||
Краткое описание

В компании «Ивацевичдрев» построили систему цифрового документооборота, контроля задач и поручений. Новая система вывела на качественно новый уровень механизм организации делопроизводства на предприятии. Автоматизация делопроизводственных процессов позволила минимизировать рутинные операции, упорядочить и ускорить работу канцелярии, усилить контроль и прозрачность работы за исполнением поручений, сократить временные затраты на поиск/создание/обработку документов, снизить риск потери или повреждения информации, повысить производительность.

ОАО «Ивацевичдрев»
Заказчик

ОАО «Ивацевичдрев» — одно из крупнейших в Беларуси деревообрабатывающих производств полного цикла, начиная от заготовки древесины и ее обработки до производства мебельной продукции. Основная специализация — производство синтетических смол, древесно-стружечных плит, ламинированных ДСП и корпусной мебели. Численность сотрудников около 860 чел.

1
Цели и задачи

Цели проекта: повысить эффективность управления деятельностью предприятия с помощью внедрения электронного документооборота.

Задачи проекта:

  • усилить контроль за исполнением поручений руководства;
  • оптимизировать процессы обработки документов на всех этапах жизненного цикла;
  • обеспечить качественный учет и быстрый поиск документов;
  • повысить эффективность работы и взаимодействия сотрудников/подразделений;
  • автоматизировать прием документов от сторонних организаций посредством подключения к системе межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО);
  • создать единое информационное пространство для управления документами с разным уровнем безопасного доступа.
2
Ситуация до старта проекта

После реализации крупного инвестиционного проекта по модернизации производства, результатом которого стало увеличение производственных мощностей, объема и географии поставок продукции, существенно возросла производственная нагрузка и, соответственно, увеличился объем документации. Деятельность по документационному обеспечению управления на предприятии не была автоматизирована. Сформировалась потребность в новой информационной системе, которая позволила бы в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота, контроля задач и поручений построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси». На базе данного программного продукта автоматизированы:

  • учет входящей, исходящей корреспонденции;
  • учет обращений граждан и административных процедур и решений;
  • внутренний документооборот;
  • учет и контроль исполнения поручений.

Автоматизацией были охвачены все основные структурные подразделения предприятия.

4
Особенности и уникальность проекта
  1. Настроена бесшовная интеграция и синхронизация справочной информации с программным продуктом «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси»; Реализована возможность обработки документов «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» по установленным правилам средствами «1С:Документооборот».
  2. Разработаны правила интеграции для документов: «Заказ поставщику», «Заявка на расходование денежных средств», «Заказ на перемещение», «Заявка на ремонт», «Регистрация дефекта», обеспечивающие автоматическую выгрузку в «1С:Документооборот» и обработку документов (согласование, рассмотрение, исполнение) средствами «1С:Документооборот».
  3. Разработан функционал делегирования прав непосредственно пользователем в зависимости от должности.
  4. Настроена автоматическая загрузка факсовых сообщений для ускорения процесса регистрации.
5
Результаты проекта

Внедрение системы электронного документооборота позволило достичь следующих результатов:

  1. Разработаны новые регламенты делопроизводства, унифицированы различные виды документов с использованием шаблонов файлов, в том числе определены и настроены необходимые шаблоны процессов.
  2. Сократилось время на создание и регистрацию документов за счет использования электронных журналов. Единое структурированное хранение документации позволяет осуществлять оперативный поиск нужного документа с возможностью просмотра истории.
  3. Оптимизирован документооборот за счет электронного перемещения документов между подразделениями, сведения к минимуму размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документов и электронного согласования договоров.
  4. Повысилась исполнительская дисциплина благодаря наличию в системе полной информации о поставленных задачах исполнителю с указанием сроков исполнения и результатов выполнения работ, возможности отслеживания текущего состояния документа.
  5. Настроен оперативный обмен электронными документами с контрагентами-абонентами посредством СМДО.
  6. Разработано централизованное безопасное пространство, аккумулирующее большой объем документации, способное предоставлять оперативный доступ к документам (в зависимости от прав пользователей).
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
170
ЮКОЛА-ИНФО-Брест
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Сентябрь 2018 —
Национальный проект: Республика Беларусь
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Инженер по автоматизированным системам управления производством ОАО «Ивацевичдрев»
Вячеслав Дылюк
Теперь не нужно, например, регистрировать заявку на закупку в приемной и ждать, когда она будет передана в соответствующее подразделение и исполнена. Достаточно создать заявку (есть образец) и направить ее по предложенному маршруту. Узнать о документе теперь можно все, только открыв его карточку: регистрационные данные, историю движения по предприятию, ссылки на связанные документы. Забыть о невыполненных задачах не получится — все под контролем!
Новости
19 Апреля 2021
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «1С:ERP. Управление холдингом»

Новая редакция 3.1 «1С:ERP. Управления холдингом» объединяет функции управления предприятием «1С:ERP Управления предприятием 2.5.х» и автоматизации корпоративных финансов «1С:Управления холдингом 3.1». Использование «1С:ERP. Управления холдингом» особенно целесообразно для крупных предприятий и холдингов, которым в одной системе необходимы функции ERP и управления эффективностью группы компаний.

16 Апреля 2021
Выпущена бета-версия редакции 3.0 конфигурации «Документооборот КОРП»

Фирма «1С» извещает пользователей и партнеров о выпуске бета-версии редакции 3.0 конфигурации «Документооборот КОРП».