Создание единой электронной информационно-образовательной среды в университете обеспечивает прозрачность учебной деятельности, свободный доступ к необходимой информации как преподавателей, так и студентов, удобное взаимодействие всех участников образовательного процесса. Настроенные интеграции между системами позволяют оперативно обмениваться данными и создают условия для эффективной работы представителей всех структурных подразделений вуза.

Автоматизация учета образовательной деятельности университета по разным уровням бюджетов — федеральному и региональному — позволяет быстрее распределять целевые денежные средства. Реализованный при помощи интеграций с личными кабинетами студента и абитуриента процесс онлайн-согласования договоров на оказание платных образовательных услуг значительно упростил работу юридического отдела вуза.

Использование ЭДО и ЭЦП увеличило эффективность учреждения в плане согласования и подписания Приказов по контингенту и сотрудникам, договоров, служебных записок, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.

Для соответствия новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+), а именно для обеспечения информационной открытости, в вузе была внедрена система «1С:Университет ПРОФ», что позволило автоматизировать следующие задачи:

1. Планирование учебного процесса, ведение учебных планов.
2. Учет контингента обучающихся и выпускников.
3. Учет успеваемости обучающихся, формирование документов об образовании, выгрузка в ФРДО.
4. Организация и проведение приемной кампании.
5. Учет платных образовательных услуг.
6. Учет дополнительного профессионального образования.

Выполнена интеграция системы «1С:Университет ПРОФ» с «1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения» (личный кабинет студента и личный кабинет преподавателя). Интеграции с личным кабинетом абитуриента, с ФИС ГИА и приема, с суперсервисом «Поступи в вуз онлайн» обеспечивают онлайн формирование рейтинговых списков поступающих.

Также выполнена интеграция «1С:Университете ПРОФ» с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» в части обмена информацией о профессорско-преподавательском составе и интеграция с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в части учета платных образовательных услуг.

Для автоматизации процессов документооборота в университете внедрена система «1С:Документооборот государственного учреждения». На первоначальном этапе внедрения были выполнены следующие настройки:

• определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;
• заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;
• роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;
• настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.

Для того, чтобы университет смог отказаться от бумажных приказов, система «1С:Документооборот государственного учреждения» бесшовно интегрирована с системами «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Университет ПРОФ». При настройке и доработке системы учитывалась специфика учета в университете.

Отражение особенностей регистрации приказов в системе «1С:Документооборот государственного учреждения»:

1. Добавлен реквизит «Заполнять вопросы деятельности по номенклатуре дел» в вид внутреннего документа «1С:ДГУ», что обеспечивает автоматический подбор номенклатурных дел по выбранному вопросу деятельности.
2. Используется нумератор по формату для сохранения возможности регистрировать приказы прошедшей датой.

Настройка правил интеграции «1С:Университет» и «1С:ЗКГУ» с «1С:Документооборот государственного учреждения»:

1. Определены реквизиты, которые должны заполняться из реквизита объекта «1С:ДГУ» при передаче в «1С:ДГУ». У части реквизитов добавлены правила заполнения из выражения на встроенном языке.
2. Выбран формат файла печатной формы, особое внимание уделено макетам печатным форм приказов, которые будут подписываться электронной подписью и храниться в электронном виде.
3. Для получение документов из «1С:ДГУ» также определены реквизиты (даты регистрации и регистрационные номера).
4. Реализована автоматическая подстановка регистрационного штампа в «1С:ДГУ» после регистрации в формате Word документов из «1С:Университет» и «1С:ЗКГУ».

Отражение особенностей подписания документов в системе «1С:Документооборот государственного учреждения»:

1. Добавлен реквизит «Разрешено многократное подписание» в вид внутреннего документа, что позволяет подписывать документа «Табель учета рабочего времени» несколькими участниками.
2. Доработан функционал «1С:ДГУ» и макеты печатных форм Табеля и приказов «1С:Университет» и «1С:ЗКГУ» для вывода ЭЦП в определенном месте, между должностью и расшифровкой подписи.
3. В шаблонах процессов настроен отложенный старт подписания после регистрации приказа и добавлен этап проверки подписания.

Настройка регламентных заданий при бесшовной интеграции:

1. В шаблонах процесса в «1С:ЗКГУ» и «1С:Университет» в регламентном задании «Интеграция с 1С:Документооборотом — Выполнить обмен данными» выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 120 и 60 секунд соответственно.
2. В регламентном задании «Формирование сообщений обмена для интегрированных систем» в «1С:ДГУ» выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 300 секунд, настроен отложенный старт подписания и проверка подписания ЭЦП.
3. Для исключения блокировки заданий обмена по уже подписанным приказам в «1С:ЗКГУ» на форму кадровых документов добавлены реквизиты «На подписании» и «Подписан ЭЦП». В правилах интеграции с «1С:ДГУ» определено получение значений по этим реквизитам.

Обмен электронными документами с контрагентами: особенности учета университета подразумевают визирование входящей корреспонденции ответственными лицами, поэтому было принято решение обеспечить ЭДО через «1С:ДГУ». Это позволило согласовывать и подписывать входящую корреспонденцию в качестве внутреннего документа, а затем передавать в другие отделы.

Процесс обработки электронных документов от контрагентов выглядит следующим образом:

1. Прием входящих документов во встроенном в «1С:ДГУ» модуле 1С-ЭДО.
2. Формирование документа внутреннего учета на основе входящего.
3. После подписания документ автоматически уходит контрагенту с проставленной отметкой электронной подписи.

Для автоматизации регламентированного учета в университете внедрена система «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», которая обеспечивает:

• ввод и хранение информации в объеме, необходимом для оформления первичных учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета;
• ведение бухгалтерского документооборота с регистрацией операции на счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
• регистрацию входящих первичных учетных документов;
• оформление исходящих первичных учетных документов;
• хранение сформированных первичных документов в электронном виде в информационной базе;
• формирование регистров учета по учетным данным с получением твердых копий на бумажном носителе на типовых бланках;
• формирование регистров учета, стандартных и специализированных отчетов с различной группировкой и иерархией представления данных;
• формирование регламентированной бюджетной, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

В ходе внедрения проведена методическая работа по организации и ведению бухгалтерского и налогового учета в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Система «1С:БГУ 8» доработана по следующим направлениям:

• загрузка документов по форматам банка;
• распределение расходов для налогового учета (доли филиалов и ЛГУ);
• заявки по платным образовательным услугам.

Для ведения кадрового учета в университете использовалось несколько информационных баз:

• кадровый учет и расписание сотрудников головной организации;
• расчет заработной платы сотрудников головной организации;
• учет в филиалах.

Чтобы обеспечить ведение кадрового учета в единой системе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», но сохранить разделение между головным офисом и филиалами, реализовано:

1. Перенос данных из предыдущих информационных систем в новую.
2. Возможность расчета оклада пропорционально источникам финансирования (два источника).
3. Доработаны печатные формы по кадровому учету.
4. Добавлены категории в учет категорий персонала.
5. Настроены права доступа для сотрудников по ролям.