||
Краткое описание

В ЛГУ им. Пушкина создана единая информационно-образовательная среда на базе продуктов «1С», которая обеспечивает прозрачность учебной деятельности, свободный доступ к необходимой информации как преподавателей, так и студентов, удобное взаимодействие всех участников образовательного процесса. Настроенные интеграции позволяют оперативно обмениваться данными и создают условия для эффективной работы представителей всех структурных подразделений вуза. В результате проекта ускорены и упрощены процессы согласования и подписания приказов — для подписания документов нужен только доступ в систему, получение управленческой и регламентированной отчетности происходит почти в два раза быстрее.

Ленинградский государственный университет имени А.С.Пушкина
Заказчик

Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина — государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Ленинградской области, образован в 1992 году. В составе университета 11 факультетов, а также научно-исследовательские институты, лаборатории, научно-образовательные центры. Филиалы университета расположены в четырех городах Ленинградской области: Бокситогорск, Выборг, Кингисепп, Луга.

Образование
1
Цели и задачи

Цель проекта — создать электронную информационно-образовательную среду вуза.

В рамках проекта необходимо было решить следующе задачи:

  • обеспечить информационную открытость и соответствие современным образовательным стандартам;
  • перейти на электронное согласование и подписание внутренних приказов по сотрудникам и студентам для обеспечения бесперебойной работы в условиях дистанционного обучения и пандемии.
  • автоматизировать сбор квартальной и годовой регламентированной отчетности;
  • перейтина единую систему расчета заработной платы сотрудников с сохранением разделения между головной организацией и филиалами.
2
Ситуация до старта проекта

До проекта в университете использовались разрозненные системы в каждом из филиалов. Это были продукты фирмы «1С» и «Парус» в части регламентированного и кадрового учетов. Для организации учебного процесса использовалась система «Парус-Вуз», документооборот автоматизирован не был.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Электронная информационно-образовательная среда в Университете построена на базе решений:

  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»;
  • «1С:Университет ПРОФ»;
  • «1С:Документооборот государственного учреждения».

Выполнена интеграция системы «1С:Университет ПРОФ» с «1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения» (личный кабинет студента и личный кабинет преподавателя). Также выполнена интеграция «1С:Университете ПРОФ» с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» в части обмена информацией о профессорско-преподавательском составе и интеграция с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в части учета платных образовательных услуг. Для того, чтобы Университет смог отказаться от бумажных приказов, система «1С:Документооборот государственного учреждения» бесшовно интегрирована с системами «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Университет ПРОФ».

Схема архитектуры

4
Особенности и уникальность проекта

Создание единой электронной информационно-образовательной среды в университете обеспечивает прозрачность учебной деятельности, свободный доступ к необходимой информации как преподавателей, так и студентов, удобное взаимодействие всех участников образовательного процесса. Настроенные интеграции между системами позволяют оперативно обмениваться данными и создают условия для эффективной работы представителей всех структурных подразделений вуза.

Автоматизация учета образовательной деятельности университета по разным уровням бюджетов — федеральному и региональному — позволяет быстрее распределять целевые денежные средства. Реализованный при помощи интеграций с личными кабинетами студента и абитуриента процесс онлайн-согласования договоров на оказание платных образовательных услуг значительно упростил работу юридического отдела вуза.

Использование ЭДО и ЭЦП увеличило эффективность учреждения в плане согласования и подписания Приказов по контингенту и сотрудникам, договоров, служебных записок, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.

Для соответствия новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+), а именно для обеспечения информационной открытости, в вузе была внедрена система «1С:Университет ПРОФ», что позволило автоматизировать следующие задачи:

  1. Планирование учебного процесса, ведение учебных планов.
  2. Учет контингента обучающихся и выпускников.
  3. Учет успеваемости обучающихся, формирование документов об образовании, выгрузка в ФРДО.
  4. Организация и проведение приемной кампании.
  5. Учет платных образовательных услуг.
  6. Учет дополнительного профессионального образования.

Выполнена интеграция системы «1С:Университет ПРОФ» с «1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения» (личный кабинет студента и личный кабинет преподавателя). Интеграции с личным кабинетом абитуриента, с ФИС ГИА и приема, с суперсервисом «Поступи в вуз онлайн» обеспечивают онлайн формирование рейтинговых списков поступающих.

Также выполнена интеграция «1С:Университете ПРОФ» с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» в части обмена информацией о профессорско-преподавательском составе и интеграция с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в части учета платных образовательных услуг.

Для автоматизации процессов документооборота в университете внедрена система «1С:Документооборот государственного учреждения». На первоначальном этапе внедрения были выполнены следующие настройки:

  • определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;
  • заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;
  • роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;
  • настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.

Для того, чтобы университет смог отказаться от бумажных приказов, система «1С:Документооборот государственного учреждения» бесшовно интегрирована с системами «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Университет ПРОФ». При настройке и доработке системы учитывалась специфика учета в университете.

Отражение особенностей регистрации приказов в системе «1С:Документооборот государственного учреждения»:

  1. Добавлен реквизит «Заполнять вопросы деятельности по номенклатуре дел» в вид внутреннего документа «1С:ДГУ», что обеспечивает автоматический подбор номенклатурных дел по выбранному вопросу деятельности.
  2. Используется нумератор по формату для сохранения возможности регистрировать приказы прошедшей датой.

Настройка правил интеграции «1С:Университет» и «1С:ЗКГУ» с «1С:Документооборот государственного учреждения»:

  1. Определены реквизиты, которые должны заполняться из реквизита объекта «1С:ДГУ» при передаче в «1С:ДГУ». У части реквизитов добавлены правила заполнения из выражения на встроенном языке.
  2. Выбран формат файла печатной формы, особое внимание уделено макетам печатным форм приказов, которые будут подписываться электронной подписью и храниться в электронном виде.
  3. Для получение документов из «1С:ДГУ» также определены реквизиты (даты регистрации и регистрационные номера).
  4. Реализована автоматическая подстановка регистрационного штампа в «1С:ДГУ» после регистрации в формате Word документов из «1С:Университет» и «1С:ЗКГУ».

Отражение особенностей подписания документов в системе «1С:Документооборот государственного учреждения»:

  1. Добавлен реквизит «Разрешено многократное подписание» в вид внутреннего документа, что позволяет подписывать документа «Табель учета рабочего времени» несколькими участниками.
  2. Доработан функционал «1С:ДГУ» и макеты печатных форм Табеля и приказов «1С:Университет» и «1С:ЗКГУ» для вывода ЭЦП в определенном месте, между должностью и расшифровкой подписи.
  3. В шаблонах процессов настроен отложенный старт подписания после регистрации приказа и добавлен этап проверки подписания.

Настройка регламентных заданий при бесшовной интеграции:

  1. В шаблонах процесса в «1С:ЗКГУ» и «1С:Университет» в регламентном задании «Интеграция с 1С:Документооборотом — Выполнить обмен данными» выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 120 и 60 секунд соответственно.
  2. В регламентном задании «Формирование сообщений обмена для интегрированных систем» в «1С:ДГУ» выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 300 секунд, настроен отложенный старт подписания и проверка подписания ЭЦП.
  3. Для исключения блокировки заданий обмена по уже подписанным приказам в «1С:ЗКГУ» на форму кадровых документов добавлены реквизиты «На подписании» и «Подписан ЭЦП». В правилах интеграции с «1С:ДГУ» определено получение значений по этим реквизитам.

Обмен электронными документами с контрагентами: особенности учета университета подразумевают визирование входящей корреспонденции ответственными лицами, поэтому было принято решение обеспечить ЭДО через «1С:ДГУ». Это позволило согласовывать и подписывать входящую корреспонденцию в качестве внутреннего документа, а затем передавать в другие отделы.

Процесс обработки электронных документов от контрагентов выглядит следующим образом:

  1. Прием входящих документов во встроенном в «1С:ДГУ» модуле 1С-ЭДО.
  2. Формирование документа внутреннего учета на основе входящего.
  3. После подписания документ автоматически уходит контрагенту с проставленной отметкой электронной подписи.

Для автоматизации регламентированного учета в университете внедрена система «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», которая обеспечивает:

  • ввод и хранение информации в объеме, необходимом для оформления первичных учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета;
  • ведение бухгалтерского документооборота с регистрацией операции на счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
  • регистрацию входящих первичных учетных документов;
  • оформление исходящих первичных учетных документов;
  • хранение сформированных первичных документов в электронном виде в информационной базе;
  • формирование регистров учета по учетным данным с получением твердых копий на бумажном носителе на типовых бланках;
  • формирование регистров учета, стандартных и специализированных отчетов с различной группировкой и иерархией представления данных;
  • формирование регламентированной бюджетной, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

В ходе внедрения проведена методическая работа по организации и ведению бухгалтерского и налогового учета в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Система «1С:БГУ 8» доработана по следующим направлениям:

  • загрузка документов по форматам банка;
  • распределение расходов для налогового учета (доли филиалов и ЛГУ);
  • заявки по платным образовательным услугам.

Для ведения кадрового учета в университете использовалось несколько информационных баз:

  • кадровый учет и расписание сотрудников головной организации;
  • расчет заработной платы сотрудников головной организации;
  • учет в филиалах.

Чтобы обеспечить ведение кадрового учета в единой системе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», но сохранить разделение между головным офисом и филиалами, реализовано:

  1. Перенос данных из предыдущих информационных систем в новую.
  2. Возможность расчета оклада пропорционально источникам финансирования (два источника).
  3. Доработаны печатные формы по кадровому учету.
  4. Добавлены категории в учет категорий персонала.
  5. Настроены права доступа для сотрудников по ролям.
5
Результаты проекта
  1. Обеспечено соответствие электронной информационно-образовательной среды университета новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+) и обеспечение информационной открытости.
  2. Реализовано централизованное хранение документов, ведется контроль исполнения, согласования и подписания.
  3. Обеспечен удобный доступ к документам и поиск необходимой информации.
  4. Процессы согласования и подписания документов унифицированы и разработаны правила согласования и подписания приказов с использованием ЭЦП.
  5. Ускорены процессы согласования и подписания приказов — для подписания документов нужен только доступ в систему.
  6. Автоматизирован бухгалтерский и налоговый учет, учет по планированию и санкционированию расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений и учет закупок.
  7. Информация из разных исторических систем кадрового учета собрана в единую систему, при этом сохранено разделение между головной организацией и филиалами.
  8. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников университета.
  9. Снизилось количество использованной бумаги.
Версия для печати
Вход для
партнеров
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
25 ноября 2022
Шестнадцатый Международный конкурс выпускных квалификационных работ с использованием программных продуктов «1С». Организация конкурса в 2022-2023 учебном году

К участию в конкурсе приглашаются выпускники учебных заведений, ВКР которых защищена в 2022-2023 учебном году (период с 1 сентября 2022 г. по 31 августа 2023 г.) и выполнена с использованием платформы «1С:Предприятие 8» и/или конфигураций, созданных на ее основе.

22 ноября 2022
Интерес к решениям «1С» для корпоративного сектора привлек на 9-й Бизнес-форум 1С:ERP более 6000 руководителей и специалистов из 10 стран

28 октября 2022 года фирма «1С» провела 9-й Бизнес-форум 1С:ERP, посвященный внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. После двух лет ограничений, связанных с пандемией, форум возобновил свою работу в очном формате, с онлайн-трансляцией всех секций.