В 4 кампусах Высшей школы экономики внедрили новую систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8». Разработана подсистема подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью по облачной технологии. Настроено гибкое делегирование прав по отдельным типам задач и видам документов, а также базирующаяся на нем специальная подсистема «Руководитель / Помощник». Реализованы сквозные мультисистемные процессы, в частности в разгар пандемии в короткие сроки (2 месяца) была организована приемная компания абитуриентов с дистанционным заключением договора на обучение на сайте в личном кабинете.
Высшая школа экономики — автономное учреждение, федеральное государственное высшее учебное заведение. ВШЭ создана в 1992 году, нынешний статус носит с 2009 года. Основной кампус находится в Москве, еще три — в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми. В ВШЭ более 7000 преподавателей, более 100 исследовательских институтов и центров и 50 международных лабораторий, возглавляемых ведущими зарубежными учеными.
Цель проекта: обеспечить бесперебойную работу мультисистемных (сквозных) процессов — при условии 4 существующих и более 5 разрабатывающихся ИС НИУ ВШЭ.
Задачи проекта:
- разработать и внедрить СЭД с учетом нескольких кампусов (Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Пермь) — удаленно, в условиях пандемии;
- обеспечить перенос и возможность использования исторических данных за весь период существования «старой СЭД» — более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года, с сохранением связей, печатных форм, статусов;
- обеспечить запас аппаратных мощностей для функционирования системы минимум на 5-летний период;
- обеспечить одномоментный переход по всем подразделениям НИУ ВШЭ и по всем видам документов за исключением пилотных процессов безбумажного документооборота (ГПД) и приемной кампании 2020-онлайн — 4 кампуса, более 4 000 сотрудников.
В процессе эксплуатации «старой СЭД» были определены следующие проблемы, которые было невозможно решить без смены программы
- недостаточный функционал;
- медленное внесение необходимых изменений в программу;
- ограниченная возможность организации безбумажного документооборота;
- отсутствие мобильного приложения;
- устаревший интерфейс.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Автоматизированы функции:
- Учет и хранение документов.
- Делопроизводство.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет рабочего времени.
- Учет договоров.
- Работа с обращениями граждан.
- Мобильное приложение.
Параметры системы и используемая архитектура представлены на слайдах.
- Разработана подсистема подписания документов УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) по облачной технологии. Выполнена визуализация КЭП. Разработана альтернативная подсистема подписания УКЭП по облачной технологии с использованием стороннего комплекса, в том числе подписание комплекта документов с единым подтверждением. Подписание стало возможным без физических ключей, через мобильное приложение, подтверждение по FaceID, отпечатку пальца. Реализована подсистема индивидуальных визуализаций КЭП для отдельных видов документов.
- Настроены права: разработано гибкое делегирование прав по отдельным типам задач и видам документов, а также базирующаяся на нем специальная подсистема «Руководитель / Помощник», реализующая принятый в организации регламент обработки документов. Подсистема позволяет снижать нагрузку на ответственных лиц, не исключая их из контура обработки документов. Разработана подсистема управления правами на подпись документов на основе известных оснований — приказов, доверенностей, временного возложения обязанностей. В организации появился контроль за корректностью выбранного подписанта, закрыты риски потери юридической значимости документов из-за истекших полномочий подписывающих лиц.
- Реализована поддержка мультисистемных процессов: реализованы сквозные мультисистемные процессы, в частности в разгар пандемии в короткие сроки (2 месяца) была организована приемная компания абитуриентов с дистанционным заключением договора на обучение на сайте в личном кабинете.
- Реализована схема фонового поточного сканирования: внедрена схема фонового поточного сканирования. Контролирующие этот процесс пользователи проверяют в специальном рабочем месте (АРМ) результаты каждый в рамках своей области доступа.
- Сохранена «преемственность системы»: Из прошлой системы перенесены функции, к которым привыкли пользователи — работа с экспертизой, редактирование участников процесса в карточке документа, дробление файлов по категориям и многое другое.
- Разработано мобильное приложение с режимом online и offline: Разработано собственное мобильное приложение с режимом online и offline, позволяющее выполнять и создавать задачи, просматривать документы, редактировать файлы, формировать отчеты.
- Интеграция с BI-системой предоставила руководителям возможность получать аналитику по эффективности работы подразделений:
- скорость заведения документов;
- скорость выполнения задач;
- «зависания» процессов на каких-либо этапах;
- загруженность ключевых сотрудников.
