Компания «Сирена-Трэвел» создала комплексную информационную систему на основе «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот», чтобы автоматизировать управление продажами и закупками, хранение и обработку данных по договорам, контролировать показатели и организовать эффективное взаимодействие служб и подразделений. Новая система обеспечила актуальность управленческой информации, возможность ее оперативного использования и позволила организовать согласованную работу служб в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.
АО «Сирена-Трэвел» предлагает продукты и решения для автоматизации бизнес-процессов авиакомпаний, агентств по продаже авиаперевозок и аэропортов. Также в число партнеров компании входят туроператоры, гостиницы, компании по аренде автомобилей, железные дороги, страховые компании и поставщики билетов на спортивно—зрелищные мероприятия.
Цель проекта: создать комплексную информационную систему, которая обеспечит:
- актуальность управленческой информации по продажам и закупкам, возможность ее оперативного использования;
- согласованную работу служб организации в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.
Задачи проекта:
- повысить качество управленческой информации, то есть ее достоверность и аналитичность;
- оптимизировать и повысить эффективность деятельности компании в целом;
- автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников;
- повысить контроль исполнительской дисциплины;
- уменьшить время согласования договорных документов;
- контролировать состояние взаиморасчетов предприятия;
- уменьшить эксплуатационные затраты по причине внедрения единой платформы «1С»;
- обрабатывать большие объемы информации.
В связи с большим количеством заключенных договоров компании было проблематично контролировать наличие действующих договоров и выполнение обязательств по ним. Поэтому возникла необходимость:
- автоматизировать процессы учета договоров: расходных (с контрагентами, агентами);
- доходных (клиентами: аэропортами, авиакомпаниями, агентствами и т.п.).
Стояла задача оптимизировать работу расчетной службы, которая ежемесячно получала данные по биллингу услуг по всем заключенным договорам, далее проводила расчет стоимости оказанных и полученных услуг, а также формировала документы для контрагентов.
Кроме того, нужно было контролировать уникальность номенклатур договора (отсутствие данных номенклатур в других действующих на момент проверки соглашениях), т.к. каждая номенклатура обладает набором дополнительных реквизитов (характеристик), таких как категория пассажиров, рейсы, типа транспорта и т.п.
При формировании стоимости номенклатуры учитываются программы лояльности и индивидуальные скидки контрагентов — стоимость услуг и товаров устанавливается для каждого клиента индивидуально при заключении договора в зависимости от номенклатуры и ее характеристики.
Поэтому внедряемая система должна была контролировать наличие определенной номенклатуры только в одном действующем индивидуальном соглашении.
В результате проекта построения комплексной информационной системы автоматизированы следующие блоки:
«1С:Документооборот»:
- Блок «Входящие и исходящие документы» — предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД входящих, исходящих документов:
- официальных писем на имя первых лиц и руководителей подразделений;
- претензий, в виде сопроводительных писем к пакетам финансовых документов;
- переписки с судебными органами; финансовой корреспонденции в виде оборота первичных документов с контрагентами.
- данный модуль автоматизирует работу сотрудников секретариата.
- Блок «Служебные записки» предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД служебных записок, заявок, заявлений, справок, актов, протоколов.
- Блок «Организационно-распорядительные документы» предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД организационных документов, приказов, учредительных документов.
- Блок «Договоры» предназначен для учета и хранения в СЭД договорных документов и автоматизации процессов их обработки. Классификация документов блока, обрабатываемых в системе:
-
- договор;
- дополнительное соглашение;
- безвозмездный договор;
- соглашение.
- Блок «НСИ» — данные блока «НСИ и администрирование» используют все блоки (например, сведения об организациях, пользователях, подразделениях и проч.).
- Блок «Интеграция» — бесшовная интеграция предполагает, что возможности «1С:Документооборот» можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций в реальном времени. В основе бесшовной интеграции лежит веб-сервис «1С:Документооборота». Также доработаны механизмы интеграции для обмена данными между информационными системами компании.
«1С:ERP Управление предприятием»:
- Блок «Номенклатура и ценообразование» — Номенклатура — это справочник, отражающий товары и услуги поставляемые и получаемые компанией. В рамках данного блока производится классификация и создание номенклатуры, описываются характеристики и свойства номенклатуры. Система автоматически контролирует дублирование номенклатуры (по набору дополнительных реквизитов) и не дает возможность записи новой номенклатуры, если в системе есть номенклатура с такими же реквизитами.
- Блок «Управление договорами» — в рамках данного блока реализованы задачи создания контрагентов покупателей/поставщиков, создание договоров и дополнительных соглашений, создание условий продаж и индивидуальных соглашений с клиентами, интеграция с «1С:Документооборот», для обработки договоров и дополнительных соглашений по заранее настроенным маршрутам (система позволяет отправить договор в обработку в системе «1С:Документооборот» из интерфейса «1С:ERP Управление предприятием» и автоматически устанавливает договору статусы в соответствии с состоянием документа в «1С:Документообороте» в процессе его обработки).В этом блоке реализована возможность привязки к договору пультов с фиксацией состояний. Пульт — это терминал, описанный в АРС (глобальная автоматизированная распределительная система) который имеет уникальный технологический адрес и программное обеспечение, позволяющее осуществлять взаимодействия с АРС, принадлежащий контрагенту.
- Блок «Управление продажами» предназначен для управления эффективностью процессов продаж и сделок с клиентами: ведение информации о партнерах, контрагентах, контактных лицах; формирование цен на товары и услуги; регистрация договоров с и соглашений с клиентами, заказов покупателей; формирование отчетов.
- Блок «Управление закупками» включает в себя задачи по оптимальному обеспечению предприятия товарно-материальными ценностями и объединяет следующие задачи:
-
- регистрация поставщиков;
- регистрация договоров с поставщиками;
- регистрация цен поставщиков (при необходимости);
- регистрация и закрытия заказов поставщику;
- регистрация поставки; возврат товаров поставщику и списание денежных средств с расчетных счетов организации.
Перед командой проекта стояли задачи:
- Определить способ формирования номенклатуры, т.к. на него влияет большое количество реквизитов, таких как количество пультов оказания услуги, количество бронируемых рейсов, места оказания услуг (аэропорты и пр.), количество бронируемого багажа и другие. Всего выделено более 50 параметров, которые влияют на формирование номенклатуры.
- Определить алгоритмы формирования договоров, так как на них также могут влиять и количество пультов, и количество бронирований на определенные авиакомпании и аэропорты, и регулярность, и общее количество оказанных услуг. Это было реализовано путем модификации индивидуальных соглашений.
- Интегрировать производственные системы компании, в которых накапливалась и хранилась информация о характере, аналитиках и количестве оказываемых услуг. Такие данные загружались для обработки в ERP-систему при помощи запросов.
Помимо автоматизации основных производственных процессов, в контур проекта входили задачи по автоматизации процессов закупок: формирование договора и ведение документов.
В рамках проекта были интегрированы информационные системы:
- «1С:Документооборот».
- «1C:ERP Управление предприятием».
- «1С:Бухгалтерия».
- Производственная система заказчика.
Задачи бесшовной интеграции «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот»:
- удобная работа пользователей за счет возможности создания документов в «1С:Документооборот» посредством бесшовной интеграции из интерфейса «1C:ERP Управление предприятием»;
- работа с задачами пользователя, сформированными в «1С:Документооборот», из интерфейса «1C:ERP Управление предприятием».
Задачи интеграции «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот» посредством плана обмена — уменьшить трудозатраты на администрирование НСИ посредством интеграции справочников «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот».
Доработан механизм интеграции между системами «1С:Бухгалтерия» и «1C:ERP Управление предприятием», чтобы первичные документы по рассчитанным заказам передавались в «1С:Бухгалтерию» для формирования документов контрагентам.
Принципиальная схема обмена данными между системами
Внедрение осуществлялось специалистами компании ООО «1С-КПД», с активным участием команды со стороны заказчика.
В рамках проекта выполнены работы:
- формирование детальных требований к системе в техническом задании;
- настройка продуктивного экземпляра системы;
- доработки системы;
- подготовка пакета эксплуатационной документации;
- обучение пользователей;
- поддержка пользователей на этапе опытной эксплуатации.
- После проведения работ по внедрению система полностью передана с проектной документацией на поддержку заказчику.
Заказчик проводил работы по формированию требований, тестированию разработки, доработке некоторых механизмов расчета в самом проекте.
В рамках проекта создана комплексная информационная система, которая обеспечила актуальность управленческой информации по продажам и закупкам, возможность ее оперативного использования и позволила организовать согласованную работу служб в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.
На текущий момент в системе обрабатывается около 20-ти видов договорных документов: коммерческие, некоммерческие, безвозмездные договоры и соглашения.
