множество сотрудников работает в различных условиях:
- сотрудники, работающие в районах крайнего севера;
- сотрудники, работающие во вредных и опасных условиях труда;
- командировочные сотрудники;
- иностранные специалисты;
- сотрудники, работающие на суммированном учете рабочего времени.
Ускорилось формирование управленческой отчетности
Ускорилось формирование регламетированной отчетности
- Интегрировали систему со смежными системами заказчика, в частности, с HR-порталом, в котором ведется учет рабочего времени в компании.
- Реализовали в целевой системе на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1» нетиповой функционал, необходимый для осуществления учетных задач, используемых ранее в «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 2.5».
- Обеспечили возможность дальнейшего обновления системы на основе релизов, поставляемых компанией «1С» в рамках ИТС.
- В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени.
Количественные результаты проекта:
- Управленческая отчетность формируется на 10% быстрее.
- Регламентированная отчетность формируется на 5% быстрее.
