Группа компаний «КАРЕЛКАМЕНЬ» решила задачи управления производством, финансами, логистикой и транспортом. Инструментом автоматизации стала система управления ресурсами на базе «1С:ERP Управление предприятием». В результате система оптимизировала управление продажами и доставкой щебня, обеспечила согласование заявок на расходования денежных средств и расчет себестоимости добываемых материалов, улучшила планирование работы более 20 речных судов. Контроль за рентабельностью продаж исключил до 5% убыточных контрактов.
Группа компаний «КАРЕЛКАМЕНЬ» руководит рядом предприятий в сфере производства, транспортировки и реализации нерудных строительных материалов. Имеет собственную сбытовую сеть, состоящую из семи складских комплексов, расположенных в крупнейших портах Санкт-Петербурга, Череповца, Москвы, Ярославля и Нижнего Новгорода.
Руководство «КАРЕЛКАМЕНЬ» поставило следующую бизнес-цель проекта – сократить издержки, используя ресурсы компании более рационально.
В организации запланировали поэтапную автоматизацию оптовой торговли, казначейства, бюджетирования, премирования, процессов производства и транспортировки.
Для этого ERP-система предприятия должна решать задачи по:
- Точному расчету себестоимости продукции с учетом прямых и косвенных затрат: лизинга, процентов по кредитам, затрат на хранение и перемещение материалов.
- Формированию финансового результата и расчету показателей рентабельности продаж.
- Быстрому согласованию заказов, коммерческих предложений и заявок на расходование средств.
- Контролю за целевым использованием денежных средств и расчету вознаграждений сотрудникам компании.
- Планированию маршрутов для речного флота: оптимальному построению путей и сокращению простоев и переходов с балластом или некоммерческой загрузкой, управлению арендованным флотом.
До старта проекта в компании «КАРЕЛКАМЕНЬ» использовали систему на базе решения «1С:Управление торговлей». С ростом организации руководство хотело объединить все подразделения в единую систему и расширить ее возможности, оставаясь при этом на платформе «1С».
Помимо этого, в компании возникло несколько проблем:
- Фактические затраты на реализацию добываемых материалов не сходились с плановыми: в компании не могли точно рассчитать себестоимость продукции. До 5% контрактов оказывались нерентабельными.
- Менеджеры и логисты рассчитывали премии вручную в электронных таблицах. Данные часто не сходились с информацией из бухгалтерии. Сравнить планируемую прибыль с фактической было невозможно. Поэтому сотрудники нередко получали премию за убыточные контракты.
- До 60 заявок на расходование средств ежедневно согласовывались казначеем вручную через электронную почту. Согласование могло затягиваться до нескольких дней.
- В работе флота возникали простои, что критично сказывалось в сезон речной навигации.
Проект проходил в условиях «межсезонья», когда дирекция могла уделять ему больше времени, не фокусируясь на решении операционных задач бизнеса.
В компании внедрена система управления ресурсами на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». Произведена интеграция с ECM-системой «1С:Документооборот», программными продуктами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Автоматизировано 108 рабочих мест. В 1C:ERP поступают выписки из банк-клиента, первичные документы от поставщиков и покупателей, заявки на оптовую и розничную закупку.
Автоматизированы функции:
- Расчет фактической и нормативной себестоимости.
- Оформление заказов и взаиморасчеты с покупателями.
- Ценообразование, прайс-листы.
- Оптовая торговля.
- Управление складскими запасами и ордерным складом.
- Финансовый анализ.
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности, прогнозирование.
- Управление денежными средствами.
- Управленческий учет и консолидация данных.
- Делопроизводство, учет и хранение документов.
- Расчет зарплаты и применение различных мотивационных схем.
- Оформление заказов поставщикам и учет прихода ТМЦ.
- Формирование графика оплаты и взаиморасчеты с поставщиками.
- Управление отношениями с клиентами (CRM).
Проект внедрения «1С:ERP» особенен географией присутствия компании. Месторождения Карелкамня преимущественно расположены в Республике Карелия, а логистика поставок включает Санкт-Петербург, Череповец, Москву, Ярославль и Нижний Новгород; собственные открытые площадки, ж/д тупики и причальные комплексы в регионах России.
В ходе проекта был настроен корректный учет себестоимости с учетом прямых и косвенных затрат. Программа регистрирует и распределят расходы согласно построенной модели учета. Система учитывает и включает в себестоимость продукции издержки на поставки автомобильным, железнодорожным, водным и смешанным видами транспорта, косвенные затраты на лизинг, проценты по кредитам, зарплаты. Оценка в денежном выражении отражает потребление всего перечня ресурсов «Карелкамня» по направлениям деятельности.
Настроены бизнес-процессы «Согласования заявок». Система имеет многоуровневую структуру, то есть предусматривает взаимодействие нескольких ответственных лиц: два уровня (ответственных лица) у согласования заказов клиентов и коммерческих предложений; три уровня (ответственных лица) у документов премирования.
Помимо этого, в рамках проекта был создан платежный календарь, настроен фактический учет денежных средств и работа с лимитами. Пользователи системы прошли обучение и получили инструкции по работе функциональных областей.
Исключено убыточных контрактов
Основные работы по автоматизации были завершены к началу нового сезона навигации судов. Внедренная информационная система на базе «1С:ERP» обеспечила точный расчет себестоимости продукции. Расхождения плановых и фактических расходов по каждой сделке устранены. Достигнуты цели по автоматическому расчету финансового результата и получению прозрачной картины рентабельности продаж.
Согласование заявок на расходование денежных средств, заказов и коммерческих предложений ускорилось. С помощью интеграции с «1С:Документооборот» менеджеры направляют документы по настроенным цепочкам согласования.
Усилен контроль за целевым использованием денежных средств, оптимизирован премиальный фонд. Система проверяет правильность расчета прибыли. Премии за убыточные контракты не начисляются.
Собственный и арендованный флот управляется через систему: создан календарь судодвижения, определены неоптимальные переходы судов. Это помогает выявлять простои флота и принимать меры по их сокращению.
За время использования система «1С:ERP» доказала свою экономическую эффективность. Компании удалось исключить до 5% убыточных контрактов, что является значительным результатом для компании, выручка которой за 2021 год составила 594,1 млн рублей.
Кузнецова Любовь, главный бухгалтер ГК «КАРЕЛКАМЕНЬ»
1С:ERP помогает нам более рационально управлять ресурсами компании. Мы начали верно считать себестоимость и исключили возможность продавать «в минус». Процесс согласования заявок на расходование средств переехал в систему, что помогло усилить контроль за финансами. Автоматизирован расчет премий – снизились расходы на персонал. Изначально мы планировали инвестировать в систему, которая даст нам положительный экономический эффект, и у нас это получилось.
