||
Краткое описание

В компании «Ивацевичдрев» построили систему цифрового документооборота, контроля задач и поручений. Новая система вывела на качественно новый уровень механизм организации делопроизводства на предприятии. Автоматизация делопроизводственных процессов позволила минимизировать рутинные операции, упорядочить и ускорить работу канцелярии, усилить контроль и прозрачность работы за исполнением поручений, сократить временные затраты на поиск/создание/обработку документов, снизить риск потери или повреждения информации, повысить производительность.

ОАО «Ивацевичдрев»
Заказчик

ОАО «Ивацевичдрев» — одно из крупнейших в Беларуси деревообрабатывающих производств полного цикла, начиная от заготовки древесины и ее обработки до производства мебельной продукции. Основная специализация — производство синтетических смол, древесно-стружечных плит, ламинированных ДСП и корпусной мебели. Численность сотрудников около 860 чел.

1
Цели и задачи

Цели проекта: повысить эффективность управления деятельностью предприятия с помощью внедрения электронного документооборота.

Задачи проекта:

  • усилить контроль за исполнением поручений руководства;
  • оптимизировать процессы обработки документов на всех этапах жизненного цикла;
  • обеспечить качественный учет и быстрый поиск документов;
  • повысить эффективность работы и взаимодействия сотрудников/подразделений;
  • автоматизировать прием документов от сторонних организаций посредством подключения к системе межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО);
  • создать единое информационное пространство для управления документами с разным уровнем безопасного доступа.
2
Ситуация до старта проекта

После реализации крупного инвестиционного проекта по модернизации производства, результатом которого стало увеличение производственных мощностей, объема и географии поставок продукции, существенно возросла производственная нагрузка и, соответственно, увеличился объем документации. Деятельность по документационному обеспечению управления на предприятии не была автоматизирована. Сформировалась потребность в новой информационной системе, которая позволила бы в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота, контроля задач и поручений построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси». На базе данного программного продукта автоматизированы:

  • учет входящей, исходящей корреспонденции;
  • учет обращений граждан и административных процедур и решений;
  • внутренний документооборот;
  • учет и контроль исполнения поручений.

Автоматизацией были охвачены все основные структурные подразделения предприятия.

4
Особенности и уникальность проекта
  1. Настроена бесшовная интеграция и синхронизация справочной информации с программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси»; Реализована возможность обработки документов «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» по установленным правилам средствами «1С:Документооборот».
  2. Разработаны правила интеграции для документов: «Заказ поставщику», «Заявка на расходование денежных средств», «Заказ на перемещение», «Заявка на ремонт», «Регистрация дефекта», обеспечивающие автоматическую выгрузку в «1С:Документооборот» и обработку документов (согласование, рассмотрение, исполнение) средствами «1С:Документооборот».
  3. Разработан функционал делегирования прав непосредственно пользователем в зависимости от должности.
  4. Настроена автоматическая загрузка факсовых сообщений для ускорения процесса регистрации.
5
Результаты проекта

Внедрение системы электронного документооборота позволило достичь следующих результатов:

  1. Разработаны новые регламенты делопроизводства, унифицированы различные виды документов с использованием шаблонов файлов, в том числе определены и настроены необходимые шаблоны процессов.
  2. Сократилось время на создание и регистрацию документов за счет использования электронных журналов. Единое структурированное хранение документации позволяет осуществлять оперативный поиск нужного документа с возможностью просмотра истории.
  3. Оптимизирован документооборот за счет электронного перемещения документов между подразделениями, сведения к минимуму размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документов и электронного согласования договоров.
  4. Повысилась исполнительская дисциплина благодаря наличию в системе полной информации о поставленных задачах исполнителю с указанием сроков исполнения и результатов выполнения работ, возможности отслеживания текущего состояния документа.
  5. Настроен оперативный обмен электронными документами с контрагентами-абонентами посредством СМДО.
  6. Разработано централизованное безопасное пространство, аккумулирующее большой объем документации, способное предоставлять оперативный доступ к документам (в зависимости от прав пользователей).
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
170
ЮКОЛА-ИНФО-Брест
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Сентябрь 2018 —
Республика Беларусь
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Инженер по автоматизированным системам управления производством ОАО «Ивацевичдрев»
Вячеслав Дылюк
Теперь не нужно, например, регистрировать заявку на закупку в приемной и ждать, когда она будет передана в соответствующее подразделение и исполнена. Достаточно создать заявку (есть образец) и направить ее по предложенному маршруту. Узнать о документе теперь можно все, только открыв его карточку: регистрационные данные, историю движения по предприятию, ссылки на связанные документы. Забыть о невыполненных задачах не получится — все под контролем!
Новости
26 сентября 2024
Вышла новая редакция 3.1 «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой»

Пользователи новой редакции получат расширенные функциональные возможности, в частности, смогут работать с многомерными проектами, табличными ресурсными планами и проектными бюджетами.

25 сентября 2024
1С:Психодиагностика образовательного учреждения КОРП. Электронная поставка – выпуск нового продукта

Решение для создания единой региональной (муниципальной) системы организации психологических служб в организациях дошкольного, общего, начального и среднего профессионального образования. Решение адаптировано для развертывания системы в облачном сервисе «1C:Fresh».