В компании «Ивацевичдрев» построили систему цифрового документооборота, контроля задач и поручений. Новая система вывела на качественно новый уровень механизм организации делопроизводства на предприятии. Автоматизация делопроизводственных процессов позволила минимизировать рутинные операции, упорядочить и ускорить работу канцелярии, усилить контроль и прозрачность работы за исполнением поручений, сократить временные затраты на поиск/создание/обработку документов, снизить риск потери или повреждения информации, повысить производительность.
ОАО «Ивацевичдрев» — одно из крупнейших в Беларуси деревообрабатывающих производств полного цикла, начиная от заготовки древесины и ее обработки до производства мебельной продукции. Основная специализация — производство синтетических смол, древесно-стружечных плит, ламинированных ДСП и корпусной мебели. Численность сотрудников около 860 чел.
Цели проекта: повысить эффективность управления деятельностью предприятия с помощью внедрения электронного документооборота.
Задачи проекта:
- усилить контроль за исполнением поручений руководства;
- оптимизировать процессы обработки документов на всех этапах жизненного цикла;
- обеспечить качественный учет и быстрый поиск документов;
- повысить эффективность работы и взаимодействия сотрудников/подразделений;
- автоматизировать прием документов от сторонних организаций посредством подключения к системе межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО);
- создать единое информационное пространство для управления документами с разным уровнем безопасного доступа.
После реализации крупного инвестиционного проекта по модернизации производства, результатом которого стало увеличение производственных мощностей, объема и географии поставок продукции, существенно возросла производственная нагрузка и, соответственно, увеличился объем документации. Деятельность по документационному обеспечению управления на предприятии не была автоматизирована. Сформировалась потребность в новой информационной системе, которая позволила бы в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Система электронного документооборота, контроля задач и поручений построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси». На базе данного программного продукта автоматизированы:
- учет входящей, исходящей корреспонденции;
- учет обращений граждан и административных процедур и решений;
- внутренний документооборот;
- учет и контроль исполнения поручений.
Автоматизацией были охвачены все основные структурные подразделения предприятия.
- Настроена бесшовная интеграция и синхронизация справочной информации с программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси»; Реализована возможность обработки документов «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» по установленным правилам средствами «1С:Документооборот».
- Разработаны правила интеграции для документов: «Заказ поставщику», «Заявка на расходование денежных средств», «Заказ на перемещение», «Заявка на ремонт», «Регистрация дефекта», обеспечивающие автоматическую выгрузку в «1С:Документооборот» и обработку документов (согласование, рассмотрение, исполнение) средствами «1С:Документооборот».
- Разработан функционал делегирования прав непосредственно пользователем в зависимости от должности.
- Настроена автоматическая загрузка факсовых сообщений для ускорения процесса регистрации.
Внедрение системы электронного документооборота позволило достичь следующих результатов:
- Разработаны новые регламенты делопроизводства, унифицированы различные виды документов с использованием шаблонов файлов, в том числе определены и настроены необходимые шаблоны процессов.
- Сократилось время на создание и регистрацию документов за счет использования электронных журналов. Единое структурированное хранение документации позволяет осуществлять оперативный поиск нужного документа с возможностью просмотра истории.
- Оптимизирован документооборот за счет электронного перемещения документов между подразделениями, сведения к минимуму размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документов и электронного согласования договоров.
- Повысилась исполнительская дисциплина благодаря наличию в системе полной информации о поставленных задачах исполнителю с указанием сроков исполнения и результатов выполнения работ, возможности отслеживания текущего состояния документа.
- Настроен оперативный обмен электронными документами с контрагентами-абонентами посредством СМДО.
- Разработано централизованное безопасное пространство, аккумулирующее большой объем документации, способное предоставлять оперативный доступ к документам (в зависимости от прав пользователей).
