||
Краткое описание

РУДН создал МФЦ на базе решения «1С:CRM КОРП». Автоматизирована работа операторов МФЦ. Студенты и сотрудники РУДН могут записаться в МФЦ через личный кабинет в приложении, либо прийти в МФЦ и получить талон электронной очереди. Документы формируются в рамках одного окна, что позволяет выводить на экран готовую печатную форму, упрощает обслуживание и исключает дублирование информации. В результате сократились очереди и сроки получения услуг. Прием одного заявителя уменьшился до 11 минут, до проекта получение документов иногда длилось 2-3 недели. Пропускная способность увеличилась до 600 человек в день.

ФГАОУ ВО «РУДН»
Заказчик

Российский университет дружбы народов — многопрофильный интернациональный университет в Москве, создан в 1960 году. В составе  6 факультетов, 10 институтов, 1 академия. Набор ведется по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, аспирантуры и ординатуры (медицинский институт). Есть очные, очно-заочные и заочные формы обучения.

1
Цели и задачи

Цель проекта: повысить качество и скорость предоставления услуг за счет цифровизации многофункционального центра РУДН.

Задачи проекта:

  1. Реализовать единый инструмент оператора МФЦ для работы с заявками.
  2. Обеспечить максимально высокую скорость обработки заявок операторами МФЦ.
  3. Создать сквозные процессы работы с заявками МФЦ.
  4. Обеспечить хранение заявок и всех сопроводительных документов и файлов.
  5. Обеспечить обмен данными со сторонними программными продуктами, исключая хранение этих данных в системе.
  6. Реализвать инструменты контроля работы операторов руководством МФЦ.
2
Ситуация до старта проекта

В начале 2020 года руководство РУДН решило создать в университете многофункциональный центр по аналогии с городскими МФЦ. Цель открытия МФЦ — получение в одном месте различных услуг: заключение договора на обучение, постановка на регистрационный и миграционный учет, оплата обучения и т.д. МФЦ позволит избавить студентов, абитуриентов и сотрудников от необходимости посещения нескольких кабинетов, по максимуму сократить очереди и сроки получения документов.

При выборе подрядчика РУДН обратились в «1С-Рарус». В качестве решений для автоматизации рассматривались программы «1С». Критерии выбора следующие: удобное автоматизированное рабочее место для оператора МФЦ, достаточное количество готовых инструментов, чтобы минимизировать доработки решения, а также легкая интеграция с другими программами «1С», с электронной очередью, мобильным приложением и личными кабинетами пользователей. В результате и был выбран продукт «1С:CRM КОРП».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Многофункциональный центр «Оператор МФЦ» автоматизирован на базе «1С:CRM КОРП».

Автоматизирована работа операторов МФЦ:

  1. Прием и формирование заявки. Студенты и сотрудники РУДН могут записаться в МФЦ через личный кабинет в приложении, после чего в «Оператор МФЦ» автоматически создается заявка на услугу. Также посетители могут прийти в МФЦ и получить талон электронной очереди, после чего будет сформирована заявка на услугу. Заявка лежит в основе работы оператора МФЦ. Поиск заявок осуществляется по данным заявителя, реализован механизм создания заявки вручную. Можно менять статус заявок, перенаправлять их другим операторам. Автоматизировано 46 услуг, к каждой услуге реализован шаблон заявки в оригинальном стиле с необходимым набором инструментов и кнопок для подготовки документов.
  2. Создание, подпись и печать документов. В решении хранятся только заявки, информация о студентах и сотрудниках университета (номера студенческих билетов, паспортные данные), обращающихся за услугами, поступают из других решений, с которыми настроена интеграция. Документы формируются в рамках одного окна, что позволяет выводить на экран готовую печатную форму, упрощает обслуживание решения и исключает дублирование информации. К примеру, если нужно сформировать договор на обучение, оператор в заявке может инициировать процедуру создания договора, заполняет необходимые данные, после чего договор передается в «1С:Бухгалтерия государственного учредления», где и будет хранится. При этом у оператора сохраняется возможность детализировано просмотреть этот договор в «Оператор МФЦ», подписать его ЭЦП, распечатать, подготовить счет на оплату, отправить файлы по электронной почте или в личный кабинет пользователя и отслеживать статус оплаты.
  3. Контроль работы операторов. Разработано три отчета для контроля работы операторов с заявками: отчет по заявкам, время обработки заявки, движение заявок.
  4. Поддержка пользователей «1С:Оператор МФЦ». Для оказания поддержки, в «Оператор МФЦ» реализована форма обратной связи. Через нее операторы и руководство МФЦ передают пожелания, вопросы или сведения об ошибках сотрудникам «1С-Рарус».

Количество автоматизированных рабочих мест: 40

4
Особенности и уникальность проекта

Для автоматизации работы МФЦ в РУДН решение «1С:CRM КОРП» было модернизировано, после чего получило название «Оператор МФЦ». Специалисты «1С-Рарус» не добавляли новые объекты в программный продукт, а немного изменили существующие. К примеру, базовый компонент «Задача» переделали на инструмент «Заявка», а АРМ оператора — это измененный типовой объект «Мои продажи». Оператор работает в одной программе, без открытия большого количества объектов или баз.

Интерфейс документа «Заявка» максимально понятный, отображаются только необходимые данные и кнопки. Интеграция с учетными системами РУДН позволяет не хранить данные о заявителях, а запрашивать информацию с помощью настроенных обменов. В «Оператор МФЦ» хранится только документ «Заявка» и его информационное окружение.

5
Результаты проекта

Сокращение трудозатрат в подразделениях

28%

Ускорение получения отчетности

60%

В результате автоматизаци работы МФЦ сократились очереди и сроки получения услуг. Возможность получения услуг онлайн и в формате одного окна избавила заявителей от посещения нескольких помещений вуза, а также сократила очереди. Прием одного заявителя уменьшился до 11 минут, до проекта получение документов иногда длилось 2-3 недели. Пропускная способность увеличилась в несколько раз, в среднем до 600 человек в день, а в период приемной кампании в два-три раза больше.

Экономический эффект от внедрения

  • сокращение трудозатрат в подразделениях — 28%,
  • ускорение получения управленческой отчетности — 60%,
  • ускорение получения регламентированной отчетности — 60%,
  • сокращение операционных и административных расходов — 75%,
  • ускорение обработки заказов — 90%.

Развитие системы «Оператор МФЦ»

Сотрудничество с «1С-Рарус» и РУДН продолжается. В ближайшее время планируется увеличить количество предоставляемых МФЦ услуг до 90. Станет возможным автоматическое подписание ЭЦП пакета заявок. Ведется работа в области взаимодействия «Оператор МФЦ» с приложением и личным кабинетом для полного перевода предоставления услуг в онлайн режим. Передавать файлы для получения услуги можно будет из приложения, а также заполнять данные на этапе заказа услуги самостоятельно, чтобы операторы после открытия заявки на основании приложенных документов и полученной информации могли сразу приступить к работе. Это позволит сократить до 1 раза либо полностью избавить студентов и сотрудников от посещения МФЦ.

Анастасия Рождественская, директор МФЦ РУДН

Результаты проекта уже очень ощутимы: в помещениях вуза отсутствуют очереди, процесс получения услуг стал продуманным и комфортным. Мы можем контролировать работу сотрудников, анализировать отчеты и вносить предложения из программы, сотрудники «1С-Рарус» всегда на связи и помогают с вопросами.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
40
1С-Рарус
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Февраль 2020 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
27 февраля 2024
Начало продаж доступа через Интернет к программно-методической системе «1С:Оценка качества образования. Муниципалитет»

Система позволяет муниципальным органам управления образованием проводить оценку качества образовательной деятельности образовательных учреждений, входящих в состав данного управления образованием. Оценка может быть проведена для различных форм обучения – традиционного очного, дистанционного и смешанного обучения.

20 февраля 2024
Изменение названия и состава продукта «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО». Выпуск модулей «Налоговый мониторинг»

Функциональность налогового мониторинга автоматизирована в конфигурациях «Управление холдингом», «ERP. Управление холдингом», «Налоговый мониторинг. БП КОРП МСФО».