Компания «ОСД — Р.О.С.Т.» заменила устаревшую систему электронного документоборта и перешла на решение «1С:Документооборот». В рамках проекта доработан действующий функционал по работе с входящими документами. В частности, по требованиям пользователей реализована автоматическая проверка контрагентов при обработке входящих документов. Это позволило в дальнейшем интегрировать систему ЭДО с учетными системами и исключить дублирование информации различными подразделениями, что увеличило скорость обработки входящей документации в 2 раза.
Акционерное общество «Объединенный специализированный депозитарий Р.О.С.Т.» (АО «ОСД — Р.О.С.Т.») оказывает полный спектр услуг депозитарного и специализированного депозитарного обслуживания для всех существующих категорий паевых инвестиционных фондов, негосударственных пенсионных фондов.
Цель проекта: повысить скорость работы подразделений (службы приема и регистрации документов, отдела ведения реестров владельцев инвестиционных паев) с входящей документацией минимум в 2 раза, с учетом количества документов для ежедневной загрузки — от 2000 до 5000 штук.
Задача проекта: перенести функционал используемой системы электронного документооборота на базу платформы «1С:Документооборот». Поддержать «безболезненный» переход с текущей системы с переносом всех архивных документов и истории.
АО «ОСД — Р.О.С.Т.» уже работало в системе ЭДО не на платформе 1С. Однако пользователи отмечали недостатки, в том числе:
- снижение отклика программы при работе с большим объемом выборки по документам;
- отсутствие возможности дальнейшего развития и совершенствования функционала системы по внутренним требованиям подразделений;
- отсутствие возможности интеграции с текущими учетными системами Fansy и, как следствие, дублирование работы подразделений в двух системах;
- отсутствие возможности автоматизации регистрации и обработки входящих документов (установка штампов, распаковка архивов, обработка многостраничных и мультидокументов документов, проверка контрагентов, установка и проверка ЭЦП);
- отсутствие возможности совместной работы пользователей особенно в части направления уведомлений, не связанных с маршрутами обработки документов;
- отсутствие автоматизированных проверок контрагента при обработке и выдаче запросов согласий.
При этом пользователи отмечали удобный интерфейс программы, стабильность при ежедневной загрузке около 5 000 документов и ежедневной работы около 200 пользователей.
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот».
Архитектура взаимодействия систем
Количество документов для ежедневной загрузки — от 2 до 5 тысяч. В системе единовременно работает до 200 пользователей.
Специально под задачи АО «ОСД — Р.О.С.Т.» были разработаны:
- функционал автоматической установки штампов на скан-копии входящих документов;
- функционал по обработке архивных и многостраничных документов — ручной и автоматический в зависимости от пользовательских настроек;
- функционал проверки контрагентов при обработке входящих документов в системе ЭДО, информирования пользователей о пройденной проверке, сохранения истории проверок;
- функционал визуализации ЭЦП на входящих и исходящих документах;
- реализована возможность выбора на пользовательском уровне из нескольких вариантов ЭЦП, которые необходимо проставить на исходящем документе;
- реализована возможность присвоения входящих номеров внутри СЭД и формирование отчета о входящих документах в соответствии с требованиями ЦБ РФ.
Выросла скорость обработки входящей документации
- Работа пользователей перенесена в новую систему на базе «1С:Документооборот».
- Обеспечена стабильная и бесперебойная загрузка входящих документов из сетевых каталогов в режиме «онлайн».
- Сохранен привычный для пользователей интерфейс и реквизитный состав журнала входящих документов.
- Сохранен привычный порядок регистрации и обработки входящих документов.
Кроме того, по требованиям пользователей:
- реализована автоматическая проверка контрагентов при обработке входящих документов:
- проверка контрагента на включение его в список пайщиков;
- проверка контрагента на включение его в список запрещенных лиц;
- проверка контрагента, является ли он зависимым или дочерним обществом.
- настроена интеграция с учетной системой в части запросов согласия и платежных поручений ПИФ, что исключило ручное дублирование информации в 2 системы.
Доработки системы позволили повысить скорость обработки входящей документации не менее чем в 2 раза.
Михаил Фигурин, руководитель проекта со стороны АО «ОСД — Р.О.С.Т.»
Процесс перехода на новую систему был достаточно комфортным, так как переходили разом по всем бизнес-процессам, и формировавший приоритетный бэклог закрывали в кратчайшие сроки. Хочется отметить работу проектной команды — очень оперативно отвечали на все вопросы, все поставленные задачи понимались с первого раза и сразу выдавались в качественном исполнении. Точно можем сказать, что все поставленные задачи проекта были выполнены.
