В связи с растущими потребностями бизнеса у группы компаний «Спектр» возникла потребность в переходе на новую ERP-систему на основе ведущего решения российского вендора «1С:ERP Управление предприятием 2.5». Для автоматизации документооборота также был реализован подпроект по внедрению ECM-системы «1С:Документооборот КОРП». Процессы управления собственным и наемным автотранспортом автоматизированы с помощью внедрения дополнительного решения «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP». Реализованный проект помог избавиться от «зоопарка» систем, стандартизировать и унифицировать бизнес-процессы по всей группе компаний.
Группа компаний «Спектр» производит сухие молочные продукты и заменители молока для сельскохозяйственных животных по всей России и странам СНГ. Головной офис располагается в Санкт-Петербурге. В составе ГК находится 8 бизнес-единиц по отдельным видам деятельности, покрывающих весь жизненный цикл продукции и товаров: от производства и хранения до реализации и доставки конечному потребителю.
Ключевой бизнес-целью проекта стала автоматизация бизнес-процессов группы компаний «Спектр» за счет создания единой системы управленческого учета для всех 8 юридических лиц на базе мастер-системы «1С:ERP Управление предприятием».
Задачи проекта:
- Оптимизация бизнес-процессов, в том числе сокращение дублирующих операций.
- Формирование единого информационного поля с фиксацией контрольных точек по срокам исполнения.
- Сведение всей информации к единой аналитике.
- Увеличение оперативности принятия управленческих решений за счет ускорения формирования управленческой отчетности и повышения ее точности.
- Стандартизация процессов и справочников.
- Сокращение риска человеческой ошибки.
- Ускорение процессов согласования, посредством автоматизации документооборота.
- Автоматизация складского учета (адресное хранение).
- Создание и внедрение системы управленческого учета и бюджетирования.
- Внедрение системы CRM.
- Автоматизация процессов управления собственным и наемным автотранспортом.
Предпосылки проекта внедрения ERP-системы нового поколения:
- Учет деятельности велся в 5 разрозненных системах с разделением функций, а процессы фиксировались посредством этих же программ или с помощью бумажного документооборота, что значительно увеличивало срок их исполнения. Ввод данных в управленческом и бухгалтерском учете осуществлялся параллельно в двух системах («1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1С:Бухгалтерия предприятия 7») с дублированием информации вручную.
- Отсутствие единого центра хранения информации не позволяло оперативно принимать управленческие решения. Частично информация хранилась в исторических ИС, частично на бумажных носителях, а для получения данных нужно было задействовать множество ответственных лиц, что значительно увеличивало срок ее получения и качество самих данных. В целом, движение информации и документов осуществлялось посредством электронной почты или с помощью бумажных носителей.
- В компании отсутствовало объемно-календарное планирование, и сам процесс планирования исходил из возможностей отдела продаж в реализации продукции и товаров.
- Отсутствовала возможность получения оперативной информации о фактической себестоимости продукции и товаров. Большей части себестоимость определялась расчетным путем, пропорционально различным базам.
В связи с различными корпоративными структурными изменениями за последние годы, включая дополнительные направления деятельности ГК «Спектр», возникла потребность в переходе на новую ERP-систему, которая бы учитывала все нюансы и современные потребности компании в учете и управлении. Выбор был сделан в пользу уже знакомой системы комплексного управления процессами крупного бизнеса с новыми функциональными возможностями — «1С:ERP Управление предприятием 2.5» + модуль «1С:УАТ» для автоматизации процессов управления личным и арендованным транспортом. Для обеспечения полноценного внутреннего электронного документооборота, кадрового документооборота и управления договорами также был реализован подпроект по внедрению ECM-системы «1С:Документооборот КОРП» с последующей интеграцией с мастер-системой.
Комплексная информационная система управления предприятием построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2.5» и реализована на классической трехуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных. Для управления процессами внедрения и разработки конфигураций на базе 1С:ERP организованы несколько сред:
- Среда разработки новой функциональности в конфигурациях 1С.
- Среда для тестирования разработанной функциональности, проведения нагрузочного тестирования.
- Продуктивная среда для промышленной эксплуатации системы.
В процессе автоматизации были реализованы следующие интеграционные потоки (см. рисунок):
Схема интеграционных потоков ООО «Спектр»
При подборе оборудования целевой системы учитывались следующие критерии:
- максимальное количество пользователей (с учетом перспектив развития на 1 год) – 200;
- максимальное возможное пиковое количество одновременно работающих пользователей (из расчета 60% пользователей) – 120;
- доступность системы: 24х7 кроме 2 часов в неделю на регламентные обслуживающие процедуры и аварийность;
- целевая точка восстановления (RPO). Допустимый уровень потери последних данных, введенных в 1С:ERP, в случае восстановления после аварийного события (влияет на способ развертывания SQL-серверов) – 2 часа;
- время, необходимое для восстановления полного функционирования системы после наступления аварийного события (RTO) – 2 часа.
- На момент принятия решения реорганизации корпоративной IT-среды в группе компаний «Спектр» уже функционировала система «1С:ERP Управление предприятием» редакции 2.0. Первое внедрение было проведено 6 лет назад силами внутренних специалистов, после чего не раз предпринимались действия по настройке и доработке системы. В том числе была попытка «переложить» в 1С:ERP логику построения управленческого учета из «1С:Бухгалтерии 7», настроенного там под задачи компании. Желаемые результаты не были достигнуты, система не отвечала актуальным потребностям бизнеса. Текущий проект внедрения ERP-системы «1С» нового поколения 2.5 помог избавиться от «зоопарка» систем, стандартизировать и унифицировать бизнес-процессы по всей группе компаний и, самое главное, настроить управленческий учет, независимый от требований регламентированного учета и без вмешательства в типовой функционал 1С:ERP.
- Проект для группы компаний «Спектр» был выполнен по технологии корпоративного внедрения (1С:ТКВ) с поэтапной реализацией: предпроектное обследование — моделирование — проектирование — разработка в три очереди — подготовка к вводу в действие — опытная эксплуатация — промышленная эксплуатация. Технология позволяет создавать пользовательские системы любой сложности и масштаба. Проектная документация велась в соответствие с требованиями стандартов ГОСТ 34 серии. ТКВ позволила существенно снизить ряд специфических для ИТ-проектов рисков в части содержания проекта, сроков и бюджета, архитектурных ошибок и пр.
Внедрение происходило по очередям. В результате выполнены 2 очереди масштабного проекта:- Очередь 1.1. Проект внедрения в компании заказчика 1C:ERP на замену исторических систем оперативного и управленческого учета. Внедрены все блоки учета кроме «Бюджетирования»;
- Очередь 1.2. Подпроект по внедрению системы «1С:Документооборот» — автоматизированы внутренний документооборот, КЭДО и управление договорами;
- Очередь 2.1. Подпроект по внедрению подсистемы «Бюджетирование» в 1С:ERP.
- Очередь 2.2. Подпроект по внедрению модуля для 1С:ERP «1С:Управление автотранспортом».
Выросла оборачиваемость складских запасов
Ускорилось получение оперативной информации
- По результатам внедрения была достигнута основная цель проекта — создана единая автоматизированная система на базе «1С:ERP Управление предприятием» по управлению бизнес-процессами ГК «Спектр», что повысило оперативность, прозрачность и точность учета. Централизованное ведение учета деятельности предприятия также позволяет ускорить процесс получения оперативной информации в среднем на 30-40%.
- Автоматизирован процесс внутреннего взаимодействия сотрудников и служб компании путем внедрения и интеграции систем «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием», что обеспечивает эффективное управление процессом без потери и искажения данных благодаря хранению в едином информационном поле. Под контролем и процессы исполнения бизнес-задач, что ускорило процедуры согласования внутри компании примерно в 2 раза.
- Настроена интеграция со смежными системами «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» — реализованные разницы в регламентированном и управленческом учете позволили избежать изменения типовых механизмов 1С:ERP и сделать управленческий учет автономным и независящим от требований регламентированного учета. Мастер-системой является 1С:ERP, благодаря чему можно получать данные о процессах оперативнее на 30%, но при этом регламентированный учет получает данные в том виде, какой ему необходим для целей налогового и бухгалтерского законодательства.
- Создана единая архитектура связанных справочников, оптимизирована/разработана их структура, что позволило сделать их более удобными в использовании. Одновременно с этим осуществлена оптимизация и стандартизация бизнес-процессов компании в пользу скорости их исполнения. Это позволит сократить комплексные трудозатраты по регистрации операций в системе в перспективе на 25-30%.
-
В результате внедрения подсистемы Бюджетирования автоматизированы процессы:
- подготовки и утверждения планов продаж по менеджерам. Доработан функционал планов продаж в части сравнения плана с фактическими данными за указываемый период;
- подготовки и утверждения планов закупок. Доработан функционал планов закупок в части заполнения плана по потребностям, учитывающий остатки по контрактам;
- расчета планов производства (по дням) по данным заказов клиентов, заказов на перемещения и учитывающий при планировании серии товаров;
- заполнения бюджетов продаж и закупок по данным планов продаж и закупок;
- формирования и согласования бюджетов маркетинга и трейд-маркетинга и прочие процессы бюджетирования группы компаний.
- Модифицирована система резервирования в части контроля остаточных сроков годности, автоматизирован подбор серий в заказе клиента, согласно заданным остаточным срокам годности продукции, что обеспечивает контроль данного показателя, начиная от заказа клиента и заканчивая его отгрузкой.
- С помощью CRM-блока автоматизирован механизм трейд-маркетинговых мероприятий преимущественно с использованием типовых объектов системы (маркетинговых мероприятий, сделок, и подсистемы планирования).
- Автоматизирован процесс управленческого учета и расчета себестоимости на регистрах без использования плана счетов, что помогает на 40% быстрее получать данные, необходимые для принятия управленческий решений. Также отмечается повышение качества этих данных. В рамках этой задачи было автоматизировано распределение постатейных расходов на направления деятельности согласно распоряжениям в заданиях на перевозку с максимальным использованием типовых механизмов системы 1С:ERP, что является достаточно частым запросом на проектах внедрения.
- Реализован процесс учета товара с «нефикс весом», в том числе с учетом ордерного хранения, упаковок, и адресного хранения. Есть возможность выбора при размещении или отборе товаров на адресных складах: с использованием интегрированного терминала сбора данных (ТСД) или просто сканера штрихкода.
- Реализовано удобное обеспечение кладовой цеха материалами под конкретный этап производства за счет разработки нового АРМ.
- Обеспечено многофункциональное управление доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки за счет обратной интеграции модуля 1С:УАТ с подсистемой «Доставка» в 1С:ERP в части учета расходов. Появилось оперативное планирование доставок от поставщиков и к клиентам, включая доставки с транзитными складами и с привлечением наемного транспорта. Настроена автоматическая передача данных из Заказа на ТС в документ Путевой лист. Обеспечен контроль и анализ расхода ГСМ (экономия и перерасход) между фактически затраченным ГСМ и нормативным. Ведется учет стоимости доставки и заработной плате водителей в разрезе рейсов.
- В результате автоматизации складских и производственных операций появилась возможность получения реальной оперативной информации об остатках и движении товарных запасов компании, повышена оборачиваемость складских запасов на 15%.
- В целом автоматизация бизнес-процессов компании позволила ощутимо повысить качество учета, его точность и прозрачность за счет уменьшения риска человеческой ошибки.
