||
Краткое описание

В 4 кампусах Высшей школы экономики внедрили новую систему электронного документооборота на базе  «1С:Документооборот 8». Разработана подсистема подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью по облачной технологии. Настроено гибкое делегирование прав по отдельным типам задач и видам документов, а также базирующаяся на нем специальная подсистема «Руководитель / Помощник». Реализованы сквозные мультисистемные процессы, в частности в разгар пандемии в короткие сроки (2 месяца) была организована приемная компания абитуриентов с дистанционным заключением договора на обучение на сайте в личном кабинете.

НИУ «Высшая школа экономики»
Заказчик

Высшая школа экономики — автономное учреждение, федеральное государственное высшее учебное заведение. ВШЭ создана в 1992 году, нынешний статус носит с 2009 года. Основной кампус находится в Москве, еще три — в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми. В ВШЭ более 7000 преподавателей, более 100 исследовательских институтов и центров и 50 международных лабораторий, возглавляемых ведущими зарубежными учеными.

Образование
1
Цели и задачи

Цель проекта: обеспечить бесперебойную работу мультисистемных (сквозных) процессов — при условии 4 существующих и более 5 разрабатывающихся ИС НИУ ВШЭ.

Задачи проекта:

  • разработать и внедрить СЭД с учетом нескольких кампусов (Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Пермь) — удаленно, в условиях пандемии;
  • обеспечить перенос и возможность использования исторических данных за весь период существования «старой СЭД» — более 1 500 000 документов и файлов, сформированных с 2009 года, с сохранением связей, печатных форм, статусов;
  • обеспечить запас аппаратных мощностей для функционирования системы минимум на 5-летний период;
  • обеспечить одномоментный переход по всем подразделениям НИУ ВШЭ и по всем видам документов за исключением пилотных процессов безбумажного документооборота (ГПД) и приемной кампании 2020-онлайн — 4 кампуса, более 4 000 сотрудников.
2
Ситуация до старта проекта

В процессе эксплуатации «старой СЭД» были определены следующие проблемы, которые было невозможно решить без смены программы

  • недостаточный функционал;
  • медленное внесение необходимых изменений в программу;
  • ограниченная возможность организации безбумажного документооборота;
  • отсутствие мобильного приложения;
  • устаревший интерфейс.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Автоматизированы функции:

  1. Учет и хранение документов.
  2. Делопроизводство.
  3. Ведение номенклатуры дел.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.
  5. Учет рабочего времени.
  6. Учет договоров.
  7. Работа с обращениями граждан.
  8. Мобильное приложение.

Параметры системы и используемая архитектура представлены на слайдах.

4
Особенности и уникальность проекта
  1. Разработана подсистема подписания документов УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) по облачной технологии. Выполнена визуализация КЭП. Разработана альтернативная подсистема подписания УКЭП по облачной технологии с использованием стороннего комплекса, в том числе подписание комплекта документов с единым подтверждением. Подписание стало возможным без физических ключей, через мобильное приложение, подтверждение по FaceID, отпечатку пальца. Реализована подсистема индивидуальных визуализаций КЭП для отдельных видов документов.
  2. Настроены права: разработано гибкое делегирование прав по отдельным типам задач и видам документов, а также базирующаяся на нем специальная подсистема «Руководитель / Помощник», реализующая принятый в организации регламент обработки документов. Подсистема позволяет снижать нагрузку на ответственных лиц, не исключая их из контура обработки документов. Разработана подсистема управления правами на подпись документов на основе известных оснований — приказов, доверенностей, временного возложения обязанностей. В организации появился контроль за корректностью выбранного подписанта, закрыты риски потери юридической значимости документов из-за истекших полномочий подписывающих лиц.
  3. Реализована поддержка мультисистемных процессов: реализованы сквозные мультисистемные процессы, в частности в разгар пандемии в короткие сроки (2 месяца) была организована приемная компания абитуриентов с дистанционным заключением договора на обучение на сайте в личном кабинете.
  4. Реализована схема фонового поточного сканирования: внедрена схема фонового поточного сканирования. Контролирующие этот процесс пользователи проверяют в специальном рабочем месте (АРМ) результаты каждый в рамках своей области доступа.
  5. Сохранена «преемственность системы»: Из прошлой системы перенесены функции, к которым привыкли пользователи — работа с экспертизой, редактирование участников процесса в карточке документа, дробление файлов по категориям и многое другое.
  6. Разработано мобильное приложение с режимом online и offline: Разработано собственное мобильное приложение с режимом online и offline, позволяющее выполнять и создавать задачи, просматривать документы, редактировать файлы, формировать отчеты.
  7. Интеграция с BI-системой предоставила руководителям возможность получать аналитику по эффективности работы подразделений:
  • скорость заведения документов;
  • скорость выполнения задач;
  • «зависания» процессов на каких-либо этапах;
  • загруженность ключевых сотрудников.
5
Результаты проекта

Сократились трудозатраты в подразделениях

25%

Ускорилось формирование управленческой отчетности

15%

Количественные результаты проекта:

  • на 25% сократились трудозатраты в подразделениях;
  • на 15% ускорилось формирование управленческой отчетности.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
4
тыс
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Январь 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Новости
29 декабря 2021
Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2»

Фирма «1С» приглашает принять участие в конференциях для разработчиков «1C:DevCon.2» и «1C:SysDevCon.2», которые пройдут 22 и 29 января 2022 года в онлайн-формате.

23 декабря 2021
Вышел новый релиз «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» 2.0.41.1

В преддверии нового года специалисты «Деснол Софт» — разработчики «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» выпустили новый релиз системы 2.0.41.1. (выход 22 декабря 2021). Что вошло в новый релиз?