В «КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС» внедрена комплексная информационная система на базе решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Сервер взаимодействия» и программы для автоматизации управленческого учета, разработанной компанией «Первый бит» на базе платформы «1С:Предприятие». В рамках проекта автоматизированы многие рутинные операции, в результате чего в компании повысилась производительность, увеличилась скорость обработки заказов и скорость получения управленческой отчетности на 30%.
ООО «КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС» — российское подразделение компании по производству высококачественной косметики по уходу за кожей. «Канебо» — это часть группы «Kao», — лидера в производстве потребительских товаров, товаров гигиены и бытовой химии в Японии. Филиалы работают более чем в 50 странах мира.
Цель проекта: внедрить на торгово-производственном предприятии современную информационную систему, которая обеспечит единое информационное пространство и оптимизирует процессы управления компанией.
Проанализировав запросы руководства, были поставлены следующие задачи проекта:
- Внедрить единую информационную систему для оптимизации производственного, бухгалтерского и налогового учета.
- Максимально автоматизировать работу пользователей.
- Организовать и регламентировать взаимодействие подразделений по вопросам предоставления информации.
- Интегрировать новое программное обеспечение с существующим ПО для автоматизированного получения заказов от сетевых покупателей, отправки и подписания отгрузочных документов.
- Оптимизировать работу склада по оформлению и обработке заявок, подготовка упаковочных листов с помощью подсистемы DataMobile.
- Оптимизировать работу первой линии технической поддержки.
- Автоматизировать процессы бюджетирования, казначейства
- Автоматизировать подготовку управленческой финансовой отчетности для целей последующей консолидации на уровне группы компаний.
До реализации проекта в «КАНЕБО» использовалась устаревшая система на базе «1С:Управление производственным предприятием 1.3.», которая не в полной мере обеспечивала потребности компании, не отвечала современным задачам бизнеса и не давала ему развиваться. Компании необходима была программа, возможности которой позволяли бы иметь комплексную информационную систему для ведения бухгалтерского, налогового учета и управленческого учета по стандартам МСФО, полностью охватывающую даже те процессы, которые не влияют на финансовую отчетность, и максимально автоматизирующую работу пользователей. Большой объем данных и сопровождающей документации, которая заводилась пользователями вручную, дублировалась разными подразделениями.
Для решения поставленных задач руководство обратилось в центральный офис компании «Первый Бит», которая имела обширный опыт реализации подобных проектов и обладала достаточным количеством высококвалифицированных специалистов по автоматизации производственных предприятий. После оказанной консультации было предложено внедрение программных продуктов:
- «1С:ERP Управление предприятием».
- Программа для автоматизации управленческого учета, разработанная компанией «Первый бит» на базе платфомы «1С:Предприятие».
- «1С:Сервер взаимодействия».
Руководство приняло решение о внедрении этой современной информационной системы для оптимизации ведения производственного учета и других бизнес процессов.
В рамках проекта компания перешла с «1С:Управление производственным предприятием 1.3.». на «1С:ERP Управление предприятием 2.4.» и построила комплексную информационную систему, в которую также вошли программа для автоматизации управленческого учета, разработанная компанией «Первый бит» на базе платфомы «1С:Предприятие», и «1С:Сервер взаимодействия».
Компания получил единую систему, включающую в себя все контуры учета необходимые бизнесу:
- бухгалтерский учет;
- учет по МСФО;
- управление персоналом и кадровый учет (HRM);
- управление продажами;
- управление закупками и отношениями с поставщиками.
Ориентируясь на задачи клиента, в рамках проекта был настроен следующий функционал «1С:Сервер взаимодействия»:
- онлайн-комментирование конкретных объектов системы;
- первая линия техподдержки;
- поддержка обсуждения «один на один», которая позволяет пользователям общаться только друг с другом;
- сопровождение нового сообщения и входящего звонка звуковым оповещением;
- поддержка push-уведомлений;
- восстановление и отправка сообщений автоматически, если соединение с сервером взаимодействия отсутствует.
Реализованы несколько сценариев использования: оповещение об оплатах от покупателей для ответственных менеджеров, информирование об отгрузке личного заказа, обмен информацией между менеджерами и бухгалтерией в отношении отчетов по промоакциям с предоставлением подтверждающих документов.
Большой акцент внедрения системы — это запуск подсистемы бюджетирования и казначейства, разработанной компанией «Первый бит» на базе платфомы «1С:Предприятие». Данная подсистема встраивается в конфигурацию «1С:ERP», в результате компания получила единую информационную базу с расширенными возможностями в части финансового учета. Реализован сбор и анализ для 15 видов бюджетов доходов и расходов, нескольких видов бюджетов движения денежных средств, бюджет по балансовому листу. Часть документов планирования создается автоматически — для целей анализа прогнозных расходов/доходов разработан алгоритм создания позиций плановых поступлений/реализаций на основании уже внесенных в систему фактических документов реализации товаров и услуг, заказа клиента, заказа поставщику, учитываются возможные корректировки реализаций и заказов. Плановые позиции также автоматизировано закрываются фактом для части операций на основании банковских документов списания/поступления ДС.
Автоматизировано взаимодействие с розничными сетями и дистрибьюторами с помощью системы электронного документооборота — как в части сбора заказов и потребностей, так и в части обмена первичными документами в электронном виде с помощью системы юридически значимого документооборота. Реализована интеграция «1С:ERP» и системы EDI Cislik (система внешнего документооборота для формирования заказов покупателями).
Контрагенты в системе ЭДО заполняют заявки, заявки аккумулируются по сегментам, затем создается общее событие, в которое включаются созданные заказы контрагентов. Событие поступает в статусе «Черновик». Пользователь переводит событие в статус «На согласование». Создаются документы запланированного взаимодействия, с рассылкой ответственным лицам писем. Весь процесс контролируется из рабочего места по взаимодействию, на котором отображается, какие события в каком статусе находятся и что необходимо сделать ответственным пользователям. После согласования события по всем строкам заказов клиента происходит алгоритм под названием «М-Анализ» (происходит проверка остатков, в т.ч. и серий по FIFO). Строки, по которым остатка нет, помечаются как отменные. По строкам, по которым хватает остатка, устанавливается способ обеспечения «К отгрузке». Формируется файл релиза — комплексный файл в котором видно какой магазин сколько запрашивал, и сколько ему можно отгрузить по итогам «М-Анализа». Событие переходит в статус «Утвержден», а ответственным лицам отправляются письма с уведомлениями и вложениями и обновлением рабочего места по взаимодействию. Ответственный за формирование первичных документов, через свой АРМ по формированию документов, создает документы реализации, списание на расходы, счета-фактуры, записи книги продаж, планируемое поступление ДС, транспортная заявка, транспортная накладная. По результатам выписки документов происходят рассылки писем ответственным лицам контрагентов с вложенными первичными документами.
Событие переходит в статус «Утвержден к сборке», а ответственным лицам отправляются письма с уведомлениями и вложениями и обновлением рабочего места по взаимодействию. Кладовщику на ТСД выгружаются заказы для сборки. Кладовщик собирает с помощью ТСД заказ, сообщает с помощью ТСД о завершении сборки. На основании выгруженных данных и весогабаритам, формируются упаковочные листы с уникальными штрихкодами, данные по штрихкодам отправляются контрагентам по EDI.
Кроме сообщений, звонков и обмена файлами в перечень объектов системы был добавлен такой объект для комментирования как «Маркетинговые мероприятия», поскольку он активно используется компанией в рамках организации розничной активности.
Еще одним внедренным инструментом стала подсистема оповещений по e-mail. Она позволила настроить автоматическое оповещение сотрудников при наступлении определенного бизнес-события (например, поступление оплаты от клиента).
Для взаимодействия между пользователями и подразделениями используется отдельная программа — «1С:Сервер взаимодействия», внедренная специалистами «Первого Бита» всего за один день и развернутая на операционной системе CentOS 7. Упрощение передачи информации между подразделениями положительно сказалось на производительности сотрудников и скорости обработки задач.
После внедрения решения для бюджетирования и казначейства, разраотанного компанией «Первый бит», у руководства появилась возможность анализировать расходы в разрезе 10 сквозных аналитик, гибко управлять распределением косвенных затрат.
Сокращение дебиторской задолженности
Ускорение обработки заказов
«КАНЕБО КОСМЕТИКС» в результате внедрения получили единую комплексную систему, которая оптимизировала внутренние процессы и открыла доступ к новым бизнес сценариям:
- Создано единое информационное пространство для работы всех пользователей, что привело к сокращению трудозатрат времени и ресурсов сотрудников, ускорению обменом информацией.
- Оптимизированы бизнес-процессы компании, открыты новые горизонты развития.
- Автоматизировано взаимодействие с розничными сетями и дистрибьюторами с помощью системы электронного документооборота — настроена интеграция системы с существующим ПО для автоматизированного получения заказов от сетевых покупателей, отправки и подписания отгрузочных документов.
- Автоматизированы процессы подготовки отчетности по бюджетам доходов и расходов, движения денежных средств, балансовому листу в части контроля плана и факта.
- Реализован многосценарный анализ план/факта продаж.
- Контроль дебиторской задолженности в разрезе числа дней просрочки.
- Для склада настроена интеграция мобильного приложения DateMobile с системой безбумажного оформления заявок.
- Выполнены требования законодательства по ведению бухгалтерского и налогового учета.
- При помощи настройки email оповещения у пользователей системы выросла производительность и скорость обработки задач.
- Оптимизировано централизованное рабочее место бухгалтера по отгрузке.
- Оптимизировано централизованное рабочее место специалиста по логистике.
- Оптимизирована работа линии технической поддержки.
- Автоматизирована загрузка таможенных деклараций с конструктором шаблонов.
- Автоматизировано заполнения формы статистического декларирования товаров при экспорте в страны таможенного союза.
- Развернута подсистема «Казначейство».
В оговоренные сроки и с должным качеством сотрудники компании «Первый Бит» выполнили все условия проекта и запросы компании. На данный момент руководство «КАНЕБО» выделило следующие ключевые результаты внедрения новой системы:
- Быстрее и качественнее формируется регламентированная отчетность и отчеты для руководства.
- Автоматизированы многие рутинные и ручные операции, что избавило компанию от возможных ошибок «человеческого фактора».
- Учет данных происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать деятельность компании на всех этапах.
- Сократилось время обработки заявок от покупателей, внедрен безбумажный документооборот согласования заказов покупателей и заказов на внутреннее потребление.
- Повысилась производительность труда сотрудников, работающих в системе.
- Появились новые удобные разрезы аналитики.
Экономический эффект от внедрения:
- ускорение получения управленческой отчетности на 30%;
- ускорение обработки заказов на 30%;
- сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%;
- сокращение дебиторской задолженности на 15%;
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг на 10%;
- рост прибыли на 5%.
